O SPED fiscal é uma das obrigações acessórias mais importantes da empresa. Portanto, validar suas informações antes do envio para o FISCO é essencial para a saúde fiscal do seu negócio.
Veja neste artigo dicas de melhores práticas de gestão fiscal e como validar seu arquivo EFD contra a base de dados oficial da SEFAZ. Acompanhe:
O SPED Fiscal e sua relevância
Antes de tudo, um breve contexto sobre o SPED FISCAL: é um processo de escrituração digital, chamado também de EFD (Escrituração Fiscal Digital), que determina que os contribuintes enviem as informações sobre ICMS e IPI mensalmente para as Secretarias da Fazenda se seus Estados.
“O não envio ou o envio incorreto dessas informações podem acarretar multas ou prejuízos fiscais por impostos pagos sem necessidade.”
Nesse sentido, diferenciamos o termo SPED, de SPED Fiscal. SPED por si só se refere ao Sistema Público de Escrituração Digital, que engloba todas as obrigações acessórias, já o termo SPED Fiscal se refere a uma das obrigações que compõe o SPED, assim como temos o SPED Contábil, o SPED Financeiro, etc.
Em suma, o SPED Fiscal tem como objetivo apurar o ICMS e o IPI. Para isso, a empresa deve declarar tudo que tange suas movimentações de compra e venda de mercadoria, através do registro dos documentos fiscais eletrônicos, nos blocos do SPED Fiscal. Veja o que vai no SPED Fiscal:
- Livro Registro de Entradas (NFes de compra);
- Livro Registro de Saídas (NFes de venda);
- Livro Registro de Inventário;
- Livro Registro de Apuração do IPI;
- Livro Registro de Apuração do ICMS;
- documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
- Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
Importância de validar informações do SPED Fiscal
Antes de mais nada é importante relembrar que o governo possui, em sua base de dados, todos os registros de compras e vendas que sua empresa fez no período.
Portanto, caso você gere um SPED Fiscal com algum erro ou com alguma informação faltando, o governo irá saber e poderá agir em cima disso, gerando autuações.
Dessa maneira, concluímos que a base de notas (e seus status) que vale para o governo na hora da declaração é o que consta na SEFAZ!
Como resultado, é essencial cruzar informações e validar se o que você está colocando no SPED Fiscal condiz com a realidade da base de dados do governo.
Mas quais informações são mais importantes validar?
Atualmente, todo software de gestão baseia sua arquitetura do módulo fiscal nos XMLs das notas fiscais eletrônicas. Ou seja, desde o controle de estoque à geração do EFD ICMS/IPI, os dados essenciais estão nos XMLs das notas fiscais de compra e de venda.
Sabe quem também baseia os dados nos XMLs das notas? Isso mesmo, a SEFAZ!
Conclui-se, portanto, que para fazer a validação dos dados do seu SPED Fiscal, basta consultar os dados mais atualizados da SEFAZ e confrontar com o que consta no seu ERP. Assim, você pode sanar todos os pontos de discrepância.
E como fazer isso? Seu software ERP provavelmente não terá este recurso em fácil acesso. Por isso, no próximo tópico explicaremos como o Fiscal.io Monitor, sistema especializado em gestão de documentos fiscais eletrônicos, faz esse processo de validação em tempo real!
Como validar o arquivo EFD com poucos cliques
Com propósito de facilitar o trabalho de conferência, a Fiscal.io desenvolveu um recurso para fazer uma Auditoria de SPED Fiscal no software Fiscal.io Monitor.
Basta importar o arquivo EFD gerado em seu sistema de gestão, que o Fiscal.io Monitor irá consultar a base de dados da SEFAZ para aquele CPNJ e buscar todas as informações referentes ao período do SPED Fiscal.
Com isso, o sistema pode verificar até 50 possíveis discrepâncias entre o seu EFD e a base de dados da SEFAZ, como documentos faltando, documentos com erros, diferenças de valores e base de impostos etc. (veja aqui a tabela com as regras de validação).
No artigo da Central de Ajuda, há o passo a passo de como importar o arquivo EFD e realizar a verificação através da funcionalidade do auditor!
Para saber como ativar esse recurso no Fiscal.io Monitor, acesse o site e agende uma demonstração com um consultor da Fiscal.io!
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