Ao emitir uma nota fiscal eletrônica, a sua empresa pode encontrar um ‘salto de numeração da NFe’ ou uma quebra na sequência de números da NFe.
Porém, você precisa identificar corretamente quais são os documentos que tiveram esse ‘pulo’ na numeração e fazer a inutilização deles de acordo com a legislação estabelecida no artigo 18 da Portaria CAT 162/2008.
Portanto, neste artigo, você saberá exatamente o que é um salto de numeração da NFe, como identificar e inutilizar de forma correta esse documento para evitar problemas com o Fisco. Boa leitura!
O que é salto de numeração da NFe?
Se você utiliza um software de emissão de nota fiscal eletrônica, pode notar que existe cada documento tem um número diferente que é responsável por identificar a NFe.
Essa numeração segue uma ordem crescente, ou seja, depois da nota 1.001, teremos a nota 1.002 e assim sucessivamente.
Pode ser que durante o processo de emissão da nota fiscal, o sistema pule a numeração do último documento. Por exemplo: o último documento que você emitiu foi o 1.001, mas o sistema pulou para o próximo de número 1.003. Nesse caso, você terá um salto da numeração 1.002.
Assim sendo, a legislação reforça que não podem haver quebras ou lacunas nessa sequência e, caso aconteça, é necessário realizar um Pedido de Inutilização desse documento fiscal 1.002, uma espécie de ‘denúncia’ a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Iremos falar mais sobre a inutilização mais adiante. Porém, primeiro precisamos entender o motivo pelo qual isso acontece e aprender a identificar corretamente quais são esses documentos com quebra na sequência dos números de série. Vamos lá?
Por que acontece o salto de numeração da NFe?
Basicamente, o salto de numeração da NFe acontece, na maioria das vezes, por uma falha no sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas.
Isso pode ocorrer, por exemplo, quando o sistema de emissão sofre interrupções no momento de gerar uma nota, ou se a comunicação com a SEFAZ é interrompida temporariamente, impedindo a finalização do processo. Em situações como essa, o sistema pode pular para o próximo número disponível, deixando uma lacuna.
Além disso, também é muito comum em casos de migração entre sistemas.
👉 Você também pode gostar de ler: Como resolver falhas na comunicação com a SEFAZ para CTe, NFe e NFCe
Como identificar um salto de numeração da NFe?
Como vimos, é importante manter o controle da numeração de notas fiscais para evitar problemas fiscais e contábeis. Cada nota fiscal emitida deve respeitar uma sequência numérica contínua. Existem algumas formas de identificar esses saltos de numeração. Confira alguns exemplos abaixo:
Acompanhamento da sequência
Uma forma simples é acompanhar a sequência numérica da nota fiscal. Essa solução pode ser eficaz principalmente se você é a única pessoa que faz as emissões.
Verifique sempre a série da nota fiscal e, veja, por exemplo, se a última NFe foi a de número 150 e a próxima registrada é a 152, há claramente um salto na numeração, o que sugere que a nota 151 pode não ter sido emitida ou registrada corretamente.
Verifique os dados do SPED Fiscal
Ao utilizar o SPED Fiscal, é possível cruzar as informações das notas fiscais que a sua empresa emitiu com as que foram escrituradas. Esse tipo de cruzamento ajuda a identificar essas possíveis lacunas e inconsistências.
👉 Você também pode gostar de ler: SPED Fiscal: como validar EFD ICMS/IPI contra a base da SEFAZ
Utilize um software de gestão de documentos fiscais
Essa é a melhor alternativa caso a sua empresa tenha um grande volume de notas fiscais. Ao utilizar um software de gestão de documentos fiscais, como o Fiscal.io Monitor, é possível identificar através de um relatório. Veja na imagem abaixo como essa informação é exibida:
Essa é a forma mais simples e rápida de identificar saltos de numeração da NFe de uma ou mais empresas. Além disso, você ainda pode filtrar por tipo de documento fiscal, sendo NFe, CTe, MDFe, NFSe e outros.
O relatório de saltos de numeração do Fiscal.io Monitor está disponível apenas no plano Avançado e Enterprise. Na versão gratuita do sistema, é possível visualizar até quatro registros.
Entre em contato com nosso time de especialistas para obter o melhor plano para você.
Como inutilizar uma nota fiscal?
Agora que já identificamos o salto de numeração da NFe, precisamos fazer a inutilização. Ou seja, fazer uma denúncia espontânea à Secretaria da Fazendo justificando o problema.
Porém, para inutilizar a nota fiscal, é preciso fazer até o décimo dia do mês subsequente. Por exemplo: caso o erro tenha acontecido em maio, você precisa inutilizar até dia 10 de junho, no máximo.
O passo a passo para inutilizar pode variar de acordo com o sistema emissor que você utiliza. Em geral, na maioria deles, é possível você consultar o status da nota fiscal para então, inutilizar.
Para essa tarefa, você vai precisar das informações como ano vigente, série, modelo e os números iniciais e finais ausentes, assim como a justificativa para a inutilização de uma ou mais notas fiscais.
É importante destacar que a inutilização só pode acontecer caso a numeração da nota fiscal ainda não possua nenhum vinculo fiscal. Ou seja, o número de série não pode estar associado a um documento fiscal autorizado, denegado ou cancelado.
Como consultar a inutilização?
Se você identificou o salto de numeração da NFe, fez a devida inutilização no seu sistema emissor, mas também deseja fazer uma consulta, é preciso acessar o Portal NFe.
Ao entrar no portal, vá até ‘Serviços mais Acessados’, em seguida clique em ‘Consultar Inutilização‘. Preencha as informações necessárias como o CNPJ do Emitente, Ano da Inutilização e resolva o captcha.
Este artigo foi útil para você? Compartilhe a informação com mais pessoas!
Até a próxima! 👋
