O fluxo de notas fiscais de uma empresa pode ser enorme. Afinal, são diversas notas de entrada, saída, canceladas e por aí vai. Contudo, com o alto volume e a rotina agitada, muitas empresas acabam esquecendo de enviar os arquivos XML para o escritório de contabilidade (ou enviam parcialmente ou com atraso), ficando em desconformidade com a Receita Federal e sujeitas a multas.
Diante disso, vem a dúvida: é possível enviar arquivos XML para a contabilidade de forma automatizada? A gente já adianta que sim, é possível!
Neste artigo, vamos mostrar como você pode enviar suas notas fiscais para o escritório de contabilidade de forma simples e automatizada.
Confira abaixo e boa leitura!
Por que o envio manual de XMLs é um problema?
Quando o assunto é enviar XML, empresas e escritórios contábeis enfrentam o mesmo desafio: as trocas de notas fiscais costumam ser demoradas, manuais e sujeitas a falhas.
Seja o cliente enviando e-mails com XMLs fora de ordem ou o contador tentando localizar notas que nunca chegaram, o resultado é o mesmo: retrabalho e risco de inconsistências fiscais.
Enviar arquivo xml para a contabilidade de forma manual (por e-mail, planilhas ou pastas compartilhadas) pode trazer vários riscos:
- Notas perdidas ou duplicadas;
- Falta de padronização nos envios;
- Dificuldade em acompanhar o que foi recebido;
- Atrasos na escrituração contábil;
- Falta de segurança e rastreabilidade.
👉 Para o contador, isso significa horas de trabalho extra tentando localizar documentos faltantes.
👉 Para a empresa, riscos de autuação e inconsistências fiscais.
Como enviar arquivo XML para a contabilidade de forma automatizada?
Apesar de ser um processo simples, muitos ainda têm dúvidas sobre como é possível enviar arquivo xml para contabilidade de forma automatizada sem que o contador tenha acesso a informações além das notas fiscais.
É simples: é possível fazer integrações com sistemas ERP e contábeis, de forma que as notas fiscais — tanto as emitidas contra a sua empresa quanto as realizadas por ela — sejam enviadas para a contabilidade sem necessidade de novos acessos ou exposição de informações sigilosas.
Com um sistema que captura e compartilha os XMLs automaticamente, você garante:
- Envio imediato das notas emitidas e recebimento das notas de entrada;
- Acesso seguro e centralizado aos arquivos;
- Comunicação fluida entre empresa e contador;
- Conformidade fiscal e redução de riscos.
Como funciona na prática
Para empresas:
- O sistema identifica automaticamente todas as NF-es emitidas e recebidas pela empresa;
- Os XMLs são organizados e armazenados em nuvem;
- Com poucos cliques, a empresa compartilha tudo com a contabilidade de forma automatizada, sem precisar anexar e-mails ou planilhas.
Para contadores:
- Recebem automaticamente todos os documentos fiscais dos clientes;
- Podem importar XMLs diretamente no sistema contábil;
- Evitam retrabalho e garantem que nenhuma nota fique de fora da escrituração.
💡 Resultado: mais agilidade, segurança e produtividade para ambos os lados.
Com o Fiscal.io Monitor, você pode enviar arquivos XML para a contabilidade de forma prática e rápida!
Com o Fiscal.io Monitor, você automatiza o processo de download na SEFAZ e o envio para o ERP e o sistema contábil, facilitando a rotina e garantindo 100% dos documentos necessários!
Por meio do nosso sistema, você:
1. Automatiza a captura de XMLs, seja por:
- Download automático da SEFAZ, com ou sem manifestação;
- Importação de e-mails recebidos (inclusive arquivos em .ZIP);
- Importação via diretórios compartilhados.
2. Faz a importação automática das notas no sistema contábil
Você consegue configurar o canal de exportação de XMLs mais adequado à infraestrutura do sistema contábil, podendo fazer a:
- Importação de diretórios da máquina;
- Leitura de caixas de e-mail;
- Conexão via FTP;
- Integração via API.
3. Confere notas escrituradas sem planilhas
Para você, contador, além de receber todas as notas fiscais dos clientes de forma simples e rápida, é possível contar também com o Fiscal.io Monitor para ajudar no processo de conferência fiscal, eliminando a necessidade de planilhas.
Não perca mais tempo enviando arquivos XML para a contabilidade de forma manual! E você, contador, não perca mais tempo procurando os XMLs enviados por seus clientes.
Conte com o Fiscal.io Monitor para simplificar seus processos com automação.
