Obrigações acessórias: o que são, tipos e prazos!  

Neste artigo vamos falar de maneira rápida e estruturada sobre as obrigações acessórias, posto que são de extrema importância para a conformidade das empresas com a Receita Federal. Acompanhe!

O que são as obrigações acessórias?  

A princípio, são documentos entregues pelas empresas ao governo, mensal, trimestral ou anualmente, com objetivo de comprovar que o negócio segue as regras fiscais impostas. Além disso, as obrigações acessórias também têm como objetivo demonstrar as atividades econômicas da empresa para o FISCO.

Assim, podemos dizer que são relatórios obrigatórios que o governo demanda. Atualmente, essas obrigações são eletrônicas, entregues por meio de documentos digitais que compilam informações essenciais sobre as movimentações de compra e venda, assim como alíquotas de impostos, valores etc.

O tipo de documento, as informações contidas e os prazos para entrega, variam de acordo com o regime tributário e até conforme o tipo de operação da empresa.

Multa sobre as obrigações. Atente-se!  

De acordo com a Medida Provisória nº 2.158-35/2001, em seu artigo 57, há multa caso o contribuinte não apresente as obrigações acessórias. Além disso, essa multa também é aplicável para o caso das escriturações digitais do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

Veja:

“I ———————————————————————

a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional;

b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;

c) R$ 100,00 (cem reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas;

II – por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário;

III – por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:

a) 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;

b) 1,5% (um inteiro e cinco décimos por cento), não inferior a R$ 50,00 (cinquenta reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.”

Portanto, é importante ficar atento e cumprir corretamente as obrigações dentro do prazo para se livrar de multas indesejadas!

Tipos e prazos das obrigações acessórias  

As obrigações variam de acordo com regime tributário da empresa:

• Simples Nacional  

DESTDA
A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação tem como objetivo realizar o recolhimento do ICMS das diferenças das alíquotas entre os Estados.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

DAS
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional calcula o imposto sobre o faturamento mensal da empresa. No entanto, caso não haja movimento financeiro no mês, a empresa fica isenta da responsabilidade.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

DEFIS
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é uma obrigação que comprova que a empresa recolheu os tributos do ano anterior.

Obrigatoriedade de entrega: anual.

DIRF
A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte deve ser enviada todo ano por empresa que faz retenção do imposto (IRRF).

Obrigatoriedade de entrega: anual.

• Lucro Presumido  

DCTF
A Declaração de Débitos Tributários Federais deve ser entregue mensalmente e deve conter informações sobre os impostos federais, como IRRF, IPI, IRPJ, CSLL etc.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

EFD Contribuições
Obrigação federal que compõem o SPED e que deve conter informações sobre a contribuição da Cofins; contribuição para o PIS/Pasep juntamente com a escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a receita bruta.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

SPED FISCAL
É um sistema que deve ser utilizado para enviar ao governo federal as apurações de IPI e ICMS.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

GIA ESTADUAL
É uma Guia de Informações e Apuração que deve ser enviada para que o governo federal possa ser informado a respeito do ICMS.

Obrigatoriedade de entrega: cada Estado estipula a data.

GIA
O Guia de Informações e Apuração deve ser enviado ao governo estadual para informar as apurações a respeito do ICMS-ST.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

SISCOSERV
O Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio tem como objetivo o controle dos dados dos serviços de importações e exportações.

Obrigatoriedade de entrega: trimestral.

• Lucro Real  

Empresas do Lucro Real também precisam entregar outras obrigações além das mencionadas no Lucro Presumido (DES, GIA, DCTF e EFD Contribuições):

SINTEGRA
O Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços é destinado às empresas que estão sujeitas ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o Processamento Eletrônico de Dados (PED) para a emissão de documentos fiscais.

Obrigatoriedade de entrega: data estipulada por cada Estado.

EFD ICMS/IPI
O EFD ICMS/IPI é uma obrigação que substitui a escrituração de livros de papéis, como: Registro de Apuração do IPI; Registro de Entradas; Registro de Inventário; Registro de Apuração do ICMS; entre outros.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

SEFIP/GFIP
O Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social é uma declaração com informações trabalhistas relativas à Previdência Social e ao FGTS.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

CAGED
Obrigação destinada a informar admissões e demissões dos funcionários CLT.

Obrigatoriedade de entrega: mensal.

ECD
A Escrituração Contábil Digital é uma obrigação federal que deve ser entregue no SPED que substitui informações que antes eram disponibilizadas em papéis, como Livro de Balancetes Diários, Livro Diário e seus auxiliares etc.

Obrigatoriedade de entrega: anual.

ECF
A Escrituração Contábil Fiscal substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

Obrigatoriedade de entrega: anual.

DIRF
A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é uma declaração que informa as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos.

Obrigatoriedade de entrega: anual.

RAIS
A Relação Anual de Informações Sociais permite que o governo consiga identificar o trabalhador que tem direito ao abono salarial PIS/Pasep.

Obrigatoriedade de entrega: anual.

Agenda Tributária da Receita Federal  

Com o propósito de ajudar o contribuinte, a Receita Federal disponibiliza a Agenda Tributária oficial no site gov.br, portanto, fique atento para seguir o calendário mais atualizado no portal oficial!

• Acesse a agenda tributária oficial

Como agilizar os processos e evitar erros  

Sem dúvida esses processos podem tomar um tempo considerável da equipe responsável, dependendo do tamanho da empresa. Assim, é comum que alguns desses processos sejam terceirizados para escritórios de contabilidade.

Apesar disso, há maneiras de incorporar algumas rotinas simples auxílio da tecnologia para 1) agilizar processos de conferência; e 2) garantir conformidade e evitar erros.

Primeiramente, vamos dar uma dica de como agilizar processos de conferência com o Fiscal.io Monitor, nosso software especialista em gestão de documentos fiscais.

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Assim que o sistema baixa da SEFAZ todos as notas fiscais recebidas pela empresa, é possível classificá-las automaticamente de acordo com o diferencial de alíquota de cada nota. Assim, é possível agilizar o processo de geração da GNRE, como abordamos no nosso artigo: DIFAL: o que é e como otimizar a geração da Guia de Recolhimento!

Em segundo lugar, podemos destacar o Fiscal.io Connect, uma integração que conecta com o seu sistema de gestão fiscal/contábil a fim de melhorar sua conferência de notas escrituradas, cruzando as notas baixadas da SEFAZ com os seus lançamentos e mostrando notas lançadas x pendentes.

Além disso, essa integração também mostra notas lançadas mas canceladas na SEFAZ, reduzindo drasticamente trabalho manual e aumentando significativamente a conformidade do processo!

Finalmente, podemos mencionar o recurso de auditoria de SPED Fiscal, que pode apontar erros fiscais, falta de documentos, entre outras discrepâncias no seu SPED, cruzando com os dados oficiais baixados da SEFAZ.

Ademais, recomendamos ficarem atentos às mudanças na legislação e à Agenda Tributária. Além disso, fique à vontade para experimentar a versão gratuita do nosso software Fiscal.io Monitor e falar com a nossa equipe no chat, caso deseje conhecer mais!