Fechamento do mês: como obter os XMLS?

O fim de cada mês marca um momento crítico para empresas de todos os portes: o fechamento contábil e fiscal.

Isso porque, para que tudo esteja em ordem, você precisa garantir que todos os documentos fiscais eletrônicos, especialmente os arquivos XMLs de NF-e, NFC-e, CT-e e NFS-e estejam organizados, salvos e acessíveis.

Mas, afinal, como obter os XMLs no fechamento do mês sem correr riscos de inconsistência fiscal ou autuações?

Vamos lá que vamos te explicar!

O que é um XML e por que ele é importante no fechamento do mês?

O XML (eXtensible Markup Language) é o formato oficial e obrigatório das notas fiscais eletrônicas emitidas no Brasil. Trata-se de um arquivo com estrutura padronizada, definido pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que contém todas as informações legais da transação comercial, incluindo:

• Dados do emitente e do destinatário;
• Produtos ou serviços comercializados;
• Valores, impostos e tributos;
• Transportadora (quando aplicável);
• Data de emissão;
• Status de autorização.

Além disso, no fechamento do mês, o XML é o documento válido perante o Fisco. Isso significa que boletos, DANFEs ou arquivos PDF não substituem o XML. E não ter esses arquivos armazenados corretamente pode causar sérios problemas:

• Riscos fiscais e contábeis;
• Erros no SPED Fiscal ou Contribuições;
• Impedimento de auditorias;
• Multas em caso de fiscalização.

Leia também: 6 erros de escrituração fiscal e como evitá-los.

Quem é responsável por armazenar os XMLs?

Essa é uma dúvida comum. Mesmo quando a empresa somente recebe notas fiscais, ela tem a obrigação legal de armazenar os XMLs recebidos por no mínimo 5 anos, conforme o Artigo 173 do CTN (Código Tributário Nacional).

Portanto, tanto quem emite quanto quem recebe NF-e, NFC-e, CT-e ou NFS-e precisa manter um ambiente seguro de armazenamento, com backups e possibilidade de recuperação desses documentos sempre que necessário.

Quais tipos de XMLs são necessários no fechamento do mês?

Durante o fechamento contábil e fiscal, os principais tipos de XML que devem ser conferidos e armazenados são:

1. XML de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Usada na venda de produtos entre empresas e consumidores. É o XML mais comum e um dos mais fiscalizados. Veja mais no Portal Nacional da NF-e.

2. XML de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

Utilizada no varejo, especialmente para vendas diretas ao consumidor final. Saiba mais no portal da NFC-e.

3. XML de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Relativo à prestação de serviços de transporte de cargas. Mais informações no Portal Nacional do CT-e.

4. XML de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)

Utilizada para a prestação de serviços. A emissão e consulta depende do município, tornando a obtenção de XMLs de NFS-e mais complexa. Consulte seu município ou acesse o padrão nacional da NFS-e.

Como obter os XMLs no fechamento do mês?

Existem diferentes formas de obter os arquivos XML. Algumas são manuais e outras automatizadas. Veja a seguir:

1. Download manual no site da SEFAZ

É possível baixar os XMLs de NF-e e CT-e diretamente do portal da Secretaria da Fazenda. O problema é que:

• O processo é lento e limitado a um único documento por vez;
• Notas de entrada que não são autorizadas (como denegadas) não aparecem facilmente;
• Não funciona para NFC-e nem NFS-e na maioria dos casos.

Ou seja, é viável apenas para empresas com baixo volume de notas.

2. Solicitar ao fornecedor

Outra alternativa é pedir que o fornecedor envie os arquivos XML por e-mail ou outro meio. Embora pareça simples, essa prática traz riscos:

• Nem sempre o fornecedor envia;
• É difícil controlar e organizar os recebidos;
• Há riscos de XMLs adulterados;
• Complica o controle no fechamento do mês.

3. Utilizar o Manifesto do Destinatário

A funcionalidade de Manifestação do Destinatário permite que a empresa acesse diretamente os XMLs das NF-e emitidas contra seu CNPJ na SEFAZ.

Mais detalhes sobre a manifestação estão disponíveis no nosso manual oficial.

4. Usar um sistema de captura automática de XMLs

A forma mais eficaz e segura de obter os XMLs no fechamento do mês é utilizando um sistema especializado em captura automática de notas fiscais eletrônicas.

Essas ferramentas realizam:

• A varredura contínua na SEFAZ para buscar novas notas emitidas contra o seu CNPJ;
• Download e organização dos arquivos XML;
• Notificações de documentos pendentes;
• Integração com o sistema contábil ou ERP;
• Captura de NFS-e, mesmo de prefeituras diferentes;
• Download em lote para facilitar a escrituração e envio à contabilidade.

Dessa forma, a ferramenta é ideal para empresas com alto volume de notas ou que precisam de segurança e rastreabilidade no processo fiscal.

Como garantir que nenhum XML fique de fora?

Mesmo com um sistema de captura automática, existem boas práticas que ajudam a evitar que XMLs fiquem faltando no fechamento do mês:

Checklist mensal:

• Baixar todos os XMLs de notas de entrada;
• Verificar notas emitidas (saída);
• Comparar notas com o relatório do ERP;
• Verificar NF-es não manifestadas;
• Verificar NFS-e de serviços recorrentes;
• Conferir documentos denegados ou cancelados.

Integre o sistema com a contabilidade

Permita que a contabilidade tenha acesso direto aos XMLs válidos, sem precisar depender de e-mails, planilhas ou pastas compartilhadas.

Armazene os XMLs corretamente

Use um sistema em nuvem que ofereça:

• Backup automático;
• Organização por mês ou fornecedor;
• Rastreabilidade de alterações;
• Segurança da informação.

Erros comuns no fechamento do mês com XMLs

Evite os principais erros que afetam o fechamento contábil e fiscal:

Não ter todos os XMLs armazenados

Sem o XML, o Fisco pode considerar a transação não registrada, mesmo que o DANFE exista.

Armazenar PDFs ou imagens em vez de XMLs

O único formato válido é o XML autorizado pela SEFAZ.

Perder XMLs por confiar apenas no fornecedor

A obrigação de armazenar é da empresa destinatária, e não do fornecedor.

Esquecer das NFS-e de serviços recorrentes

Mensalidades, consultorias e aluguéis são exemplos de notas que podem passar despercebidas no fechamento.

Usar um processo manual e falhar na conferência

A automatização evita falhas humanas e atrasos.

Dicas para otimizar o fechamento fiscal com XMLs

1. Use alertas automáticos de novas notas emitidas contra o seu CNPJ
2. Automatize a manifestação de destinatário
3. Consolide os XMLs em um diretório central por competência
4. Crie um calendário de fechamento com tarefas automatizadas
5. Utilize relatórios de conferência de NF-e, NFS-e e CT-e
6. Mantenha um histórico de notas denegadas, canceladas e inutilizadas
7. Evite múltiplos armazenamentos em planilhas e pastas locais

Ferramenta recomendada: Fiscal.io Monitor

O Fiscal.io Monitor é uma solução completa para empresas que precisam garantir a captura, organização e armazenamento seguro de notas fiscais eletrônicas.

Com ele, você:

• Capta automaticamente todos os XMLs de NF-e, CT-e e NFS-e emitidos contra seu CNPJ;
• Realiza manifestação do destinatário;
• Integra com seu ERP ou contabilidade;
• Baixa os XMLs em lote, organizados por período;
• Garante a conformidade fiscal no fechamento do mês.

Considerações finais

O fechamento do mês com XMLs em ordem é o que garante a regularidade fiscal da empresa. Esperar pelo envio do fornecedor, confiar em PDFs ou deixar para a última hora são práticas que expõem o negócio a riscos e retrabalho.

Ao adotar um sistema automatizado de captura de XMLs, sua empresa ganha:

• Segurança;
• Velocidade;
• Confiabilidade;
• Eficiência no processo fiscal.

Por isso, não deixe para depois. Organize hoje mesmo sua rotina de fechamento e transforme o XML de um problema em um aliado.

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