Conforme pesquisa realizada pela empresa RC Sollis, entre os principais problemas enfrentados pelos contratantes de transporte destacam-se: oscilação na qualidade, alta de preços e cobranças indevidas.
Porém é possível melhorar o nível qualidade dos transportes e ao mesmo tempo reduzir os custos de frete com ações simples e efeitos extremamente positivos para sua organização.
Inicialmente pode parecer que estamos falando de polos opostos e passar a impressão que consequências negativas são geradas quando os fatores custo ou qualidade são melhorados.
Mas não é verdade. É apenas um antigo paradigma que facilmente pode ser superado através da implantação de um sistema proativo de auditoria dos fretes. A auditoria dos fretes é uma das formas mais eficazes e mais simples de melhorar a qualidade dos transportes e reduzir os custos drasticamente.
Porém não devemos pensar na auditoria como um processo reativo e analítico sobre o passado.
Devemos pensar na auditoria de forma proativa e online sobre os processos que irão ocorrer ou que estão em andamento.
Baseando-se nisto, apresento 13 funcionalidades pode podem melhorar a gestão dos fretes e ao mesmo tempo reduzir os custos da sua conta de frete em mais de 20%.
As 06 primeiras são funcionalidades online, proativas e intrínsecas ao processo de expedição que ajudam na identificação de desperdícios antes do transporte das mercadorias.
As outras 07 funcionalidades são mais conhecidas, porém não menos eficientes que também ajudam na melhoria da qualidade e redução dos custos de transporte. Vamos lá!
Simulação de preços de frete na montagem da carga
A simulação dos preços é uma funcionalidade online e proativa ao processo de expedição. À medida que a expedição vai montando a carga, automaticamente o sistema propõe os custos de frete mais baixos conforme tabelas de preço das diversas transportadoras e outras características como: prazo de entrega e nível de qualidade do transportador.
Este recurso permite a contratação de frete com o menor custo.
Através de gatilhos é possível criar processos de aprovação nas situações onde a transportadora selecionada não tenha o menor preço conforme tabelas de preço ou métricas da empresa.
Simulação de ocupação de veículos de transporte
A simulação de ocupação é outra funcionalidade online que permite analisar a ocupação dos veículos durante a montagem das cargas.
À medida que a expedição vai montando a carga em seu sistema, automaticamente o sistema propõe os meios de transporte disponíveis conforme melhor ocupação para evitar a subutilização do meio de transporte e por consequência, custos adicionais de frete.
Este recurso permite a escolha do meio de transporte mais adequado para o transporte. Através de gatilhos, é possível criar processos de aprovação nas situações onde o meio de transporte selecionado não tenha atingido a ocupação mínima dentro das métricas pré-estabelecidas da empresa.
Gestão sobre contratação de frete fracionado (spot)
Esta funcionalidade permite a gestão proativa sobre a contratação dos fretes fracionados durante o processo de expedição evitando-se desvios das metas pré-estabelecidas pela empresa.
À medida que a expedição vai solicitando a contratação de fretes fracionados (spot), automaticamente compra o volume de contratação e os valores com métricas pré-estabelecidas da empresa.
Quando um desvio for identificado, o sistema bloqueia o transporte ou então estabelece um processo de aprovação gerencial.
Gatilhos de governança e aprovação
Já falei um pouco sobre o processo de aprovação nos tópicos acima, porém quero descrever um pouco melhor, pois este recurso permite estabelecer um controle sobre o processo de transporte conforme planejamento e métricas pré-estabelecidas pela empresa.
Este recurso monitora a execução das atividades de transporte a fim para identificar desvios de processo.
Quando um desvio é identificado, o sistema solicita aprovação para o processo avançar. Caso esta aprovação não seja feita, o usuário que está realizando as atividades de transporte deve refazer o processo conforme métricas da empresa.
Acompanhamento do transporte
Para realizar o acompanhamento do transporte é feita uma pesquisa através da busca dos eventos de manifestação da mercadoria na SEFAZ e também através da captura das ocorrências registradas pelas transportadoras via EDI.
Com os eventos da SEFAZ e ocorrências, é possível gerar relatórios estratégicos para medir e melhorar a qualidade das transportadoras nos seguintes pontos:
- Tempo de entrega das mercadorias;
- Tempo de coleta das mercadorias;
- Taxas de Avarias;
- Eficiência na comunicação eletrônica.
Identificação automática de documentos emitidos contra a empresa
Esta funcionalidade permite a identificação dos documentos emitidos pelas transportadoras contra as empresas e os respectivos documentos gerados, tais como CTe, fatura, boleto, EDI, etc.
Você pode estar pensando o que isto tem a ver com a redução de custos e melhoria da qualidade…
Mas digo que a gestão dos documentos gerados pelas transportadoras deve ser somando ao montante final da sua conta de fretes e com certeza este item consome muito tempo de um funcionário da área de logística para validar se a cobrança é devida.
Sei que existem empresas que acabam focando no negócio principal, que é a transporte das mercadorias, e deixam esta atividade de gestão dos documentos em segundo plano por falta de mão-de-obra administrativa disponível.
Porém esta postura acaba gerando passivos posteriores e desgaste na relação transportador-empresa devido pontos como extravio de documentos, cobranças indevidas e atrasos de pagamento.
Agora nós vamos falar sobre as funcionalidades que são mais conhecidas na auditoria de fretes, porém eficientes e que também ajudam na melhoria da qualidade e redução dos custos de transporte.
Identificação de cobranças indevidas
A funcionalidade de identificação de cobranças indevidas é parte essencial de um sistema de auditoria de fretes.
É recorrente a identificação de situações como cobrança de valores diferente do contrato, cobranças duplicadas, cálculo incorreto de taxas como GRIS, pedágio, Ad Valorem, Taxa de Despacho, etc.
De acordo com uma pesquisa realizada pela RC Sollis, 23% das empresas desejam que as transportadoras melhorem o processo de cobrança de fretes evitando cobranças indevidas. Baseado na experiência de implementação de sistemas de auditoria de fretes posso afirmar que o investimento se paga apenas realizando a identificação de cobranças indevidas de valores de frete.
Validação e classificação correta dos impostos
A funcionalidade de validação dos impostos verifica se os impostos destacados nos documentos de transporte (CTe, NFe e NFSe) estão em conformidade com a legislação vigente.
Além disto, este recurso permite o desconto correto dos impostos de PIS e COFINS com base na mercadoria transportada. Isto é, um sistema de auditoria de fretes é capaz de determinar os impostos com base nas mercadorias transportadas.
De acordo com o artigo 3º, incisos IX, da Lei nº 10.833/2003, do valor a pagar, a pessoa jurídica poderá descontar créditos dos custos incorridos nos meses relativos à frete na operação de venda, nos bens adquiridos para revenda e/ou utilizados como insumos, quando o ônus for suportado pelo vendedor.
O crédito correto dos impostos de frete é uma das formas de reduzir os custos de frete.
Não tinha pensado nisto? Se não, faça uma avaliação e identifique se você está tomando os créditos dos impostos de forma correta.
Cruzamento de documentos: NFe, CTe, …
Este item está diretamente relacionado ao item 08 [identificação correta dos impostos ].
As informações dos documentos de frete devem estar consistentes com os documentos de referentes a mercadoria como NFe, XML, Pedidos de Compra, Ordens de Venda, etc.
Exemplo 01: se um transportador emitir uma cobrança de frete contra sua empresa sobre uma venda, a nota fiscal de saída de venda deve ter o incoterm CIF (frete e o seguro sobre sua conta na venda).
Exemplo 02: se um transportador emitir uma cobrança de frete contra sua empresa sobre uma compra, a nota fiscal de saída de venda deve ter o incoterm FOB (frete e o seguro sobre sua conta na compra).
Se não houver consistência entre os documentos fiscais, a tomada de crédito se torna uma operação insegura e pode gerar passivos fiscais perante a receita federal.
Incoterm CIF significa que o frete e o seguro são pagos pelo fornecedor, que é responsável pela entrega até o local de destino.
Incoterm FOB significa que o cliente é quem paga pelo frete e pelo seguro da mercadoria na operação logística.
Validação e lançamento automatizado dos documentos de frete
Esta funcionalidade automatiza a validação e lançamento dos documentos de frete em seu sistema ERP. Com este recurso é possível processar altos volumes de documentos e poucas horas.
Devido o alto volume dos documentos de frete (CTe e NFSe) tanto a validação como o lançamento manual dos documentos é um trabalho demorado e oneroso ao departamento de logística, contábil, fiscal e financeiro.
Existem empresas que tem meses de documentos a serem lançados e não realizam esta atividade por falta de funcionários.
Já outras empresas tem funcionários apenas para o lançamento dos documentos de frete.
Com uma ferramenta de auditoria de fretes este serviço pode ser normalizado e gerar uma redução de custos com passivos fiscais e também redução de pessoal.
Gestão de pagamento dos fretes
Esta funcionalidade realiza a gestão das faturas e conhecimentos de transporte para garantir que os pagamentos serão realizados somente após a auditoria de valores e aprovação gerencial.
Em nível avançado esta funcionalidade é capaz de rastrear a conta frete (contas a pagar) e identificar pagamentos autorizados que não passaram pelo filtro da auditoria de fretes.
Poder de negociação dos contratos de fretes
Este item não é uma funcionalidade, mas sim um valor gerado pelo processo de auditoria de fretes.
Um sistema de auditoria de fretes entrega informações analíticas sobre os custos de frete dando maior poder de negociação a área responsável para negociação dos contratos de frete.
Desta forma se realiza de forma rápida e eficaz os comparativos de valores praticados pelos seus diversos fornecedores de transporte.
Análise de valores de frete praticados pelos fornecedores
Este item é a cereja do bolo. Através de um sistema de auditoria é possível buscar na SEFAZ os valores de frete sobre todos os CTe que uma empresa está envolvida no processo comercial.
Isto mesmo, é possível saber o valor do frete para os CTe que sua empresa não é a tomadora do serviço.
Com essas informações é possível realizar um comparativo entre os valores de frete praticados pelas transportadoras com sua empresa e também com os seus fornecedores.
Dessa forma é possível ter um grande poder de negociação, redução de custos de frete e principalmente agregar ao seu negócio os novos parceiros prestadores de serviços de transporte com preços mais competitivos.
