Sabemos que ter uma gestão fiscal eficiente não é uma tarefa simples. São diversos detalhes que exigem atenção e cuidado. Por conta disso, muitas empresas e setores fiscais acabam cometendo erros comuns, o que pode resultar em desorganização, multas e até mesmo problemas com a Receita Federal.
Neste artigo, separamos 5 erros comuns na gestão fiscal e mostramos como sua empresa pode evitá-los.
Confira todos abaixo e boa leitura!
1. Falta de conferência dos documentos fiscais
Não preencher corretamente todos os campos exigidos na emissão das notas fiscais (como a descrição do produto ou serviço, as alíquotas de impostos e os dados do comprador e do vendedor) pode levar a erros nas autuações e gerar problemas onerosos com a Receita Federal.
Além disso, não revisar as notas fiscais emitidas e recebidas pode causar divergências entre o que foi declarado e o que realmente ocorreu.
Como evitar:
- Esteja atento a cada dado no momento da emissão da nota fiscal, evitando possíveis erros de informação ou digitação.
- Automatize a importação e conferência de XMLs.
- Use sistemas que validem as informações em tempo real com os dados da SEFAZ.
- Crie uma rotina semanal de conferência fiscal.
2. Desorganização documental
Uma boa organização é essencial para qualquer setor, e no fiscal, isso é ainda mais importante.
São diversos documentos, como notas, guias, declarações e comprovantes. Quando não são arquivados corretamente, podem dificultar a gestão e o monitoramento, além de causar problemas em caso de auditoria fiscal.
Como evitar:
- Crie uma política de arquivamento fiscal com padrões claros (nomes, pastas, prazos).
- Centralize tudo em um repositório digital estruturado.
- Utilize softwares que permitam pesquisa rápida por CNPJ, data ou número da nota.
Leia também: 10 Ferramentas que facilitam a rotina fiscal
3. Não armazenar corretamente os XMLs
A legislação exige o armazenamento dos XMLs por, no mínimo, 5 anos. Se a empresa não tiver esses arquivos em caso de fiscalização, pode ser multada e enfrentar dificuldades para comprovar suas operações.
Como evitar:
- Automatize o download e armazenamento em nuvem.
- Faça backups regulares e verifique a integridade dos arquivos.
- Organize por CNPJ, mês e tipo de operação (entrada/saída).
4. Não automatizar processos fiscais
Quando a gestão fiscal é feito de forma manual (com planilhas, digitação de notas e cálculos manuais) aumentam os riscos de erro humano, perda de tempo e inconsistências nas informações enviadas ao fisco.
Além disso, o time acaba sobrecarregado com tarefas operacionais, restando pouco tempo para análises estratégicas e, consequentemente, aumentando os erros fiscais na empresa.
Como evitar:
- Adote sistemas automatizados que importem, validem e conciliem XMLs automaticamente.
- Integre o sistema fiscal com o ERP, contabilidade e financeiro.
- Revise os fluxos de trabalho para reduzir tarefas repetitivas e eliminar planilhas paralelas.
5. Não acompanhar mudanças na legislação tributária
O Brasil é um dos países que mais alteram regras tributárias. Quem não acompanha essas mudanças corre o risco de descumprir obrigações ou aplicar regras defasadas.
Como evitar:
- Siga boletins oficiais e canais de atualização (como a Receita Federal, SEFAZ e o Fiscal.io).
- Mantenha um responsável pelo monitoramento legal.
- Use sistemas que atualizem automaticamente as regras fiscais.
Leia também: Reforma Tributária: principais mudanças para cada setor
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