Baixar XML um a um ainda é uma prática muito comum dentro de empresas. Contudo, esse processo manual causa perda de tempo da equipe, atrasos e diversos outros riscos que nem sempre são vistos a tempo.
E o problema fica ainda maior quando o recebimento dos XMLs depende do fornecedor enviar via e-mail ou WhatsApp, bagunçando ainda mais o acesso aos arquivos XML de NFe, CTe, entre outros documentos importantes do dia a dia fiscal.
Se sua empresa segue baixando XML manualmente, confira 3 riscos que você pode estar correndo.
1. Falhas humanas
Quando o processo de baixar XML é feito manualmente, muitos erros podem ocorrer por falha humana, resultando em inconsistência fiscal, multas, perda de tempo, entre diversos outros pontos, como:
- Falha no armazenamento: XMLs esquecidos, apagados ou não baixados a tempo;
- Erros operacionais e de digitação no Portal da Sefaz, impedindo o download ou resultando no arquivo errado, causando retrabalho e ineficiência;
- Entre muitos outros problemas que podem ocorrer devido a falhas humanas no processo de envio ou recebimento de um XML.
Fora essas questões que podem acontecer dentro da gestão fiscal da empresa, há ainda o ponto do recebimento manual dos XMLs (sejam eles de NFe, NFSe, CTe), em que a empresa depende do fornecedor ou transportadora enviar o XML, podendo resultar em falhas no recebimento, perdas e atrasos.
Leia também: Download automático de notas direto da Sefaz: é possível?
2. Sobrecarga da equipe e desperdício de tempo
Colocar a equipe fiscal, contábil ou administrativa para baixar XML de forma manual (desde a busca até o download) no portal da Sefaz acarreta perda de tempo, sobrecarga e até mesmo prejudica a produtividade do time, que poderia estar focado em atividades mais estratégicas.
Além disso, esse processo manual de busca, download e conferência de XML impacta diretamente o tópico 1 que mencionamos anteriormente, gerando erros por falha humana.
Se você busca ferramentas para melhorar a produtividade da sua equipe fiscal e contábil, confira este conteúdo: 10 Ferramentas que facilitam a rotina fiscal
3. Riscos de multas e não conformidade
Quanto mais manual a rotina fiscal for, maior é o risco de perda de prazos e extravio de arquivos, resultando em:
- A ausência do arquivo XML válido ou a escrituração fiscal incorreta com base em dados divergentes pode resultar em multas e outras sanções por parte do Fisco.
- Por exemplo: quando a empresa não controla os documentos, ela registra os impostos de forma incorreta e gera divergências nas obrigações acessórias, como o SPED Fiscal.
- Por exemplo: quando a empresa não controla os documentos, ela registra os impostos de forma incorreta e gera divergências nas obrigações acessórias, como o SPED Fiscal.
- Diante de uma fiscalização ou auditoria, a organização precisa ter acesso rápido e fácil a todos os documentos fiscais. Com o processo manual, a localização e a validação dos arquivos podem ser demoradas e complexas, dificultando a comprovação da conformidade fiscal da empresa e aumentando o risco de problemas com as autoridades.
Para esses problemas, a solução é automação a gestão fiscal! Utilizando sistemas que realizam a captura automática dos XMLs diretamente da Secretaria da Fazenda, garantindo a integridade, a segurança e a disponibilidade dos documentos.
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Comece a baixar XML de forma automatizada!
Durante todo este artigo, falamos dos prejuízos de baixar arquivos XML manualmente. Mas agora queremos te mostrar a SOLUÇÃO simples para resolver todos esses problemas: contar com um sistema de gestão fiscal que busca e baixa as notas fiscais (NFe, NFSe, CTe e todas as outras) de forma automatizada!
O Fiscal.io Monitor é um sistema de gestão fiscal completo, onde você pode:
- Automatizar a consulta e download de documentos fiscais (NFe, NFSe, CTe, MDFe, NFCe e CFe-SAT + eventos, com opção para download sem manifestação);
- Reduzir o trabalho da equipe e aumentar a produtividade de todos os processos fiscais;
- Ter maior segurança no armazenamento dos documentos fiscais;
- Manifestar eletronicamente seus documentos e aumentar a conformidade com o Fisco;
- Integrar com ERPs;
- Entre muitas outras funcionalidades!
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