Neste guia completo você vai descobrir como consultar nota fiscal de exportação de forma simples e eficiente.
Isso porque, para empresas que atuam com o comércio exterior, emitir corretamente, conferir e consultar essas notas fiscais é extremamente relevante para que o processo ocorra bem de ponta a ponta.
Ao consultar uma nota fiscal de exportação, você consegue identificar detalhes que, possivelmente, poderiam não estar em conformidade com a legislação vigente e ocasionar problemas futuros para sua empresa.
Siga com a leitura e aprenda os melhores processos e ferramentas para consultar nota fiscal de exportação, cumprindo todas as exigências legais e evitando problemas com o Fisco.
O que é uma nota fiscal de exportação?
A nota fiscal de exportação é um documento fiscal eletrônico que formaliza uma transação de bens ou serviços entre países.
Ou seja, o exportador emite esse documento para comprovar a venda de um determinado produto. Além disso, é na nota fiscal de exportação que é possível encontrar informações sobre qual mercadoria será exportada, quantidade, valor e dados das empresas envolvidas na operação.
Basicamente, a nota fiscal de exportação é uma maneira de permitir as autoridades fiscais e aduaneiras o monitoramento do fluxo entre os países.
Além disso, outro fator importante, é que ela desempenha um papel importante quando falamos a respeito das questões tributárias e conformidade. Isso porque, é uma forma de comprovar uma exportação para a isenção de impostos em alguns casos, conforme aplica a Lei Kandir.
Importância da consulta da nota fiscal de exportação
Consultar a nota fiscal de exportação é um procedimento que deve ser realizado com regularidade para assegurar a precisão das informações e a conformidade com a legislação.
A consulta permite que as empresas verifiquem se todos os dados estão corretos e se a documentação está devidamente registrada junto aos órgãos competentes. Essa prática ajuda a evitar problemas futuros, como autuações fiscais ou complicações na liberação de mercadorias na alfândega.
Além disso, a consulta da nota fiscal de exportação é o que garante que a sua empresa tenha transparência nas operações comerciais e a possibilidade de detectar rapidamente erros ou inconsistências que possam prejudicar o seu negócio.
Como emitir nota fiscal de exportação?
O processo de emissão da nota fiscal de exportação começa com a coleta de todas as informações necessárias sobre a mercadoria que a sua empresa vai exportar.
Ou seja, isso inclui os dados como a descrição detalhada dos produtos, códigos NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), quantidade, valor unitário e total, além das informações do importador, incluindo nome, endereço e CNPJ ou CPF.
O próximo passo é preencher a nota fiscal de exportação através de um sistema apropriado que seja integrado com a Receita Federal para a emissão de notas.
Essa fase é importante para que a nota atenda os requisitos legais, sendo devidamente autorizada e tenha o XML gerado.
Por fim, mas não menos importante: guarde a nota fiscal de exportação. Isso porque, ter registro dos documentos da empresa por, no mínimo, cinco anos, para apresentar aos órgãos fiscalizadores em possíveis auditorias.
Como consultar uma nota fiscal de exportação
Para consultar nota fiscal de exportação, você precisa apenas ter em mãos as informações adequadas e ferramentas que auxiliem nesse processo.
O primeiro passo é acessar o sistema que você utilizou para a emissão da nota fiscal, que geralmente possui uma área específica para consultas.
Entretanto, caso você queira consultar uma nota fiscal de exportação para fazer a averbação de exportação, isso precisará de outros métodos que vamos ver mais para frente!
Assim que você acessar a área de consultas, precisará inserir os dados da nota fiscal, que podem incluir o número da nota, a data de emissão e o CNPJ do emitente.
Além disso, a maioria dos sistemas permite que você busque por diferentes critérios, o que pode facilitar o processo.
Dessa forma, você poderá consultar a nota e todas as informações relacionadas a ela, como o status, remetente, destinatário e outros pontos referentes a mercadoria.
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Dados necessários para a consulta
Para que você possa realizar uma consulta de uma nota fiscal de exportação, alguns dados são indispensáveis.
O número da nota fiscal é o principal identificador para que o sistema localize o documento. Além disso, recomendamos que você também tenha acesso a data de emissão da nota.
O CNPJ do emitente da nota fiscal também vai ajudar a validar a origem do documento e a confirmar que a operação foi realizada pela empresa correta.
Por fim, é importante ressaltar que você precisa conferir os dados que inserir no sistema para evitar erros!
Consulta de nota fiscal de exportação no Siscomex
O Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex) é uma plataforma utilizada para operação de exportação e importação no Brasil.
Através dele, é possível realizar a consulta de notas fiscais de exportação. Você pode acessar o sistema por meio do login da sua empresa.
No Siscomex, os usuários podem consultar detalhes sobre as operações de exportação, incluindo informações sobre as notas fiscais emitidas.
Para realizar a consulta, é simples. Preencha o formulário com os dados para que você consiga visualizar as informações da nota e seu status.
Serviços especializados em consultas de notas fiscais de exportação
Outro modo que as empresas costumam utilizar, é contratar um software especializado em gerenciamento de documentos fiscais para ter o controle automático e simplificado.
Softwares como o Fiscal.io Monitor, possuem módulos específicos para exportação, que permitem consultar notas fiscais de exportação, averbação de exportação e DU-E.
Ou seja, capturando diretamente os documentos pela SEFAZ, o Monitor centraliza seus documentos em um único lugar para garantir a conformidade fiscal.
Esse método é o que vai garantir que a sua empresa identifique erros e ganhe mais tempo sem executar a pesquisa manual dessas notas, dando mais tempo para seus colaboradores se concentrarem nas principais operações.
Além disso, também é possível realizar a integração do Fiscal.io Monitor com o sistema ERP que você já utiliza. Assim, você também centraliza os seus documentos de saída em um único lugar, além de ter o maior controle sobre suas compras e fornecedores.
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Conclusão
Consultar a nota fiscal de exportação ajuda a sua empresa a garantir o funcionamento e operações do comércio exterior.
Dessa forma, softwares do mercado como o Fiscal.io Monitor facilitam o acesso a essas informações para que a sua empresa verifique sem dificuldades e praticamente em tempo real todas as informações relacionadas a esse documento.
E é claro que organizar e atualizar suas notas fiscais de exportação não é apenas uma questão de conformidade, mas também uma estratégia para uma gestão financeira eficaz e para a construção de relacionamentos de confiança no mercado internacional.
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