O armazenamento de NF-e é fundamental para qualquer empresa, afinal, com esses documentos você protege sua empresa contra riscos financeiros e fiscais, além de manter a gestão e segurança das operações.
Contudo, quando se tem um grande volume de notas fiscais (tanto emitidas quanto recebidas), o arquivamento pode se tornar uma dor de cabeça, ainda mais, quando feita de forma impressa.
Neste artigo, vamos mostrar quais cuidados sua empresa deve ter com o armazenamento de notas fiscais e como isso pode evitar dores de cabeça no futuro.
Por quanto tempo é preciso guardar as notas fiscais?
De acordo com a legislação brasileira, os documentos fiscais eletrônicos devem ser armazenados por pelo menos 5 anos. Esse prazo vale tanto para as notas emitidas quanto para as recebidas.
É importante lembrar:
- O que realmente precisa ser armazenado é o XML da NF-e, NFC-e, CT-e ou NFS-e.
Os riscos de não armazenar corretamente
Ignorar ou negligenciar o armazenamento de NF-e pode comprometer a saúde financeira e legal do seu negócio, trazendo consequências sérias, como:
- Multas e autuações fiscais em caso de fiscalização;
- Perda do direito a créditos de ICMS, PIS e COFINS;
- Dificuldade em comprovar operações comerciais;
- Comprometimento da relação com fornecedores e clientes.
Além do aspecto legal, perder notas fiscais também prejudica a reputação e a estabilidade financeira da empresa.
Leia também: Automação de Nota Fiscal: o que é e como implementar?
Armazenamento digital x físico
Muitas empresas ainda mantêm o costume de imprimir as notas fiscais e guardá-las em salas de arquivos. Contudo, com o avanço da tecnologia, o DANFE (em papel ou PDF) passou a não ter mais validade jurídica. Ou seja, o que conta realmente para a Sefaz são os XMLs originais (emitidos de forma digital).
Por isso, o ideal é manter um armazenamento de NF-e em um sistema digital organizado, que permita acesso rápido às informações em caso de auditoria ou necessidade de consulta.
Mesmo com os XMLs em formato digital, sua empresa enfrenta desafios na hora de armazenar esses arquivos? Se sim, saiba que há soluções que tornam esse processo de arquivamento de notas fiscais ainda mais seguro e prático!
Como ter um bom armazenamento de Notas fiscais?
Arquivar notas fiscais com segurança é essencial para garantir a conformidade legal, facilitar auditorias e proteger os registros financeiros da sua empresa.
Uma gestão eficiente de notas fiscais envolve:
- Centralizar todos os documentos em uma única base de dados;
- Definir responsáveis internos pela guarda e conferência;
- Criar rotinas de backup automáticas;
- Utilizar soluções que permitam pesquisa rápida e segura.
Leia também: Armazenamento de XML: segurança e compliance de documentos fiscais
Já pensou em automatizar o processo de armazenamento de notas fiscais?
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- Backup de XMLs
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- Controle perfis de acesso
- Log de alterações de dados
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