Com o avanço tributário no Brasil, quanto mais rápido as empresas se adaptam às mudanças, melhor é. Com a Reforma Tributária entrando em vigor em 2026 e a criação da Plataforma Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe Nacional), chegamos no momento de repensar como a sua empresa lida com a consulta e gestão das notas de serviço.
Até pouco tempo atrás, cada município tinha um sistema próprio para emissão dessas notas fiscais, com layout e exigências específicas. O que acabava exigindo dos profissionais, navegar em diversos municipais diferentes para baixar esses documentos manualmente.
Já com a NFSe Nacional, temos a oportunidade de simplificar e centralizar esse processo. Isso só será possível para as empresas que já escolherem uma rotina eficiente e estratégica e se munirem com as ferramentas certas para essa nova realidade.
O que é Nota Fiscal de Serviço?
A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe), é um documento fiscal digital de emissão obrigatória para registrar a prestação de um serviço, bem como seus impostos.
Portanto, é comumente usada em atividades como marketplaces, empresas SaaS, cursos, clínicas médicas, academias e oficinas, por exemplo.
Recentemente, o Projeto NFSe Nacional foi criado pelo Governo com o objetivo de padronizar esses documentos emitidos por todos os estados.
Para saber mais detalhes sobre as NFSe Nacional, confira o artigo completo clicando no link.
O que muda com a NFSe Nacional?
O Projeto NFSe Nacional, coordenado pala Receita Federal em parceria com os municípios, visa acabar com a divisão. Com ele, todas as notas fiscais de serviço passam a seguir um mesmo padrão, para que não seja mais necessário lidar com diversos portais para cada cidade.
Segundo o Sebrae, a mudança tem um grande impacto, principalmente, para os Microempreendedores individuais (MEIs) que poderão emitir as NFSes através de um aplicativo unificado. Mas é claro, o impacto será para as empresas de todos os portes.
Na prática, entre as vantagens dessa padronização estão: a redução de erros e facilidade de integração com softwares de gestão.
No entanto, será preciso que as empresas criem uma rotina nova para acompanhar e se organizar em relação aos documentos.
Qual passará a ser o desfio da gestão fiscal em 2026?
Apesar da padronização ser algo animador para as empresas, vemos que ainda existem obstáculos. Isso porque, a consulta e armazenamento das NFSe continuam dispersos em planilhas, e-mails e sistemas que não conversam entre si.
No ponto de vista da nossa equipe: a NFSe Nacional é, de fato, um avanço, mas pode se tornar um problema caso as empresas não se adaptem a uma gestão ativa desses documentos.
Como simplificar a consulta e gestão de NFSe?
A alternativa mais certa é centralizar todas as notas fiscais em um só ambiente. Ou seja, no lugar de acessar manualmente cada portal público, as empresas já podem começar a capturar automaticamente as Notas Fiscais de Serviço em Padrão Nacional.
Um exemplo de solução para esse caso, é utilizar plataformas especializadas que capturam notas como NFe, CTE, MDFe e passaram a buscar NFSe e que, além disso, também auxiliam a gerar relatórios com base nos dados desses documentos e cruzar informações com ERP da sua empresa.
Já falamos no conteúdo Automação de Nota Fiscal: O que é e como implementar?, que a automação reduz riscos de falhas. A mesma lógica vale para a NFSe Nacional.
Portanto, se a sua empresa depende dos envios nas notas de serviço pelos seus fornecedores, o melhor caminho é ter uma ferramenta que faça as buscas e traga esses documentos, permitindo que você separe por período e cliente para facilitar o fechamento contábil e auditorias internas.
Integração de consulta de NFSe com ERP
Outro ponto muito importante é integrar a sua ferramenta de busca de documentos com o ERP para garantir um fluxo de informações contínuo. Sem isso, o financeiro e fiscal correm o risco de trabalhar separadamente, aumentando os riscos de inconsistências.
Ferramentas como o Fiscal.io Monitor, além de realizarem a busca de documentos (XML + PDF) dos principais documentos fiscais, incluindo NFSe em Padrão Nacional, também oferecem a integração com ERPs.
Consulta de NFSe em inteligência de negócios
Agora que você sabe da importância da consulta e gestão de notas de serviço, também queremos ressaltar que esses documentos podem ser uma fonte de inteligência de negócios, gerando insights poderosos para a empresa.
Ou seja, ao analisar as informações dessas notas, podemos indetificar:
- Quais serviços tem maior demanda;
- Quais clientes são recorrentes;
- Quais as sazonalidades do faturamento.
O resultado disso é um direcionamento claro de onde está a sua receita e quais são as oportunidades de expansão ou, até mesmo, alertas de que as coisas não estão indo tão bem.
Esse tipo de análise já é comum para muitas empresas que utilizam o Fiscal.io Monitor.
Vantagens do Fiscal.io Monitor para NFSe
O Fiscal.io Monitor oferece a busca de Nota Fiscal de Serviço como recurso adicional dos seu planos.
Através dele, já é possível capturar as notas de serviço emitidas em Padrão Nacional. Contudo, para que isso seja possível, o município deve estar aderente ao projeto e já emitindo as notas em novo layout.
Cliquei aqui para visualizar a lista das prefeituras ativas e conveniadas no Portal Nacional da NFSe.
E como parte das vantagens desse recurso, listamos algumas para que você possa entender todos os benefícios que o Fiscal.io Monitor pode te trazer:
- Busca automática na SEFAZ, a cada hora trazendo os XMLs e PDFs das NFSe emitidas contra o seu CNPJ e/ou CPF;
- Abrangência de 100% das prefeituras ativas no projeto da NFSe Nacional na busca, com mais municípios aderindo ao projeto da NFSe Nacional a cada mês;
- Download de 100% das NFSe de MEI, independente do município;
- Manifestação na SEFAZ da confirmação ou recusa de tomador para todas NFSe com agilidade;
- Download de XML ou PDF no seu computador, envio por e-mail ou impressão com poucos cliques;
- Classificação das notas com etiquetas e exportação do relatório em Excel;
- Importar e exportar NFSe;
- Consulta e busca de NFSe por meio de chaves de acesso;
- Identifique as notas fiscais de serviço que possuam impostos retidos (PIS/COFINS/IRRF/CSSL/ISS);
- Facilite a conferência e clareza sobre os impostos retidos que deve ser declarados no REINF;
- Tenha em um só lugar todos os documentos fiscais eletrônicos emitidos para a sua empresa: NFe, CTe, MDFe, NFSe e todos os eventos associados.
Conclusão
A NFSe Nacional será realmente de grande ajuda para as empresas, por isso ter o total controle da consulta e gestão desses documentos é muito importante ao se preparar para 2026.
Portanto, nossa recomendação é: se prepare o quanto antes. Revise os processos e escolha ferramentas preparadas para te entregar suas notas de serviço, como Fiscal.io Monitor.
Dessa forma, com a Reforma em vigor, a sua empresa estará em conformidade e pronta para escalar de forma sustentável.
