Como recuperar chaves de acesso de NFe antigas

Muitas empresas enfrentam a necessidade de recuperar documentos fiscais do passado, como NFe ou CTe, por diferentes motivos. No entanto, uma etapa fundamental para automatizar esse processo é obter as chaves de acesso dos documentos desejados. Neste artigo, vamos explorar diversas dicas que podem ajudar as empresas a recuperarem as chaves de acesso de NFe antigas.  

O que é chave de acesso de nota fiscal?

Uma chave de acesso é um conjunto de 44 caracteres divididos em três partes (xx-xxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xx-xxx-xxxxxxxxx-x-xxxxxxxx-x) que permite controlar e acessar as notas fiscais. Sem esses dados, não é possível baixar os XMLs de notas fiscais antigas.

Para o que é utilizada a chave de acesso?

Antes de tudo, é importante esclarecer que a chave de acesso é a identidade do documento e por isso, é extremamente relevante para diversas finalidades. Neste caso, a chave de acesso é a informação fundamental para realizar o download do documento XML através do Portal NFe de forma automática.

O arquivo XML contém todas as informações da NFe, como dados do emitente e destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, assim como outros detalhes importantes.

Além do XML, a chave de acesso também é utilizada para outros fins, tais como: referenciar os documentos NFe e CTe no SPED Fiscal, consultar autenticidade da nota fiscal, acompanhamento do trânsito da mercadoria, reclamações e ajustes fiscais e outros. 

Como resgatar chaves de acesso antigas?

Para conseguir recuperar os XMLs de NFe ou CTe o mais difícil, sem dúvidas, é conseguir reunir todas as chaves de acesso dos documentos desejados. Por isso, é comum que as empresas desistam desta tarefa por não saber onde conseguir essas informações. Porém, vale a pena investigar mais afundo e reunir o máximo de chaves de acesso possíveis para “reduzir os danos”.

Para ajudar você a explorar todas as possibilidades de conseguir estas informações, aqui vão algumas dicas importantes de como obter as chaves de acesso:

1- Arquivos EFD do SPED

Dentro do arquivo EFD do SPED Fiscal, além das informações fiscais e tributárias, estão armazenadas todas as chaves de acesso dos documentos fiscais transacionados pela empresa durante um determinado período, igualmente nas notas de entrada e saída.

2- Leitores de código de barras (para NFe de entrada):

Muitas empresas utilizam leitores de código de barras para registrar a entrada de mercadorias a partir das notas fiscais físicas recebidas. O código de barras da nota é a representação visual dos 44 dígitos da chave de acesso. Uma vez que o leitor é usado, o sistema de leitura converte o código de barras em chave de acesso e a armazena em algum lugar no banco de dados da empresa. Consulte o setor de Tecnologia da Informação (TI) ou o suporte do sistema de gestão da empresa para recuperar essas chaves de acesso do banco de dados.

3 – Utilizando notas físicas:

Se a sua empresa guarda as DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) das mercadorias compradas, você pode utilizar um leitor de código de barras para capturar todas as chaves de acesso contidas nessas notas para um arquivo em Excel ou Word.

4 – Busca de chaves de acesso por meio de XML de CTe:

É possível obter as chaves de acesso de NFe a partir dos XMLs dos CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) que as transportaram.

5 – Contatar o governo estadual:

Alguns governos estaduais fornecem as chaves de acesso desses documentos. Nesses casos, é necessário acessar a página da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado para verificar essa possibilidade. Outra opção é ir até o posto fiscal mais próximo e preencher um requerimento.

6 – Caixas de e-mail:

Esta dica não se refere à recuperação das chaves de acesso, mas sim aos arquivos XML em si. Muitas empresas divulgam um ou mais endereços de e-mail para que seus fornecedores enviem os arquivos XML das NFe emitidas. É comum esse fato ocorrer, mas muitas vezes é negligenciado.

Conclusão

Em suma, não é possível fazer uma varredura no banco de dados da Receita Federal para recuperar as chaves de acesso de NFe antigas de forma fácil e garantir que todos os documentos serão encontrados. O que podemos fazer é reunir o máximo de informações que a empresa possui e, assim, reduzir danos, baixando os XMLs com base nas chaves de acesso disponíveis.