Consulta NFe de entrada: o guia definitivo!

Para você que consulta NFe diariamente ou quer saber como consultar todas as suas notas fiscais (NFe) recebidas pela sua empresa, neste artigo vamos mostrar quais são as possibilidades e como automatizar esse processo para reduzir o seu trabalho manual. Confira!

• • Como funciona o ambiente do Governo
• • Consulta manual no Portal NFe
• • Consulta via software especializado: Ambiente Nacional
• • Regras de consulta no Ambiente Nacional
• • Software gratuito para consulta das notas de entrada

Como funciona o ambiente do Governo

O projeto da Nota Fiscal Eletrônica digitalizou todas as transações comerciais envolvendo mercadorias, bem como colocou sob poder do governo a vigilância perante os arquivos XML (versões digitais das notas) dos documentos.

Como resultado das necessidades dos contribuintes, o Governo disponibilizou serviços para consultar essas notas fiscais pelas partes interessadas, como o tomador, transportador, etc. Além disso, mecanismos foram criados para possibilitar automação de processos para empresas que têm que lidar com um volume alto de documentos.

Enfim, podemos resumir que é possível consultar todas as notas fiscais emitidas por terceiros contra o seu CNPJ de duas maneiras:

1. Através do portal NFe
2. Através de um software especializado na consulta e download de XMLs

Sobretudo, o portal NFe permite consultas manuais das notas (entrada ou saída), uma a uma, através da chave de acesso do documento e o certificado digital da empresa.

Por outro lado, o Ambiente Nacional (fornecido pelo Governo), permite que um software especializado conecte com a API da Receita Federal e consulte notas emitidas por terceiros contra o CNPJ.

Veja mais detalhes nos próximos tópicos.

Consulta NFe manual no Portal NFe

Se você possui a chave de acesso da nota fiscal em questão e o certificado digital do CNPJ, esta é a opção mais simples de consulta.

Na página de consulta do Portal NFe, basta digitar a chave de acesso da nota fiscal, resolver o Captcha e clicar em “Continuar”, para consultar sua nota.

Logo depois, será possível ver todas as informações da sua nota e baixar o arquivo XML ou PDF.

Veja que este processo é manual e repetitivo, por isso para volumes altos de documentos, pode não ser a melhor escolha. Assim, usar um software especializado é a melhor opção, veja no próximo tópico!

Consulta NFe via software especializado: Ambiente Nacional

Para resolver o problema de empresas que precisam consultar grandes volumes de notas e verificar seus status (aprovadas, canceladas, etc.), o Governo criou o Ambiente Nacional, um hub de serviços que possibilitam softwares conectarem via API e baixar as notas fiscais emitidas por terceiros contra a empresa.

Como funciona?

Basicamente, o Governo disponibiliza uma documentação nos Esquemas XML e nas Notas Técnicas, que orientam software houses no desenvolvimento de seus sistemas de consulta.

O Ambiente Nacional, porém, tem algumas regras bem específicas para permitir essas buscas em massa. Veja abaixo:

Regras de consulta no Ambiente Nacional

Este ponto é super importante para entender como funciona o Ambiente Nacional e como usá-lo.

1) Quais documentos podem ser consultados

O Ambiente Nacional irá entregar apenas as notas emitidas por terceiros contra o CNPJ ou CFPF. Ou seja:

• • Notas de entrada ou compra
• • Notas a serem transportadas (no caso de transportadoras)
• • Eventos emitidos por terceiros contra suas notas recebidas ou emitidas

2) Utilização de certificado digital

É necessário utilizar um certificado digital válido eCPF ou eCNPJ para consultar no Ambiente Nacional. Não é estritamente necessário possuir as chaves de acesso das notas fiscais.

3) Periodização de consulta

O software pode consultar o Ambiente Nacional 1 vez a cada 1 hora.

4) Busca retroativa de documentos

Sobre o período de busca, o Ambiente Nacional irá te entregar suas notas seguindo as seguintes regras:

1. Se for a primeira vez que este certificado digital está consultando notas através de um software especializado, o Ambiente Nacional não irá entregar notas retroativas. Apenas a partir da primeira consulta irá entregar as próximas notas que forem sido emitidas;
2. Contudo, caso este certificado digital consultou notas através de um software especializado dentro dos últimos 60 dias, a o Ambiente Nacional irá te entregar os XMLs das notas emitidas nos últimos 90 dias.
3. Mesmo que o seu certificado digital já tenha consultado o Ambiente Nacional alguma vez, mas faz mais de 60 dias que não consulta, valerá a regra do ponto 1 dessa lista.

5) Etapas do download: como é feito

A consulta e o download do XML da nota acontece em três etapas:

1. Consulta da chave de acesso
2. Manifesto da ciência da emissão pelo tomador
3. Liberação de download do XML pela SEFAZ

Nessa parte, é importante entender que a SEFAZ irá primeiro te entregar um “resumo da nota”, ou seja, a chave de acesso e mais algumas informações básicas. Então, para liberar o XML e o restante das informações, a SEFAZ solicita que o tomador da nota (ou seja, você que está consultando) registre o evento “Ciência da Emissão” na nota.

6) Prazo para ciência da emissão (efetivamente é o prazo para o download do XML)

O prazo para registrar o evento “Ciência da Emissão” na nota consultada é de até 10 dias após a data de autorização da nota na SEFAZ. Ou seja, você tem 10 dias para baixar o XML automaticamente via um sistema, ou terá que usar o Portal NFe.

Sistemas especializados, como o Fiscal.io Monitor, conseguem fazer o processo de consulta > ciência da emissão > download automaticamente, para que você não precise realizar o trabalho manual de manifestar e solicitar download de nota por nota.

Além disso, a Fiscal.io também possui um serviço de download em lote de notas, mesmo que esse período de 10 dias já tenha passado.

Software gratuito para consulta de NFe

Se você precisa consultar a lista de notas fiscais emitidas pelos seus fornecedores ou clientes (no caso de transportadoras), o Fiscal.io Monitor é um software com uma versão gratuita que faz exatamente isso.

O programa conecta com o Ambiente Nacional e baixa as notas seguindo as regras mencionadas no tópico anterior.

Na versão gratuita, o sistema realiza as consultas periódicas de uma em uma hora para trazer os “resumos” das notas, e então você pode selecionar uma lista de notas e solicitar o download manualmente. A partir da sua solicitação de download, o sistema registra a Ciência da Emissão e solicita o XML e PDF das notas para o Ambiente Nacional.

Além disso, o Fiscal.io Monitor também baixa XML e PDF dos Conhecimentos de Transporte eletrônico (CTe) dos últimos 90 dias. Também permite registrar o evento de Prestação em Serviço em Desacordo para CTe, aplicar etiquetas nos documentos, salvar em pastas, exportar para Excel, e muito mais!

Acesse o site da Fiscal.io e baixe a versão gratuita!