Muito utilizada no Brasil, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um dos documentos mais importantes que existe atualmente e que serve para registrar a circulação de mercadorias e documentar os impostos arrecadados.
Porém, usualmente, podem ocorrerem erros no momento da emissão da nota, sendo necessário cancelar a nota fiscal.
Neste artigo, preparamos para você uma explicação sobre os requisitos para cancelar a nota fiscal e como fazer. Boa leitura!
O que é Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal obrigatório quando existe a movimentação de mercadoria, seja entre empresas ou pessoas físicas.
Todas as informações que colocamos nela, certificam a legitimidade para transação e deixa claro quais as partes envolvidas, bem como os tributos que devem ser recolhidos.
É através do arquivo XML gerado quando emitimos uma NFe, que o Fisco pode controlar essas operações.
Temos um artigo completo sobre a Nota Fiscal Eletrônica em nosso blog. Se você deseja entender todo o processo desde a emissão até o armazenamento, pode conferir todos os detalhes no link:
👉 Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): tudo que você precisa saber!
Quais os motivos para cancelar uma nota fiscal?
Existem alguns fatores que podem levar ao cancelamento de uma NFe, desde a operação que pode não ser mais realizada ou até o cálculo de tributos ou informações incorretas.
Separamos alguns dos principais pontos para que você tenha em mente ao solicitar o cancelamento e evitar que sua empresa pague multas indevidas:
Venda cancelada ou desistência
Quando a venda é cancelada, você também precisa cancelar a nota fiscal!
Além disso, se uma das partes desistir de prosseguir com a operação, também indicamos que faça o cancelamento.
Afinal, dessa forma você evita vários problemas fiscais que teria caso a nota fiscal ainda continuasse ativa, sem o dinheiro no seu caixa, como:
- Pagar impostos sobre uma transação inexistente;
- Dificuldade na apuração dos impostos;
- Problemas de créditos com instituições financeiras.
Em resumo, cancelar uma nota fiscal evita prejuízos desnecessários para a sua empresa!
Erro no cálculo dos tributos
Também existe a possibilidade de que você (ou o sistema que utiliza) calculou incorretamente os tributos, impostos e valor total da nota fiscal.
Esses casos podem gerar prejuízos e problemas com o Fisco, já que tributos podem ser pagos a mais ou a menos.
Preenchimento incorreto
Semelhante ao item anterior, este erro ocorre principalmente quando alguma informação ou dado da nota foi preenchida de forma incorreta, como por exemplo:
- Nome ou razão social;
- CNPJ ou CPF;
- Endereço (CEP, Rua, Número);
- Inscrição municipal.
Lembrando também que cancelar a nota fiscal também pode acontecer em casos que os campos de unidade, valor unitário ou valor total estejam com o preenchimento errado.
Quais os pré-requisitos para cancelar uma nota fiscal?
Para solicitar o cancelamento da NFe a sua empresa deve cumprir os seguintes requisitos:
- Cancelar a nota fiscal eletrônica em até 24 horas após o evento de autorização gerado pela Sefaz, de acordo com o Ajuste Sinief 12/12;
- Caso sua nota fiscal seja de produto, a mercadoria não deve ter saído para entrega;
- O destinatário também não pode confirmar a ciência da nota fiscal, ou seja, se ele já tiver feito o download do XML, significa que ele tomou conhecimento sobre o documento.
Além disso, existem outras condições e prazos que podem variar dependendo da UF de emissão da nota fiscal. Basicamente, a maioria segue o padrão de 24h, entretanto a seguir colocamos alguns que possuem prazos diferentes:
- Mato Grosso (MT) – 2 horas
- Paraná (PR) – 7 dias
- Piauí (PR) – 60 dias
- Rio Grande do Sul (RS) – 7 dias
- Rondônia (RO) – 30 dias
O que fazer quando não é mais possível cancelar?
Caso não esteja mais dentro do prazo ou a mercadoria já saiu para entrega, é possível fazer uma carta de correção eletrônica ou fazer o pedido de anulação da nota.
No caso da carta de correção eletrônica, você só conseguirá emitir caso não tenha que alterar os seguintes campos:
- dados que mexam na base de cálculo dos tributos;
- dados importantes do remetente ou destinatário;
- data de emissão da nota fiscal.
Porém, caso seja necessário fazer o pedido de anulação da NFe, o emissor tem que passar por um processo mais formal, que envolve a emissão de uma nota devolução.
Basicamente, o destinatário precisa emitir uma nota que servirá para “desfazer” a operação do documento original. Além disso, também servirá para os casos que a mercadoria retorne para a sua empresa.
👉 Você também pode gostar de ler: Manual completo sobre manifestação do destinatário
Como cancelar a nota fiscal eletrônica?
Se você cumprir os requisitos e condições que discutimos anteriormente, você poderá cancelar a nota fiscal eletrônica de duas formas. Acompanhe
1- Através do software emissor
Normalmente o software que você utiliza para emitir as notas fiscais também permite que você localize o documento, preencha o motivo do cancelamento e conclua a solicitação.
Caso tudo esteja certo, a nota fiscal será cancelada automaticamente. Entretanto, se não cumprir algum requisito, o sistema acusará um erro.
2- Através da SEFAZ do seu Estado
A Secretária da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa está registrada também permite realizar o cancelamento da nota fiscal. Novamente, exige que os requisitos estejam adequados.
É só acessar o site, clicar em “Gerenciar Emissão”, inserir o número do documento que deseja cancelar e selecionar a nota fiscal.
A nota fiscal cancelada precisa ser escriturada?
A empresa deve registrar a nota fiscal eletrônica cancelada em seu livro fiscal, detalhando o motivo do cancelamento e mantendo a conformidade com as normas fiscais.
Isso porque, a ausência de qualquer documento, mesmo que com o status de cancelada, pode gerar multas e problemas com o Fisco.
Ao fazer o lançamento da nota fiscal, é importante verificar se os campos relacionados aos impostos estão zerados. Desta forma, não será preciso fazer o estorno de débitos, uma vez que eles não serão gerados.
👉 Leia também: 6 erros de escrituração fiscal e como evitá-los!
Como consultar notas fiscais canceladas emitidas contra meu CNPJ?
Além de saber cancelar uma nota fiscal que a sua empresa emitiu, também é importante sempre verificar se existem notas canceladas contra o seu CNPJ.
Assim sendo, esse processo é importante para evitar inconsistências fiscais. Se você contabiliza uma transação que não ocorreu, você pode acabar pagando impostos a mais ou a menos gerando a necessidade de retificar as declarações fiscais.
Para realizar essa consulta, você pode acessar o portal NFe e verificar através da chave de acesso da nota fiscal qual o seu status.
Entretanto, esse processo pode ser mais complicado quando uma empresa possui um grande volume de notas fiscais emitidas contra ela. Portanto, como solução para isso, você pode utilizar um software de gestão de documentos fiscais como o Fiscal.io Monitor.
Ao acessar o software e fazer as configurações iniciais, você tem acesso a todos os XMLs e PDFs de documentos fiscais emitidos contra a sua empresa. O Fiscal.io Monitor busca todos diretamente da SEFAZ e faz a entrega em uma única tela para você.
Além disso, você pode ter acesso a todos as notas fiscais canceladas com apenas um clique. Veja na imagem:
Através dos filtros, você pode selecionar o tipo de documento fiscal que deseja consultar e visualizar de uma forma mais simples todas as notas canceladas na SEFAZ.
Para ter acesso a esse recurso, contate um dos nossos especialistas!
Por outro lado, caso você deseje conhecer a nossa versão gratuita, clique neste link, baixe, instale e aproveite!
