De acordo com o Ajuste SINIEF nº 2 (11/04/2025) que altera o prazo mínimo de armazenamento dos arquivos XML (Extensible Markup Language) para 132 meses, o que corresponde a 11 anos. Sendo assim, a nova exigência entra em vigor dia 1º de Maio de 2025 e assim estabelece esse padrão para o âmbito nacional.
Esse novo prazo vai abranger os documentos eletrônicos a seguir:
- Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e);
- Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e);
- Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom);
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- CT-e para Outros Serviços (CT-e OS);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e);
Com isso é importante lembrar que o novo prazo não altera a prescrição tributária prevista no artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN), que permanece em cinco anos. Nesse sentido, os onze anos refere-se à conservação dos documentos fiscais eletrônicos, e não ao período para exigência dos créditos tributários.
Como manter arquivos XML por 11 anos?
Visto o novo prazo de contenção dos documentos fiscais eletrônicos, é necessário que novas práticas sejam adotadas pelos contribuintes com ferramentas que assegurem a conservação, acessibilidade e integridade dos arquivos XML durante o longo período. Siga essas dicas para não perder nenhum arquivo!
Estabeleça um sistema digital de organização padronizado
Portanto separe os arquivos por datas, sejam elas mês ou ano de emissão, isso vai te ajudar a encontrá-las mais facilmente.
Tenha definido um padrão de nomenclatura desses arquivos XML, isso também facilitará sua vida! Pastas digitais organizadas pelo número da nota fiscal e CNPJ são outro facilitador.
Lembre-se dos Backups
Na correria do dia a dia é super normal se esquecer de fazer os backups dos XMLs, portanto para facilitar a sua rotina deixe os backups automáticos ativados!
Dessa forma, você pode configurar as datas que deseja que eles sejam feitos e tenha uma rotina para fazer a verificação desses arquivos assim da pra garantir que eles não vão estar corrompidos.
Use ferramentas próprias para a gestão de documentos fiscais
No mercado de softwares especializados em gestão fiscal existem diversos que podem atender você de forma precisa e que facilitam a sua rotina. Sendo assim, as plataformas oferecem recursos como a busca e download automático de XML da SEFAZ, controle de validade e segurança dos seus documentos e até exportação para pastas e e-mails.
Ainda não tem um software fiscal ou o seu não está atendendo as suas demandas? Conheça o Fiscal.io Monitor! Temos diversos tipos de planos para melhor atender as suas necessidades.
Não perca a legislação estadual de vista
Sabemos que o prazo é nacional, mas cada estado pode definir o formato de armazenamento. Nesse sentido, se atente às atualizações da Sefaz do seu estado!
E a responsabilidade do contribuinte?
Sobretudo, é fundamental ter em mente que a responsabilidade pela guarda dos documentos é tanto do emissor quanto do destinatário, de acordo com a legislação fiscal atual.
Isso quer dizer que, mesmo que o fornecedor forneça o XML, o destinatário deve salvá-lo e guardá-lo corretamente.
