Com o tempo, uma empresa sem uma organização fiscal eficiente, ou que lida com um grande volume de documentos, pode sentir a necessidade de recuperar XML das notas emitidas.
Isso é muito comum, principalmente para cumprir as obrigações acessórias e, também, em momentos que é a empresa é autuada e precisa reunir XMLs antigos para prestar contas ao Fisco.
Neste artigo, vamos te contar como recuperar o XML de notas emitidas. Boa leitura!
O que é XML?
O arquivo XML é a sigla para eXtensible Markup Language, que é uma linguagem digital que codifica todas informações contidas em um documento fiscal eletrônico.
Basicamente, no XML da nota fiscal, nós podemos encontrar dados do emitente, destinatário, descrição e valores dos produtos ou serviços, além dos impostos e outros detalhes.
O XML é gerado assim que nós emitimos um documento fiscais eletrônico. Esse arquivo é então transmitido para a SEFAZ que valida as informações e ‘devolve’ uma autorização do documento.
Se você quiser saber um pouco mais sobre o XML e até como abrir esse arquivo, nós recomendamos que você leia o artigo: Saiba como abrir arquivo XML no Celular ou PC de forma prática.
Quais as consequências de perder um XML?
Antes de saber como recuperar XML, é importante saber que a perda de um arquivo pode gerar uma série de problemas como:
- Falha no recolhimento de impostos;
- Impostos pagos fora do prazo estabelecido;
- Cálculo incorreto de alíquotas.
Além disso, existe o risco da fiscalização, notificações e multas caso o Fisco identifique que está faltando XMLs nas suas entregas e declarações mensais. Isso porque, apesar da SEFAZ saber quais documentos foram emitidos, ainda sim, é necessário fazer a comprovação com o XML.
Se formos além, uma empresa que não tem um bom controle desses XMLs pode prejudicar o desenvolvimento da empresa caso ela tenha que passar por uma recuperação judicial.
👉 Você também pode gostar de ler: Como baixar XML de NFe gratuitamente?
Como recuperar XML de notas fiscais?
Existem duas formas de recuperar o XML da sua nota fiscal eletrônica ou documento fiscal eletrônico. Para os dois casos, é necessário ter a chave de acesso, que você pode encontrar no PDF da nota fiscal, a DANFe. Você pode encontrar essa sequência de 44 números no canto superior direito para utilizar nos passos a seguir:
Recuperar XML manualmente
O primeiro modo de recuperar XML é através do site da Secretaria da Fazenda do seu estado. Basta acessar e seguir os passos:
- Navegue até a seção Consulta NF-e;
- Digite a chave de acesso;
- Resolva o Captcha;
- Faça o download do arquivo XML e salve no seu computador.
O processo é simples, porém, caso você tenha que recuperar um grande volume de XML, se tornará uma tarefa demorada e que requer tempo. Além disso, você também precisará da disponibilidade de um profissional para executar essa captura de XML.
Entretanto, é possível resolver essa situação de forma automática! Confira no próximo tópico como isso é possível.
Recuperar XML automaticamente
Para recuperar XML automaticamente você precisará de um software especializado, como o Fiscal.io Monitor. Isso porque, só dessa forma você conseguirá recuperar um grande volume de XMLs sem digitar chave de acesso por chave de acesso.
O Fiscal.io Monitor faz o download de XML + PDFs de notas fiscais eletrônicas antigas ou perdidas. Através do download especial, ele robotiza o download de NFes retroativas e em massa.
Além disso, é importante destacar que é possível fazer esse download retroativo com as seguintes condições:
- Download retroativo de até 12 anos;
- Possuir chaves de acesso;
- Ter certificado digital A1
Porém, para outros documentos fiscais como cupons fiscais de São Paulo e Goiás, por exemplo, existem variações. Indicamos que você consulte um dos nossos especialistas para verificar a melhor solução para o seu caso.
Como recuperar XML sem chave de acesso?
Não é possível recuperar XMLs sem uma chave de acesso. Entretanto, nós indicamos algumas alternativas para que você possa localizar essas chaves e, por fim, baixar o XML. Confira:
Consulte SPED Fiscal antigo
Se você tem registros antigos no SPED Fiscal, é possível encontrar as chaves de acesso.
O SPED Fiscal é um sistema que compila e armazena documentos fiscais e, se você tiver acesso a versões anteriores dos arquivos, por isso verifique os arquivos antigos e veja se consegue identificar os números das notas e suas respectivas chaves.
👉 Leia também: SPED Fiscal: como validar EFD ICMS/IPI contra a base da SEFAZ
Verifique seu emissor
Pode ser que o software que você utiliza para a emissão de notas fiscais guarde a informação das chaves de acesso dentro do seu banco de dados. Indicamos que você consulte essa possibilidade junto ao seu fornecedor.
Utilize o Fiscal.io Monitor
Uma maneira eficiente de recuperar XMLs é utilizar ferramentas automatizadas como o Fiscal.io Monitor. Esta ferramenta permite realizar uma ‘varredura’ em e-mails e pastas do computador para localizar arquivos XML armazenados localmente. Contate os nossos especialistas que eles irão te orientar!
Portanto, utilizando essas estratégias, você pode aumentar suas chances de recuperar XMLs ou achar as chaves de acesso para baixar as notas posteriormente.
Assim sendo, a nossa dica principal é: sempre mantenha um sistema de gestão e organização eficiente para minimizar a necessidade de recuperação manual e reduzir a perda de documentos importantes.
Até a próxima! 👋
