A nota fiscal denegada pode ser um grande empecilho na rotina de uma empresa, já que pode atrasar tanto as operações de venda quanto as de compra, além de gerar problemas com o Fisco.
Isso acontece quando a nota fica bloqueada e não pode mais ser utilizada. Ou seja, ela perde a sua validade.
Por isso, neste artigo trouxemos um breve resumo sobre o que é a nota fiscal denegada, como identificar e como solucionar esse problema. Boa leitura!
O que é nota fiscal denegada?
A nota fiscal denegada é uma NFe bloqueada pela SEFAZ no momento da sua emissão, quando há alguma irregularidade no cadastro do emissor ou destinatário dessa nota.
Uma vez denegada, não existe a possibilidade de corrigi-la. Portanto, ela se torna uma nota sem valor fiscal, mas que ainda precisa ser registrada junto à contabilidade e armazenada por cinco anos de acordo com a Lei da Guarda.
Portanto, a denegação é o status final dessa NFe que você emitiu. Não é possível fazer a alteração ou reutilização dela, assim como uma nota cancelada.
Basicamente, o objetivo da SEFAZ ao denegar uma nota fiscal é reduzir a concorrência desleal, ter maior controle sobre as operações intra e intestaduais e combater a sonegação de impostos.
Quais os motivos para a denegação?
A nota fiscal denegada acontece quando a sua empresa tentar fazer a emissão, porém a SEFAZ retorna um evento que aponta irregularidades, que podem ser:
- Inscrição Estadual suspensa, cancelada ou baixada (tanto do emissor quanto receptor);
- Irregularidade Fiscal que caracteriza como o não pagamento de impostos.
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Além disso, cada estado pode possuir critérios próprios para a irregularidade de acordo com o Ajuste SINIEF 07/2005.
Além dos motivos mais comuns, a nota fiscal pode ser denegada caso tenha erros como duplicidades, cálculos errados, informações desencontradas e assinaturas inválidas.
Outro motivo que também pode gerar a denegação é tentar utilizar o mesmo número de uma NFe denegada anteriormente. Isto porque, quando a nota é denegada, perde sua validade.
O que fazer quando a nota fiscal for denegada?
Você vai precisar resolver o problema que causou a denegação. Ou seja, se a sua empresa estiver devendo impostos, precisa regularizar a situação junto ao Fisco e normalizar a situação cadastral para poder fazer a emissão de uma nova nota fiscal.
Basicamente, você precisa entrar em contato com a SEFAZ e descobrir o motivo desse erro. Alguns softwares emissores de notas fiscais já sinalizam qual o problema.
Porém, você também pode consultar o motivo e a situação do seu CNPJ através do site do Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços). É só acessar o site, escolher o estado da empresa, colocar o CNPJ e realizar a consulta.
Entretanto, pode ser que o prazo para essa regularização varie de acordo com o estado em que está localizada a sua empresa.
Qual a diferença entre nota fiscal denegada e rejeitada?
Enquanto a nota fiscal denegada perde a sua validade, a nota rejeitada pode ser corrigida e reenviada a SEFAZ.
A NFe rejeitada é como uma advertência que sinalizará a sua empresa que tem alguma coisa errada com a nota e que dará a chance de corrigir o problema antes que ela seja denegada. Nesse caso, a NFe ainda não foi registrada na SEFAZ, então você ainda tem tempo para arrumar.
É comum encontrar notas rejeitadas com erros de preenchimento, seja na descrição do serviço ou produto, cálculo da tributação ou cadastro.
Porém, diferente da nota denegada, o caso é reversível! Com as correções feitas, é só enviar novamente para aprovação da SEFAZ.
Por outro lado, a nota fiscal denegada, como vimos anteriormente, ela já foi registrada na SEFAZ e foi invalidada, o que torna a numeração da nota faturada e não reutilizável.
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Quais as consequências que uma nota fiscal denegada pode trazer?
Uma nota fiscal denegada pode trazer consequências desconfortáveis para as empresas.
A primeira delas é que por conta da irregularidade do negócio não será possível fazer o faturamento do produto ou serviço vendido, já que a nota fiscal não é válida.
Além disso, até realizar a correção do cadastro fiscal, pode fazer com que a sua empresa perca oportunidades de negócios ou vendas.
Como saber se todas as notas denegadas estão escrituradas?
Há uma maneira bem simples de saber se há notas denegadas no meio das notas que sua empresa ou seu cliente emitiu em determinado período, com base nas informações oficiais da SEFAZ.
Utilizando o software Fiscal.io Monitor, você pode usar a funcionalidade de auditor de SPED Fiscal, importando o arquivo EFD e cruzando com os dados da SEFAZ, identificando:
- todas as notas fiscais denegadas que você declarou como autorizadas;
- todas as notas fiscais autorizadas que você declarou como denegadas.
Para ter acesso a essa funcionalidade, você pode contatar um dos nossos especialistas!
F.A.Q. – Perguntas frequentes sobre Nota Denegada
1- Precisa cancelar nota denegada?
Você não precisa corrigir ou cancelar uma nota denegada. Esse status é definitivo!
2- Precisa escriturar nota denegada?
Sim. Mesmo não sendo possível utilizá-la, ela precisa constar na escrituração fiscal.
3- O que é Rejeição 301?
Indica que a nota foi denegada. Esse erro ocorre quando há uma irregularidade cadastral que você precisará corrigir para voltar a realizar as emissões.
4- O destinatário é obrigado a receber uma mercadoria com nota fiscal denegada?
Não. Como a nota fiscal denegada não tem validade jurídica, o destinatário não precisa receber a mercadoria até que uma nova nota fiscal seja emitida.
5- A SEFAZ multa por nota fiscal denegada?
Não existe multa diretamente ligada à denegação de uma NFe. Porém, se você não resolver as pendências cadastrais que causaram a nota denegada, a empresa pode sofrer penalizações.
