Neste artigo vamos dar dicas de como evitar os erros mais comuns na escrituração fiscal digital!
O ambiente SPED trouxe a digitalização de diversos processos de interesse do FISCO, mas isso não quer dizer que os profissionais contábeis têm menos trabalho! A Escrituração Fiscal Digital e as obrigações acessórias trazem seus desafios, nesse universo ainda complexo de documentos fiscais eletrônicos.
1) Informar dados incompletos sobre as notas fiscais eletrônicas
As notas fiscais eletrônicas (NFe) devem conter os dados completos referentes a tributações, valores, CFOP, NCM dos itens, etc. e fretes. Isso permite que o envio da escrituração fiscal digital gere uma conferência adequada de dados e a correta declaração.
Errar nesse preenchimento pode expor o negócio à irregularidades fiscais, que a Receita Federal consegue detectar pelo cruzamento dos dados. Como consequência, a empresa pode sofrer fiscalizações e até mesmo multa.
Com isso, a melhor maneira de evitar tais problemas é ter rotinas de verificação dos processos da empresa e do enquadramento dos produtos, para garantir que os códigos estejam condizentes com a atividade da empresa!
Leia também: Tabela CFOP: Confira as atualizações mais recentes!
2) Omitir notas fiscais inutilizadas ou canceladas
Embora não seja necessário acrescentar valores numéricos, incluir notas canceladas, inutilizadas ou recusadas pelo tomador é tão importante quanto incluir as notas válidas!
O motivo é muito simples: a emissão da nota fiscal aconteceu de qualquer maneira, ou seja, houve pelo menos uma intenção de transação comercial, mesmo que ela não tenha sido completada, e isso precisa ser levado em conta. Não fazer esse registro gera incongruências fiscais que podem levar à irregularidade.
Para evitar esse tipo de falha, o melhor é garantir que o status das suas notas declaradas estejam atualizados com a base de dados da SEFAZ. Esse status se dão através dos eventos de NFe associados às notas principais, via arquivo XML.
3) Campos numéricos com caracteres inválidos
Os documentos fiscais eletrônicos são processados via arquivo XML, que nada mais é que um formato de arquivo de texto estruturado. Para que haja um processamento adequado das informações, os campos numéricos precisam ser preenchidos sem que haja a presença de alguns caracteres inválidos para esses campos.
Caracteres inválidos na NFe:
| > | Sinal de maior |
| < | Sinal de menor |
| & | E-comercial |
| “ | Aspas |
| ‘ | Apóstrofo |
Por força do hábito, muitos profissionais, na hora de preencher um valor de 1000, por exemplo, optam por colocar “1.000”. Isso pode gerar um preenchimento incorreto e que deve ser evitado. O único caso em que são aceitos caracteres é no caso de número decimais, em que se pode usar a vírgula.
Muitos sistemas emissores mais modernos já têm travas que não permitem preenchimentos errados desse tipo, porém é sempre bom relembrar!
Também vale a pena ficar de olho nos caracteres que não podem ser utilizados em outros campos não numéricos e também no limite de caracteres, que geralmente é de 255, salvo afirmação contrária.
4) Não preencher valores nos campos obrigatórios
Alguns campos da escrituração fiscal digital possuem preenchimento obrigatório, haja ou não valores relativos àquela determinada operação. Nesse caso, um erro consiste em deixar esses campos em branco por acreditar que ele não se relaciona com o resultado da empresa.
O problema é que, além de potencialmente impedir o envio adequado da escrituração, isso pode gerar a necessidade de retrabalho nessas partes, levando à perda de tempo e até mesmo de prazo.
Fique atento a campos que tenham indicação obrigatório “O” e, se não houver valores a serem registrados, faça a entrada com valor 0.
5) Desconhecer as novas regras de preenchimento
Por mais que em um ano você saiba exatamente como fazer o preenchimento da escrituração fiscal digital, alterações na legislação podem incluir novos blocos, mudar códigos ou acrescentar novas obrigações a todo o processo.
Desconhecer essas mudanças, portanto, é um erro grave porque, dessa forma, você não consegue garantir o preenchimento atualizado. Por isso, é sempre importante observar as novidades a respeito da legislação, pelo Manual de Orientação ao Contribuinte (MOC) do seu Estado, até mesmo para orientar a gestão da empresa para que haja uma coleta adequada de dados.
Para garantir a segurança e a regularidade fiscal, evitar esses erros de escrituração fiscal digital é indispensável. Seguindo essas boas práticas indicadas, o resultado é uma contabilidade com muito mais qualidade, segurança e eficiência.
6) Não usar tecnologia na conferência dos documentos
Todos os processos mencionados acima são realizados através de softwares e estes baseiam-se muito nos arquivos XMLs dos documentos fiscais eletrônicos.
Com isso, a melhor opção é usar a tecnologia ao seu favor nos processos de conferência! Há diversos softwares validadores de documentos fiscais, que você pode cruzar informações e garantir mais conformidade.
O Fiscal.io Monitor é o único sistema que consegue atacar todos os erros mencionados acima de forma automatizada e te dar maior visão em uma só tela.
- Identificar notas com campos deixados em branco pelo fornecedor;
- Gerar alertas por e-mail quando notas são canceladas por fornecedores ou recusadas eletronicamente pelos clientes;
- Integrar com o sistema de gestão para fazer a conferência de escrituração fiscal sem planilhas;
- Validar arquivo SPED Fiscal com a base de notas na SEFAZ com status atualizado.
E muito mais!
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