Não é novidade que com digitalização dos documentos eletrônicos fiscais, mudanças técnicas também existirem no ambiente nacional da Sefaz.
Nesse contexto é que o NSU passou a existir e ser usado como uma forma de identificar os documentos fiscais.
Por ser um recurso muito importante, vamos te explicar neste artigo o que é esse número NSU e como ele pode afetar a sua rotina de consulta de documentos fiscais.
Além disso, saiba também as regras de consultas e limitações envolvendo esse número.
O que é NSU?
O NSU (Número Sequencial Único) é um código numérico gerado pela SEFAZ para identificar de forma única cada documento fiscal eletrônico. Isso inclui Notas Fiscais eletrônicas (NFe), Cartas de Correção eletrônicas (CCe) e outros eventos vinculados à NFe.
Basicamente, ele funciona como uma ‘identidade’ exclusiva para cada documento ou evento registrado no Ambiente Nacional da SEFAZ. Ou seja, sempre que um novo registro existe, ele é enviado para a SEFAZ, que realiza a validação e, após a aprovação, o documento é armazenado no Ambiente Nacional.
Nesse momento, é criado automaticamente um novo NSU. Esse número é atribuído a cada novo documento ou evento inserido no sistema.
Dessa forma, o NSU ajuda a organizar e localizar os documentos fiscais vinculados a um mesmo CNPJ. Ele permite que sistemas e usuários consigam acessar e controlar melhor essas informações.
Além disso, como o próprio nome já diz, o NSU é sequencial por CNPJ. Isso significa que, para cada empresa, os códigos são atribuídos em ordem crescente, conforme novos documentos vão sendo processados.
Em resumo: o NSU garante que cada documento fiscal relacionado a um CNPJ tenha um registro único.
Para que serve?
A principal finalidade do Número Sequencial Único (NSU) é permitir a consulta dos documentos fiscais pelos autores dos processos, ou seja, o emitente, destinatário, transportador ou um terceiro.
Basicamente, é o que permite que você realize uma consulta de uma NF-e, por exemplo, através do Portal Nacional da NF-e ou por meio de sistemas como o Fiscal.io Monitor.
Além disso, ferramentas como essas permitem que ‘enxergar’ qual o NSU relacionada a um determinado documento.
NSU e a consulta dos documentos fiscais
Faz parte das rotinas das empresas acessar os serviços disponibilizados pela SEFAZ para consultar os documentos fiscais.
Como já falamos anteriormente, a distribuição desses documentos é feita para os participantes do documento.
Dessa forma, o NSU é utilizado para permitir que tenham acesso às informações. Para realizar essa consulta, é necessário ter um software específico para essa necessidade.
Como funciona a consulta?
Para evitar sobrecarga ou o uso indevido dos serviços de consulta disponíveis, existem regras para controlar o acesso. Por isso, o NSU é utilizado para fazer essa verificação.
A consulta acontece por meio do serviço de Distribuição de DF-e da SEFAZ. Nesse modelo, o sistema da empresa informa qual foi o último NSU recebido e armazenado. A partir dessa informação, a SEFAZ retorna todos os documentos vinculados ao CNPJ que possuem número superior ao informado.
Ou seja, o NSU funciona como um ponto de partida. Sempre que novos documentos são autorizados ou novos eventos são registrados, eles recebem um número sequencial. Assim, na próxima consulta, o sistema consegue buscar apenas o que ainda não foi processado.
Esse formato evita consultas repetidas e torna a rotina mais organizada.
Regras e limitações do NSU
Assim como outros serviços disponibilizados pela SEFAZ, a consulta via NSU possui algumas regras importantes.
Primeiramente, o NSU é sequencial por CNPJ. Isso significa que cada empresa possui sua própria sequência, que cresce conforme novos documentos ou eventos são registrados.
Além disso, existe um limite de documentos retornados por consulta. Caso haja muitos documentos pendentes, o sistema precisará realizar novas requisições até alcançar o último número disponível.
Outro ponto importante é que consultas realizadas de forma incorreta ou excessiva podem gerar bloqueio temporário no serviço. Por isso, é fundamental que o software utilizado respeite os intervalos e regras estabelecidas pela SEFAZ.
Também é importante destacar que os documentos não ficam disponíveis indefinidamente para consulta no Ambiente Nacional. Existe um prazo para recuperação por meio do serviço de distribuição. Se a empresa não realizar consultas periódicas, pode acabar deixando de capturar documentos importantes.
Qual a diferença entre NSU e chave de acesso?
É comum existir confusão entre esses dois termos.
A chave de acesso identifica especificamente uma NF-e. Já o NSU identifica o registro daquele documento dentro do Ambiente Nacional da SEFAZ para fins de distribuição.
Enquanto a chave é fixa e pertence ao documento, o NSU faz parte do controle de consulta e organização das informações por CNPJ.
Como o NSU impacta as empresas?
Na prática, o NSU está diretamente ligado à forma como as empresas acessam e organizam seus documentos fiscais.
Sistemas que utilizam corretamente esse número conseguem automatizar a captura de NF-e de entrada, eventos e demais documentos vinculados ao CNPJ. Isso reduz riscos, evita perdas de informação e melhora o controle fiscal.
Por outro lado, empresas que não realizam consultas frequentes podem deixar de recuperar documentos dentro do prazo disponível no Ambiente Nacional.
Em resumo, entender o funcionamento do NSU não é apenas uma questão técnica. É uma forma de garantir que a empresa mantenha sua base fiscal atualizada e organizada.
