A emissão de notas fiscais é um processo essencial para garantir a conformidade fiscal das empresas, além de ser um requisito básico para a transparência das operações comerciais.
No entanto, erros ou atrasos nesse processo podem levar a problemas como a emissão de notas fiscais pendentes, que, se não forem solucionados, podem trazer complicações para o negócio, tanto operacionais quanto legais.
Neste artigo, vamos falar sobre o que é uma nota fiscal pendente, como identificar, quais os riscos dessa situação, como consultar e evitar esse problema.
O que é uma nota fiscal pendente?
A nota fiscal pendente acontece quando emitimos uma nota fiscal eletrônica no sistema emissor, mas ela não é enviada para autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Ou seja, mesmo que o documento exista no seu sistema, ele ainda não possui validade fiscal, pois não foi aprovado pela Sefaz. A aprovação da nota é dá a ela valor jurídico e fiscal, para que seja possível utilizar para as exigência tributárias.
Essa situação pode ocorrer por diferentes motivos, como:
- Problemas técnicos no sistema de emissão;
- Erros humanos;
- Preenchimento incorreto dos dados da nota;
- Nota ficou salva para ajustes futuros, como “rascunho” e não foi enviada.
Assim sendo, podemos enfatizar que enquanto a nota estiver pendente, ela não será considerada válida para escrituração fiscal nem para o cumprimento das obrigações acessórias da empresa, como o SPED Fiscal.
Dessa forma, é possível que a sua empresa sofra multas, sanções e complicações durante auditorias ou fiscalizações, caso o problema não seja resolvido.
Por que as notas fiscais ficam pendentes?
Como vimos acima, existem vários motivos existentes pelo qual uma nota fiscal pode ficar pendente. Vamos entender quais os principais e os seus detalhes? Acompanhe:
- Erro no preenchimento dos dados: pode ser alguma informação obrigatória não foi preenchida ou algum dos campos, como o CNPJ, a descrição dos produtos ou o valor da transação, pode impedir o envio da nota para a Sefaz.
- Problemas técnicos no sistema: conexões instáveis com a internet, falhas no software de emissão ou até mesmo indisponibilidade temporária dos servidores da Sefaz podem interromper o envio das notas.
- Falta de validação do certificado digital: O certificado digital é essencial para assinar e validar as notas fiscais eletrônicas. Caso ele esteja vencido ou mal configurado, o envio não será concluído.
- Práticas inadequadas: Algumas empresas optam por salvar as notas no sistema e postergar o envio para ajustes ou revisões futuras. Embora isso possa parecer prático, aumenta o risco de esquecimentos e acúmulo de notas pendentes.
Quais os riscos de uma nota fiscal pendente?
Agora que você já entendeu o que é uma nota fiscal eletrônica pendente, e o motivo pelo qual isso acontece, pode estar se perguntando se existe algum risco ou consequência para a sua empresa caso existam notas desse tipo.
Portanto, a nossa resposta é sim! Manter notas fiscais em situação pendente pode trazer uma série de riscos, como multas e penalidades aplicadas pelo Fisco, dificuldade em auditorias fiscais que podem impactar os registros da empresa, além da escrituração incorreta que pode levar a divergências nas obrigações acessórias.
👉 Você também pode gostar de ler: 6 erros de escrituração fiscal e como evitá-los
Como consultar notas fiscais pendentes?
Saber identificar e consultar notas fiscais pendentes é o primeiro passo para corrigir essa situação e evitar todos os possíveis riscos que vimos anteriormente.
Porém, esse processo de consulta, vai variar dependendo das ferramentas que você utilizar. Vamos ver quais são as opções disponíveis?
Sistema emissor de nota fiscal
Dependendo do sistema que a sua empresa utiliza para realizar a emissão de notas fiscais eletrônicas, é possível que ele indique em dashboards ou relatórios qual o status das notas fiscais.
Dessa forma, você tem acesso para visualizar quais os documentos pendentes.
Portal NFe
Caso a sua empresa não tenha um software de emissão de notas fiscais, é possível realizar essa consulta no portal da Nota Fiscal Eletrônica para confirmar se a nota já foi autorizada.
Para executar essa consulta, você precisará do certificado digital da sua empresa, chave de acesso da NFe e verificar qual é o status da nota.
Conclusão
A gestão eficiente das notas fiscais é essencial para qualquer empresa que deseja manter sua regularidade fiscal e evitar problemas com o Fisco.
As notas fiscais pendentes podem ser uma parte dos desafios da rotina, mas que pode ser facilmente superado com processos bem estruturados na sua empresa.
Se você tem dificuldades em monitorar as suas notas de saída, por exemplo, com sistemas como o Fiscal.io Monitor, você terá acesso através de integrações aos XMLs das suas notas fiscais, facilitando a identificação de possíveis problemas e otimizando seus processos.
Caso queira conhecer mais sobre como monitorar os seus documentos de saída, chame um dos nossos especialistas.
Até a próxima!
