6 regras da NFe que todo emissor, destinatário e contabilidade deveriam saber

Muitas vezes a rotina do dia a dia e a alta carga de trabalho nos desvia de pontos importantes sobre a gestão de NFe que no futuro podem gerar um passivo financeiro.

O problema é que quando percebemos isto o pior já pode ter acontecido.  Ai já não tem muito o que fazer.  O que fica são os prejuízos e o sentido de culpa de que poderíamos ter percebido o problema antes..

A fim de colaborar com os profissionais contábeis e tributários, estamos compartilhando estas regras sobre a NFe que descobrimos através do estudo diário e de lições aprendidas.

Leiam com atenção. São regras simples, mas úteis e podem te ajudar agora ou no futuro.

Ultimo detalhe: no final do artigo deixo mais 3 dicas que podem gerar valor para seu trabalho também.

Regra 1

Todo número de nota fiscal não utilizado deve ser reportado a SEFAZ através do serviço de inutilização de numeração.
Antes da nota fiscal eletrônica, existia um livro onde estes números eram registrados. Com a nota fiscal eletrônica, este registro é feito de forma sistêmica.

Veja trecho do Ajuste SINIEF 07/05:  O contribuinte deverá solicitar, mediante Pedido de Inutilização de Número da NFe, até o 10 (décimo) dia do mês subsequente, a inutilização de números de NF-e não utilizados, na eventualidade de quebra de sequência da numeração da NFe.

E se você perguntar: “Como eu faço para saber meu sistema já está fazendo isto?”

Passo 01) Verificar se tem saltos de numeração no seu livro de saídas.
Passo 02) Acessar este endereço e verificar se os saltos de numeração já estão aparecendo no site do governo.

Regra 2

O emitente de uma NFe deverá guardar (no prazo estabelecido na legislação tributária) o DANFE que acompanhou o retorno de mercadoria não entregue ao destinatário e que contenha o motivo do fato em seu verso.

Isto mesmo! É preciso guardar o DANFE. Regra determinada no ajuste SINIEF07/05.

Regra 3

Tanto o emitente quanto o destinatário de uma NFe deve manter o arquivo XML sob sua guarda e responsabilidade pelo prazo estabelecido na legislação tributária mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Regra 4

O tomador do serviço de frete deve disponibilizar o XML da NFe ao transportador contratado antes do início da prestação do serviço correspondente.

E se você perguntar: “Mas eu sou o destinatário da NFe e nem sempre tenho o XML. O que devo fazer?”
A resposta é: o emissor da NFe tem por obrigação disponibilizar o XML da NFe para o destinatário da mercadoria.

Se você não estiver conseguindo os documentos com os emissores, clique neste link para baixar o software Fiscal.io Monitor. Ele consegue baixar automaticamente da SEFAZ todas NFes e CTes emitidos contra o seu CNPJ, ou que seu CNPJ seja citado.

Regra 5

Uma carta de correção Eletrônica (CCe) não pode conter correção de variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação.

Parece óbvio, mas posso te afirmar: tem muitas cartas de correção sendo emitidas para corrigir as informações descritas acima.

Regra 6

Os conhecimentos de transporte para movimentação de mercadorias de NFe precisam citar explicitamente a chave da nota fiscal no DACTE e no arquivo XML do CTe.

Este é o lastro entre os dois documentos. Além disto, é a única forma de comprovar a crédito de impostos como PIS e COFINS sobre transportes de mercadorias industrializadas.

Algo simples, não é?  Mas vou te dar uma dica: faça uma auditoria sobre os seus CTes e perceberá que muitas transportadoras estão informando NFes dentro do CTe como se fosse Nota Fiscal Modelo A1 ainda.

Agora vamos para as dicas.  

Dica 1

A manifestação do destinatário já pode ser utilizada por todas as empresas.  Esta é uma obrigação acessória que ajuda as empresas.

Por mais que seja mais uma obrigação, esta legislação dá voz ao destinatário das mercadorias perante a SEFAZ para informar sua posição perante a operação sobre as notas emitidas contra o seu CNPJ.

Mais detalhes consulte este artigo : Estados obrigados a manifestação do destinatário

Dica 2

Através dos eventos da nota fiscal eletrônica é possível identificar quando uma mercadoria foi exportada.

Esta informação é disponibilizada através do evento [Averbação de Exportação].  Para saber mais detalhes consulte este artigo: O que é o evento Averbação para Exportação e quais os seus benefícios?

Dica 3

Existe um campo (tag) no arquivo XML da NFe e no CTe chamado autXML onde é possível autorizar terceiros a baixar os documentos diretos do site da SEFAZ.

Esta dica é importante para empresas que tem contabilidade externa. Utilizando este recurso é possível automatizar o processo e dar maior autonomia para a contabilidade.

Para saber mais detalhes, veja este artigo Como baixar NFe e CTe de clientes com certificado do escritório contábil?

Espero que tenham gostado do artigo.

Abraços.