No mundo empresarial, ter acesso a documentos fiscais antigos é essencial para atender à legislação, cumprir obrigações acessórias e respaldar processos contábeis e jurídicos.
No entanto, o governo restringe o acesso a esses documentos, tornando um desafio a obtenção de informações além do período determinado. Neste artigo, discutiremos as dificuldades enfrentadas e as alternativas disponíveis para recuperar NFe antigas.
Restrições governamentais e canal de consulta limitado
O governo possui ciência de todas as notas emitidas, mas não permite acesso irrestrito aos documentos fora de um critério pré-definido para consulta de 90 dias. Entretanto, a maioria das empresas precisa obter documentos além do período estabelecido, porém, não existe uma forma oficial de acessar esses documentos em períodos mais longos.
O único recurso disponível é um canal de consulta do portal NFe, que realiza o download de um único arquivo por vez. Esse processo é demorado e manual, não atendendo às necessidades das empresas que requerem uma grande quantidade de documentos de anos anteriores.
Alternativas para recuperar NFe antigas
Algumas empresas recorrem a serviços oferecidos pela SERPRO, que vende informações das notas fiscais eletrônicas (NFe). No entanto, o custo desses serviços geralmente só é viável para empresas que necessitam de um grande volume de documentos.
Outra alternativa é a automação do processo de consulta por meio de robôs, que simulam a interação humana com o portal da NFe. O desafio nesses casos é encontrar soluções para contornar o sistema de reCAPTCHA.
Vantagem da automação
O segundo modelo, a automação por meio de robôs, é mais econômico do que contratar uma equipe de digitadores para realizar o download em grande volume de documentos. Além disso, permite obter informações relevantes de forma mais rápida e eficiente.
Motivos para a necessidade de documentos fiscais antigos
Existem várias razões pelas quais as empresas precisam desses documentos. Primeiramente, é necessário atender à legislação, que obriga as empresas contribuintes a guardar os XMLs dos documentos fiscais, como NFe e CT-e, por pelo menos 5 anos. A lacuna na obtenção desses documentos pode resultar em autuações e custos para as empresas.
Outro motivo é a necessidade de contadores e advogados tributaristas de obterem uma sequência de XMLs de um determinado período para processos de recuperação de impostos ou comprovação dos impostos a serem recuperados.Além disso, os casos de sequestro de dados têm aumentado, com hackers sequestrando bancos de XML de documentos de entrada e saída das empresas e exigindo resgates, o que impede o cumprimento das obrigações acessórias.
Restrições governamentais como medida de incentivo
O governo restringe o acesso aos documentos fiscais antigos devido ao custo que seria necessário para manter uma infraestrutura capaz de suportar as consultas dos mais de 21 milhões de CNPJs do país. Além disso, essa restrição incentiva as empresas a cuidarem de seus próprios documentos fiscais, evitando uma possível negligência nesse aspecto.
Conclusão
Embora a maioria das empresas necessite de acesso a documentos fiscais antigos, o governo não disponibiliza um acesso oficial para isso. Dessa forma, com essa restrição, as empresas têm como alternativa a utilização de serviços de empresas especializadas, que automatizam o processo de consulta por meio de chaves de acesso e certificados digitais. Essas alternativas permitem obter os documentos desejados de forma mais eficiente e atender às exigências legais e processuais das empresas.
