A rotina de todas as empresas envolve uma grande quantidade de documentos fiscais de entrada e saída por conta de todas as obrigações fiscais e tributárias, como declarações, envio de informações para o Fisco, controle de estoque, entre outros.
Todos os documentos fiscais como a NFe, NFSe, CTe, MDFe são essenciais para garantir a conformidade com a legislação.
Por isso, neste artigo, quero te dar duas dicas essenciais para organizar os documentos fiscais e manter a sua empresa em ordem e preparada caso o Fisco solicite alguma informação ou comprovação.
O que são documentos fiscais?
Os documentos fiscais são registros que comprovam operações comercias e declaram ao Fisco sua legalidade.
Entre os registros, constam as operações relacionadas ao transporte, transações de produtos e serviços e impostos pagos.
Além disso, precisam os documentos precisam apresentar dados como valores, datas, quais as partes envolvidas e detalhes sobre o produto ou serviço comercializado.
Alguns exemplos de documentos fiscais são:
- Nota Fiscal Eletrônica (NFe);
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe);
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFCe);
- Conhecimento de Transporte Eletrônica (CTe);
- Conhecimento de Transporte para Fretamento e Outros Serviços (CTe OS);
- Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicas (MDFe) e outros.
Portanto, além de servir como base para empresa cumprir suas obrigações, eles são fundamentais para preencher o livro fiscal, orientando sobre o volume de impostos cobrados e quais já foram recolhidos.
Por que é importante organizar os documentos fiscais?
Organizar os documentos fiscais é fundamental para qualquer empresa. Isso porque, perdas de documentos podem gerar atrasos de pagamentos de impostos, recebimentos ou prejudicar a entrega de produtos.
A organização também ajuda a otimizar e poupar o tempo, pois dessa forma você não corre o risco de ter que ficar procurando em pastas, e-mails ou WhatsApp, por exemplo.
Além disso, os documentos fiscais devem ser guardados pelo período mínimo de cinco anos, uma vez que a legislação determina que o Fisco tem todo esse período caso precise verificar se a empresa declarou corretamente os tributos ou se tem alguma irregularidade.
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Dicas para organizar os documentos fiscais
Separei para você duas dicas para organizar os documentos fiscais da sua empresa para facilitar os seus processos e dia a dia. Confira a seguir:
1 – Arquivos físicos
Embora os processos empresariais estejam cada vez mais digitais, ainda podemos ver que existem muitos papeis em várias organizações.
Assim sendo, você pode escolher o tipo de organização que se encaixe na rotina da sua empresa, como catalogar por cliente, fornecedor, tipo de produto ou data.
Identifique o local que ele será armazenado, quantas pessoas terão acesso as informações evite acesso não autorizado. Além disso, sempre que possível, deixe os documentos fiscais em local longe de umidade e luz direta.
2 – XMLs
Quando falamos sobre os XMLs, sabemos que ele é o arquivo aceito e válido para as transações fiscais. Portanto, muito mais do que os arquivos físicos, o XML deve ser guardado por pelo menos cinco anos, como vimos anteriormente.
Basicamente, é possível organizar os seus XMLs de duas formas: manualmente e automaticamente. Veja a seguir como funciona cada caso.
Organização Manual
O processo envolve solicitar os XMLs aos clientes ou fornecedores (dependendo do negócio da empresa) e, à medida que são recebidos, organizá-los em pastas locais ou em nuvem no computador.
É possível categorizar por tipo de documento, data da emissão, fornecedor/cliente ou CNPJ (caso exista mais de um como nos casos de contadores).
Essa forma pode dar certo para empresas que possuem um pequeno volume de notas, porém requer disciplina para a manutenção dessas pastas.
Organização automática
Por outro lado, você pode organizar todos os seus documentos fiscais (incluindo XML e PDFs) de forma automática e dispensando a necessidade de envio dos arquivos pelo seu fornecedor ou cliente.
Softwares como Fiscal.io Monitor, são projetados para fazer a captura automática dos XMLs direto da SEFAZ, oferecendo o armazenamento desses documentos, além de funcionalidades adicionais como relatórios ou alertas em casos de problemas ou inconsistências.
Essa é a melhor solução para empresas com um alto volume de XMLs para garantir que eles estejam sempre acessíveis e longe de possíveis erros humanos.
O Fiscal.io Monitor permite que você também exporte esses documentos para pastas do seu computador de forma automática. Ele mesmo faz o trabalho de separar por tipo de documento, fornecedor ou cliente ou outra função de acordo com a sua necessidade.
Além disso, também é possível centralizar os seus documentos de saída no mesmo local. Através de uma integração do Fiscal.io Monitor com seu ERP, cada novo documento que você emitir também será armazenado no seu gestor de documentos fiscais.
Dessa forma, você otimiza o seu processo de gestão fiscal e ainda garante que sempre terá em mãos todos os XMLs necessários em casos de prestação de contas ao Fisco.
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Até a próxima! 👋
