Se você lida diariamente com processos fiscais ou contábeis na sua empresa, sabe que o acesso a notas fiscais de terceiros possui restrições impostas pela Receita Federal. Por isso, para consultar ou até baixar esses documentos, é necessário que você faça da maneira correta.
Continue a leitura do artigo e entenda como consultar e baixar uma nota fiscal de terceiro, de forma rápida e segura.
O que é nota fiscal de terceiros?
A nota fiscal de terceiros é uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) emitida por uma empresa que fez uma transação de venda de um produto ou serviço com outra empresa ou cliente, em que você não participou diretamente.
Entretanto, mesmo que você não esteja diretamente ligado àquela transação, pode ser que precise da nota fiscal (de terceiros) por motivos administrativos, contábeis ou fiscais.
Por exemplo, esses são os casos dos escritórios contábeis, que precisam das notas fiscais dos seus clientes para realizar os processos fiscais envolvendo as declarações e obrigações entregues ao Fisco.
Por que não consigo baixar nota fiscal de terceiros?
Em março de 2020, a Portaria nº 519 fez uma mudança em uma regra antiga, a Portaria nº 2.189 de 2017. Essa mudança proibiu o acesso completo às notas fiscais de terceiros, permitindo que apenas algumas informações da nota fossem visualizadas, mas sem a possibilidade de baixar o documento completo.
Essa alteração foi feita para seguir os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que tem como objetivo proteger a privacidade das pessoas e empresas.
A regra oficialmente entrou em vigor no dia 1º de março de 2021. Agora, usando a chave de acesso da nota fiscal, você pode consultar algumas informações específicas, mas não consegue mais baixar todos os detalhes do documento como antes.
Portanto, apenas quem participou da transação do produto ou serviço consegue visualizar e ter acesso a todos os dados, o que torna o acesso do escritório de contabilidade (exemplo que citamos acima), mais complicado.
Ou seja, os contadores acabam dependendo do envio dessas notas fiscais e XMLs dos seus clientes, seja por WhatsApp, e-mail ou devem possuir o certificado digital da empresa pelo qual foi contratado.
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Quais dados posso ver da nota fiscal de terceiros?
Ao tentar realizar uma consulta da nota fiscal de terceiros através da chave de acesso no Portal NFe, você só poderá visualizar uma versão simplificada com os principais dados, como:
- Dados da NFe: natureza da operação, tipo da operação, chave de acesso, modelo série, número data e hora da emissão;
- Dados do Emitente: CNPJ, IE, Nome/Razão Social, Município e Estado;
- Dados do Destinatário: Município e Estado;
- Produtos: uma versão simplificada contendo quantidade, valor unitário e total;
- Eventos: autorização de uso da NFe.
Para ter o acesso a versão completa, é necessário ter o certificado digital ou optar por outros meios como o campo autXML que vamos te explicar em breve.
Como consultar a nota fiscal de terceiros?
Para que você possa consultar e ter acesso completo a nota fiscal de terceiros, existem duas alternativas disponíveis. Veja a seguir:
Via Certificado Digital
O Certificado Digital é uma assinatura eletrônica que identifica o usuário ou empresa de forma segura no ambiente virtual.
Com ele, você pode acessar todas as informações da nota fiscal através dos portais disponibilizados pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), de forma manual.
Porém, pode não ser a maneira mais indicada, já que o certificado digital confere a autenticidade das transações e, por isso, não é comum que seja compartilhado com outras empresas por motivos de segurança.
Via tag autXML
Outra alternativa é a tag autXML, que pode ser configurado pelos terceiros através do emissor utilizando o campo <AutXML> no XML.
Ou seja, através dessa tag é possível que os terceiros disponibilizem a NFe, através do CNPJ. Dessa forma, quando a sua empresa é “citada”, você terá o acesso completo a nota fiscal para a sua devida gestão.
Esse acesso permite a visualização de todos os dados para consulta e download através dos portais disponíveis. Porém, também é um processo manual, em que você deverá inserir a chave de acesso de nota por nota.
Entretanto, para grandes quantidades de nota fiscal de terceiros que você deseja consultar, esse pode ser um trabalho demorado. Nesses casos, é possível optar pela consulta automatizada, que vamos ver a seguir.
Consulta de nota fiscal de terceiros automatizada
Automatizar processos e tarefas é a solução para poupar o tempo e garantir maior conformidade para a sua empresa. Por isso, ao realizar a consulta de um grande volume de nota fiscal de terceiros através dos portais é inviável para a sua operação.
Sabendo disso, trouxemos uma alternativa que é automatizar esse processo de download através de ferramentas específicas de gestão de documentos fiscais.
Ferramentas como o Fiscal.io Monitor, facilitam o download, conferência e armazenamento dessas notas fiscais, eliminando a dependência do envio de terceiros. Veja a seguir todas as alternativas disponíveis:
Importação de caixas de e-mail
É possível conectar as caixas de entrada ao Fiscal.io Monitor, para que ele puxe automaticamente todo XML para dentro do software assim que identificar o documento.
Importação de diretórios
Também é possível fazer o mesmo para pastas do computador. O Fiscal.io Monitor realiza a importação automaticamente, permitindo que você possa acessar tudo de uma única tela.
Download via autXML
Como vimos anteriormente, o autXML permite que terceiros tenham acesso a uma nota fiscal. Assim, quando um cliente utiliza esse campo na emissão da NFe, ao citar o seu CNPJ, o Fiscal.io Monitor faz a busca automática através da SEFAZ, e trás para você os documentos.
Download via eventos de terceiros
Uma ótima opção para e-commerce, é possível baixar as notas de saída, assim que elas são mencionadas no frete. Assim que o CTe envolvido na operação, possui um evento, o Fiscal.io Monitor consegue recuperar a chave de acesso da nota fiscal e fazer um download especial do XML.
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