A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi criada para substituir os antigos modelos em papel. Em vigor desde 2009, no Brasil, a NF-e modernizou esse processo a fim de auxiliar e validar toda transação e tributação referente aos processos comerciais envolvidos.
Todas as informações contidas nela, certifica a legitimidade para a transação, tornando claro quais as partes envolvidas na operação e tributos recolhidos.
A emissão desse documento fiscal é obrigatória e fundamental para manter a empresa em funcionamento. Portanto, preparamos esse artigo para que você possa entender todo o processo desde sua emissão até o seu armazenamento. Acompanhe!
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A Nota Fiscal Eletrônica é um dos documentos fiscais que tem o objetivo de registrar qualquer transação comercial tributável de produtos. Através dela o Fisco pode fazer o recolhimento de tributos relacionados a essas transações, como o ICMS/IPI.
Além disso, a NF-e formaliza essas transações e garantem a segurança de todos os envolvidos no processo de compra, através das informações contidas nela. Veja abaixo algumas:
- • Dados do destinatário e remetente;
- • Dados adicionais e informações complementares;
- • Produtos (descrição, valor e quantidade);
- • CNPJ, Inscrição Estadual e chave de acesso;
- • Tributos sobre os produtos;
- • Endereço do destinatário e remetente;
- • Dados da transportadora e frete;
- • Forma de pagamento.
Quando emitimos uma Nota Fiscal Eletrônica, um XML é gerado. Esse formato digital parecido com o arquivo de texto que temos no .txt permite que, por meio de códigos de texto, tenhamos um arquivo universal que organiza todos os dados e eventos da nota fiscal.
Mas se a nota fiscal gera o XML, o que seria aquela versão em papel que estamos acostumados a ver? Se você está se perguntando isso, precisamos te explicar que elas são diferentes.
Para exemplificar, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é a representação física de uma NF-e. Entretanto, para fins declaratórios da Receita Federal, ela não é válida, pois todos os processos de declaração se baseiam nos arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos.
Portanto, a Danfe é apenas uma facilitadora do acesso de dados para o consumidor.
Quem precisa emitir?
Como vimos, toda empresa que realiza transações de venda de algum produto deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Os negócios que contribuem com o ICMS também.
Portanto, toda e qualquer empresa que não realizar a emissão está sujeita a ter problemas com o Fisco e pode responder por sonegação fiscal de acordo com a Lei nº 8.846/94. Nesses casos, o negócio está sujeito a multas, apreensão de mercadoria e até a reclusão de 6 meses a 1 ano.
Entretanto, o MEI (Microempreendedor Individual) pode ser uma exceção a essa regra. Eles são obrigados a emitir uma NF-e apenas quando vendem para pessoas jurídicas.
Para resumirmos, as empresas obrigadas a emitir NF-e são:
- • MEI (quando vendem para pessoas jurídicas)
- • Microempresas (ME)
- • Empresas de Pequeno Porte (EPP)
- • Simples Nacional
- • Lucro Real
- • Lucro Presumida
- • E-commerce
Além disso, ela é obrigatória! Independente do faturamento, porte ou mercadorias envolvidas, é preciso que todas as empresas realizem a emissão para obterem mais segurança e garantias de regularidade com o Fisco.
Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A Nota Fiscal Eletrônica é um dos vários documentos fiscais eletrônicos que existem. Cada um possui uma utilização e finalidade diferente. Abaixo queremos te mostrar as principais tipos de Notas Fiscais disponíveis:
| Nota Fiscal de Produto e Mercadoria (NF-e) | A Nota Fiscal Eletrônica é a versão que mais estamos acostumados a ver por aí. Muito utilizada por indústrias, comércios e lojas para as operações de vendas e cobrança do ICMS. Conhecida como nota de mercadoria, ela deve ser emitida contra o CNPJ ou CPF do comprador, seja em lojas online ou offline. |
| Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) | A Nota Fiscal de Serviços é utilizada quando a transação envolve uma prestação de serviço, não uma mercadoria física. Nela, contemplamos a descrição dos serviços, bem como o ISS (Imposto Sobre Serviço). A emissão pode ser destinada a uma pessoa física ou jurídica e é, geralmente, utilizada por MEIs e pequenas empresas. |
| Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) | A Nota Fiscal do Consumidor é muito utilizada no varejo por ser emitida ao consumidor final e por não ter a necessidade de informar o tomador. Os famosos cupons fiscais estão ligados a comércios como supermercados, açougues e farmácias. |
Além desses, existem outros tipos de Documentos Fiscais Eletrônicos, como por exemplo: CTe, MDFe, NFcom, NF3e entre outras. Essas possuem finalidades, objetivos e tributações diferentes.
Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?
Essa é uma dúvida muito comum, principalmente para novos empreendedores! Por isso, preparamos um passo a passo para que você aprenda tudo que é preciso para a emissão. Acompanhe:
1 – Tenha um certificado digital
O seu ponto do partida para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica é ter um certificado digital em A1 ou A3. É ele que permite que a assinatura digital tenha validade judicial para a SEFAZ.
Portanto, para comprar um certificado digital, você deve escolher uma autoridade certificadora que seja habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BR). Acesse o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação para ter acesso a todas as agências cadastradas.
2 – Credenciamento na SEFAZ
Após isso, é só realizar o cadastro fiscal da sua empresa através da SEFAZ estadual. Em casos de NFSe isso só é possível pelo portal da SEFAZ do seu município.
Portanto, esse processo é necessário para que a SEFAZ reconheça o seu CNPJ para emitir notas fiscais validas. Lembrando que em alguns estados é comum que esse cadastro seja feito de forma automática.
3 – Software para emissão da nota fiscal eletrônica
Com o seu cadastro pronto, você escolhe entre utilizar um emissor de notas fiscais gratuito ou pago. Caso você queira algo mais fácil de utilizar e que integre facilmente com um ERP, nós sugerimos que você escolha um software pago da sua preferência.
Entretanto, se preferir um emissor gratuito, você pode utilizar o do SEBRAE. É simples! Acesse o Portal SEBRAEL, procure a opção Empreendedores, e em seguida, Produtos e Serviços até encontrar Emissor de NF-e gratuito.
Faça o cadastro o login na plataforma e, então, preencha os campos obrigatórios da empresa com todas as informações solicitadas. Confira os dados e clique em emitir.
4 – Preencha e confira os dados
Esse é um dos passos mais importantes para a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica. Preencha os campos com cuidado para evitar erros.
Portanto, entre as informações necessárias para emissão estão:
- • CNPJ e Razão Social
- • Inscrição Estadual
- • Endereço e telefone
- • Identificação do cliente com todas as informações
- • Descrição dos produtos (quantidade, valor unitário e total)
- • Impostos e Contribuições
- • Data da emissão e número da nota
- • Transportadora (se houver)
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Quais são os eventos das Notas Fiscais Eletrônicas?
Após a SEFAZ emitir a autorização para a Nota Fiscal Eletrônica, os envolvidos no processo (Emissor, Transportadora, Destinatário ou SEFAZ) podem registrar eventos relacionados a ela.
O projeto da Nota Fiscal Eletrônica desenvolveu um total de 18 eventos, cada um com uma finalidade específica, os quais podem ser utilizados em diferentes situações e registrados por um agente da operação.
São alguns deles:
| EVENTO | FINALIDADE |
| Cancelamento | Registrado pelo emitente quando há algum problema com a nota e ela precisa ser retirada de circulação. |
| Carta de Correção Eletrônica | Correção da informação de algum campo do documento, também registrado pelo emitente. |
| Registro de Passagem Eletrônico | Quando existe transporte da mercadoria, assim que ela passar de uma Unidade Federativa para outra, o posto fiscal responsável registra esse evento no CTe que carrega a Nota Fiscal. O evento também fica vinculado a NF-e. |
| Ciência da Emissão | O destinatário pode registrar esse evento para sinalizar o Fisco que tem ciência da nota fiscal emitida contra ele. |
| Confirmação da Operação | Confirma que todas as informações da nota fiscal são verdadeiras e que reconhece a operação. Também registrada pelo destinatário. |
| Operação Não Realizada | O destinatário sinaliza que a operação não foi realizada ou que não recebeu a mercadoria. |
| Desconhecimento da Operação | Registrado quando o destinatário não reconhece que solicitou a compra do produto informado. |
| Vistoria Suframa | Nesse evento, a própria Suframa registra quando a mercadoria entra na área incentivada. |
| Internalização Suframa | Confirma a vistoria do produto e libera sua comercialização dentro da área incentivada. Também registrado pelo Suframa. |
| Evento Prévio de Emissão de Contingência (EPEC) | Transmitido pelo emitente a SEFAZ para registrar o EPEC (Evento Prévio de Emissão em Contingência) |
| Pedido de Prorrogação | Quando é necessário retornar a remessa para a industrialização. Emitida pelo contribuinte. |
| Cancelamento de Pedido de Prorrogação | Registrado caso o prazo da Prorrogação precise ser cancelado. |
| Manifestação do Fisco | Emitido pela autoridade fiscal para registrar algo relacionado ao conteúdo ou situação do documento. |
| Averbação de Exportação | Associada a uma nota fiscal eletrônica de saída. O órgão aduaneiro registra esse evento para confirmar a efetiva saída de mercadoria do país. |
O que é Manifestação do Destinatário?
A Manifestação do Destinatário é um processo em que o destinatário informa o Fisco sobre o andamento da operação da nota fiscal eletrônica recebida por ele.
Os eventos utilizados podem ser:
- • Ciência da emissão;
- • Operação não realizada;
- • Desconhecimento da operação;
- • Confirmação da operação.
Portanto, esses registros permitem que o destinatário tenha um maior controle e segurança das notas fiscais eletrônicas geradas contra ele.
Porém, é possível “corrigir” um manifesto uma única vez.
Por exemplo, se você emitiu a confirmação da operação, mas por algum motivo aquela compra não avançou, basta emitir um evento de operação não realizada. Desta forma, o último evento emitido é o que vale.
Quais os tipos de Status da NF-e?
A partir dos eventos podemos atribuir status às notas fiscais eletronicamente. Dessa forma, tanto emitente quanto destinatário, podem acompanhar todo o ciclo de vida da mercadoria.
Essa prática é importante para que o emitente veja se a nota esta autorizada ou rejeitada, além de acompanhar as manifestações do destinatário.
Já o destinatário, precisa da informação de autorização da nota pela SEFAZ. Caso essa nota seja cancelada, e não exista um acompanhamento desse status, isso pode gerar problemas na hora de prestar contas para o Fisco.
Por isso, se deixar esse acompanhamento de lado, é possível que você não veja a movimentação de notas canceladas ou rejeitadas, por exemplo. Já que essas notas também são importantes no processo de escrituração fiscal digital.
A seguir, você pode conhecer alguns dos status de uma Nota Fiscal Eletrônica:
Autorizada
Aqui o documento já foi processado pela SEFAZ e a NF-e é valida.
Rejeitada
Nesse caso, a Nf-e pode ser rejeitada seja por um erro no preenchimento nos dados ou se eles estiverem incompletos. Dessa forma, a Sefaz gera um código que permite ao emitente entender os motivos e fazer as correções necessárias.
Denegada
Diferente da recusada, esse status não permite que os erros sejam corrigidos. Ele representa algum problema ou irregularidade com as empresas envolvidas.
Cancelada
A Nota Fiscal Eletrônica pode ser cancelada pelo emissor em casos de problemas com a emissão ou desistência.
Inutilizada
Esse caso é válido quando a NF-e é emitida porém não será utilizada.
Como visualizar o status?
Agora que você conhece os status de uma Nota Fiscal Eletrônica, deve estar se perguntando como verificar, certo? Para isso, existem duas saídas possíveis.
A primeira é fazer a consulta diretamente do Portal Nacional da NFe. Dessa forma, você coloca a chave de acesso, marca o código capcha para provar que não é um robô e, em seguida, visualiza os dados e status da Nota Fiscal Eletrônica através dos eventos vinculados.
Porém, se você optar por ver status em massa, de forma mais prática, sem precisar consultar chave de acesso por chave de acesso, você pode utilizar um software pago.
Como cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica?
Em alguns casos, surge a necessidade do cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica. Entre os motivos estão o preenchimento incorreto, erro no cálculo dos tributos, além da desistência da transação de uma das partes.
Para realizar o cancelamento é bem simples. Entretanto, é necessário seguir regras e pré-requisitos como:
- • Cancelar dentro de 24 horas após a autorização da Sefaz;
- • A mercadoria não pode ter saído para entrega;
- • O destinatário não pode ter confirmado ciência da NF-e.
Assegurado disso, é só acessar o emissor de Nota Fiscal que utiliza, ir até a opção de cancelar e preencher o motivo do cancelamento. Caso a solicitação esteja dentro dos requisitos tudo ocorrerá de forma automática, do contrário, o sistema acusará erro no processo.
Todavia, mesmo que você cancele a nota fiscal, ainda é necessário escriturá-la. Caso não declare no SPED Fiscal, por exemplo, sua empresa pode receber multas.
Como armazenar a Nota Fiscal Eletrônica?
Antigamente, você até poderia ver salas com grandes pastas armazenando papéis e papéis de notas fiscais da empresa. Entretanto, embora as pessoas continuem com essa prática, ela não é a melhor forma de realizar essa tarefa.
Isso porque, com a digitalização desses processos, o único arquivo válido e que serve para a comprovação ao Fisco é o XML. Conversamos sobre ele lá em cima, se lembra?
Pois bem! Guardar os XMLs da empresa, é necessário para que em casos de fiscalizações, cobranças reativas e supostos impostos não recolhidos possa existir uma forma de comprovação de que tudo está regular.
Portanto, a legislação exige que as empresas armazenem esses arquivos por um período mínimo de cinco anos.
Durante esses anos, o Fisco pode solicitar documentos para conferir ou investigar possíveis inconsistências, omissão de dados, além de erros. Por esse motivo, é necessário que a empresa guarde os XMLs das notas fiscais e dos eventos vinculados para operar de forma regular.
Para fazer o armazenamento de uma forma segura, você pode optar por um banco de dados local ou na nuvem. Além disso, existem ferramentas que fazem esse backup de forma automática.
Entretanto, em casos em que esse arquivo se perde, ainda é possível fazer a recuperação! Com a chave de acesso em mãos, você pode acessar o Portal da NF-e, fazer a consulta e baixar o XML.
Entretanto, se não tiver a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica ou possuir um volume muito grande para recuperação, você pode verificar a melhor forma de fazer isso através do nosso artigo: Saiba como recuperar NF-e antigas.
Como consultar uma Nota Fiscal Eletrônica?
Para consultar uma NF-e emitida contra o seu CNPJ ou CPF, você pode utilizar o Portal da Fazenda ou um software que conecte ao webservice do Ambiente Nacional.
Se você tem uma empresa pequena e quer fazer a consulta de forma gratuita, o Portal da Fazenda pode ser uma boa solução pontual.
Portanto, para consultar uma nota no portal, você deve entrar no site www.nfe.fazenda.gov.br, clicar em “Consultar NF-e”, informar chave de acesso, resolver o captcha e continuar para ter acesso a todos os dados.
Esse processo é manual e exige que uma chave de acesso seja colada por vez. Uma alternativa para isso, é utilizar o Fiscal.io Monitor, um software de gestão de notas fiscais que vai tornar a sua consulta mais prática, principalmente se a sua empresa tiver um grande volume de notas.
Dessa forma, isso é possível graças a conexão do software Fiscal.io Monitor com o webservice do Ambiente Nacional. O Fiscal.io Monitor realiza consultas de hora em hora de todas as notas fiscais e eventos emitidos contra o seu CNPJ e CPF, além de ser um software completo para baixar, importar ou armazenar seus XMLs.
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Conclusão
Como visto, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento sério e obrigatório para qualquer empresa! Em vista disso, vamos recapitular os pontos mais importantes que vimos?
- • A NF-e registra a venda de produtos de uma empresa;
- • O XML é o arquivo digital da NF-e;
- • Para emissão é preciso de um Certificado Digital;
- • Todas as empresas precisam emitir;
- • Os eventos dão status às notas e servem para acompanhar as atualizações das NF-es;
- • É preciso armazenar por cinco anos ou mais.
Desse modo, não subestime a importância da Nota Fiscal Eletrônica! É ela que vai proporcionar a segurança fiscal que a sua empresa precisa.
