A emissão da nota fiscal eletrônica é uma das principais obrigações de toda empresa. Porém, há momentos em que erros acontecem, e você precisa corrigi-los da melhor forma. Uma da maneiras de fazer isso é por meio da emissão da nota fiscal de ajuste.
Compreender o propósito dessa nota é fundamental para evitar problemas, especialmente para aqueles que já lidam com diversos desafios contábeis e fiscais relacionados a impostos e conformidade com o Fisco.
Neste artigo, vamos explorar o que é a nota fiscal de ajuste e detalhar o procedimento correto para fazer ajustes nas informações da nota fiscal eletrônica.
O que é a nota fiscal de ajuste?
A Nota Fiscal de Ajuste é um documento fiscal específico destinado a regularizar situações que não envolvem a movimentação de mercadorias. Sua função principal é corrigir informações na escrituração fiscal, especialmente quando não é mais possível cancelar a nota dentro do prazo estabelecido.
Usa-se esse tipo de nota fiscal normalmente para corrigir dados como valores, códigos fiscais, impostos destacados incorretamente ou outras inconsistências que afetam a apuração dos tributos.
Vale ressaltar que a Nota Fiscal de Ajuste não implica movimentação de produtos, sendo seu uso limitado a ajustes contábeis e fiscais, como correções de informações tributárias e ajustes de saldo.
Portanto, a finalidade da NFe de ajuste é exclusivamente escriturária, sem vínculo com operações comerciais ou entrega física de bens, mas essencial para assegurar a conformidade fiscal da empresa.
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Quando usar a nota de ajuste?
Usamos a Nota Fiscal de Ajuste para corrigir valores de impostos, garantindo a precisão dos registros e o cumprimento das obrigações fiscais, especialmente quando não é mais possível cancelar a nota original.
Recomenda-se esse documento nas seguintes situações:
- Para corrigir erros em cálculos de impostos ou na classificação fiscal de notas fiscais anteriores;
- Quando é necessário ajustar os valores dos impostos devido a falhas na apuração;
- Em casos de acréscimo ou desconto nos valores de produtos ou serviços que impactem o valor dos impostos;
- Quando precisa-se ajustar informações para refletir acréscimos ou deduções autorizadas por órgãos reguladores, como no caso de NFe de Ajuste de Crédito de ICMS;
- Em situações de ressarcimento de ICMS, quando há retenção indevida de ICMS e deve-se compensar esse imposto.
Por outro lado, é fundamental estar atento às situações em que não se pode emitir a Nota Fiscal de Ajuste, que são:
- Erros nas variáveis utilizadas no cálculo do imposto, como o valor da operação ou prestação, base de cálculo e alíquota (nesses casos, deve-se emitir uma NFe Complementar);
- Erros nos dados cadastrais que alterem a identidade ou endereço do remetente ou destinatário;
- Erros na data de emissão da NFe ou na data de saída da mercadoria.
Portanto, é importante seguir as diretrizes do manual da NFe e a legislação vigente do seu Estado, para garantir que a emissão ocorra de forma correta e evitar complicações fiscais.
Como emitir Nota Fiscal de Ajuste?
Assim como todos os documentos fiscais, a nota fiscal de ajuste exige cautela e atenção durante o preenchimento. Para emitir corretamente, deve-se seguir alguns passos, como:
- Identificação da Necessidade: Verifique se há erros ou alterações que justifiquem a emissão da nota de ajuste, levando em consideração se o prazo legal para cancelamento já expirou.
- Sistema de Emissão: Utilize um software que permita a emissão de notas fiscais de ajuste.
- Preenchimento dos Dados: Inclua informações na NFe como:
- Finalidade da Nota: Indique a finalidade como “3 – NF-e de ajuste“, essa informação deve ser indicada na tag <finNFe> do XML.
- Referência à Nota de Origem: A NFe de Ajuste deve mencionar a chave de acesso da nota fiscal de origem.
- Natureza da Operação: A natureza da operação nas notas de ajuste deve ser sempre “999 – Estorno de NFe não cancelada no prazo legal”.
- CFOP: Verifique o CFOP utilizado na nota de origem e utilize o CFOP correspondente para ajustar a operação original.
- Dados do Destinatário: Utilize os mesmos dados do destinatário da NFe original, como nome, endereço e CNPJ do contribuinte, além dos mesmos dados de produtos da nota fiscal original.
- Justificativa do Ajuste: Informe o motivo do ajuste na justificativa do estorno, utilizando o campo “Informações adicionais de interesse do Fisco”.
Diferenças entre Nota Complementar e Nota de Ajuste
Ambos os documentos ajustam informações da nota fiscal original, mas possuem finalidades distintas, essenciais para uma administração fiscal e contábil adequada.
Usamos a Nota Fiscal Complementar para acrescentar ou alterar informações relacionadas aos valores da operação, como preço, quantidade e impostos. Esse documento é fundamental quando precisamos corrigir valores após a emissão da nota original, garantindo que os termos acordados entre as partes sejam refletidos com precisão.
Já a Nota de Ajuste tem como foco corrigir dados de escrituração fiscal, sem impactar a movimentação de mercadorias. Sua função é exclusivamente administrativa e contábil, regularizando informações registradas de forma incorreta no sistema, como erros de classificação fiscal ou inconsistências em dados.
Em resumo, enquanto a Nota Complementar ajusta condições da operação comercial, a Nota de Ajuste se dedica a garantir a exatidão e integridade dos registros contábeis e fiscais. Com isso, assegura que a escrituração esteja em conformidade com as exigências legais.
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