Manifestação do Destinatário: benefícios fiscais, logísticos e redução de fraudes

É possível obter muito mais segurança e conformidade no seu processo fiscal e logístico com a implantação da Manifestação do Destinatário e suas funcionalidades relacionadas.

Se analisarmos a Manifestação do Destinatário por um ótica de melhoria de processos, podemos ter grandes ganhos e garantir um nível de conformidade com o monitoramento e rastreabilidade de documentos no processo logístico e fiscal.

Sendo assim, o propósito deste artigo é ser um documento central com boa contextualização sobre a manifestação e também apresentar todas a vantagens que você pode obter com as funcionalidades da Manifestação do destinatário.

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O que é a Manifestação do Destinatário?

É o registro eletrônico na SEFAZ de ocorrências sobre as respectivas Notas Fiscais Eletrônicas em que o destinatário está envolvido no processo comercial.

Através destas ocorrências, também denominados de “Eventos de NFe”, o destinatário pode informar a SEFAZ a respeito de sua participação na operação  tomando conhecimento da operação, confirmando sua participação, informando o desconhecimento ou então afirmando que a operação comercial não foi realizada.

Como surgiu a Manifestação do Destinatário?

Para falar sobre a origem da manifestação do destinatário primeiro devemos entender o Sistema de Registro de Eventos da SEFAZ.

Sistema de registros de eventos

O Sistema de Eventos é um conjunto de funcionalidades criadas pela SEFAZ para se registrar ocorrências contra as notas fiscais eletrônicas.

O sistema além de possibilitar o registro das ocorrências, também permite a consulta as ações (eventos) realizados por terceiros. Desta forma, é possível saber sobre as ocorrências registradas por terceiros contras as notas fiscais emitidas.

Logo após a criação do sistema, a SEFAZ solicitou registro dos primeiros eventos aos envolvidos no processo da Nota Fiscal Eletrônica.

Os eventos iniciais criados foram: Carta de Correção, Cancelamento e o Registro de Passagem Eletrônico.

A origem da manifestação da destinatário

Em 05 de Março de 2012 através do Ajuste SINIEF 05/2012 foi estabelecido o conceito da manifestação do destinatário e os seus respectivos eventos. 

Trecho do Ajuste SINIEF: … As unidades federadas envolvidas na operação ou prestação poderão exigir do destinatário as seguintes informações relativas à confirmação da operação ou prestação descrita na NF-e, utilizando-se do registro dos respectivos eventos.

No Ajuste SINIEF foi definido o prazo de 01 de Setembro de 2012 para início de validade da nova legislação.

Após a publicação do Ajuste SINIEF, foi liberada a  Nota Técnica 2012.002 com as instruções para implementação da manifestação do destinatário.

Esta nota técnica explica o fluxo, o padrão das mensagens de comunicação, regras de funcionamento e as funcionalidades (Consulta de Lista NFe’s e Download de XML).

Estas duas funcionalidades fizeram que a Manifestação do Destinatário se tornasse uma ferramenta maravilhosa para apoio ao setor fiscal das empresas.  No tópico “Quais funcionalidades foram liberadas com a Manifestação do Destinatário” estarei detalhando as mesmas, mas agora vamos falar sobre os eventos da manifestação.

Os eventos da Manifestação do Destinatário

No Ajuste SINIEF 05/2012 também foram definidos os eventos que os destinatários deveriam ser utilizar para se manifestar contra as notas fiscais eletrônicas. Também foi definido o objetivo de cada evento e quando os mesmos deveriam ser utilizados. Veja no quadro abaixo:

Na Nota Técnica 2012.002 liberada após o Ajuste SINIEF os eventos ficaram mais claros ainda e também foi explicado os seguintes pontos :

• Qual a sequência de registros dos eventos;
• O que aconteceria após o registro dos eventos;
• Os bloqueios e ações subsequentes que seriam liberadas com o registro dos eventos na SEFAZ.

Mais a frente estarei explicando melhor estes pontos. Mas agora vamos entender os motivos e interesses que levaram a criação da Manifestação do Destinatário e suas funcionalidades.

Por quê? Motivos e Interesses.

Já se sabia que o sistema da Nota Fiscal Eletrônica traria novas possibilidades tecnológicas para controles por parte do governo, porém a empresas também começaram a enxergar oportunidades para garantir conformidade no processo comercial e corrigir falhas existentes até então.

Todo este movimento por parte do governo e das empresas para melhorar o processo pode ser confirmado com a publicação da Nota Técnica 2012.002 onde foram definidas as funcionalidades que seriam disponibilizadas pela SEFAZ.

Também foi publicado um artigo no site da Nota Fiscal Eletrônica com 21 questões respondidas sobre a Manifestação do Destinatário. Na resposta destas questões, tem um item que fica bem claro a intenção do governo em atender certos interesses das empresas. Veja abaixo:

Pergunta:  Se a Manifestação do Destinatário ainda não é obrigatória, por que as empresas devem adotar este processo?

Resposta:  Pelas razões abaixo que beneficiam o próprio destinatário das mercadorias.

• Para saber quais são as NF-e que foram emitidas, em todo o país, tendo a empresa como destinatária;
• Para evitar o uso indevido de sua Inscrição Estadual, por parte de emitentes de NF-e que utilizam inscrições estaduais idôneas para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso do indicado na documentação fiscal;
• Para poder obter o XML das NF-e, que não tenham sido transmitidas pelo respectivo emitente;
• Para obter segurança jurídica no uso do crédito fiscal correspondente, pois uma nota confirmada não poderá ser cancelada pelo seu emitente;
• Para registrar junto aos seus fornecedores que a mercadoria foi recebida e constituir formalmente o vínculo comercial que resguarda juridicamente as faturas comerciais, sem a necessidade de assinatura no canhoto impresso no DANFE.

Diferença entre “Manifesto Eletrônico” e “Manifestação do Destinatário”.

“Manifesto Eletrônico”,  não é a Manifestação do Destinatário.

Já ouvi diversas vezes pessoas se referirem a Manifestação do Destinatário com o termo “Manifesto Eletrônico”, entretanto são funcionalidades totalmente diferentes. As duas são disponibilizadas pela SEFAZ, porém tem funções diferentes.

Manifesto Eletrônico, cujo o nome correto é Manifesto Eletrônico de Documentos ou MDF-e, é um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, para substituição ao Manifesto de Carga, modelo 25.

A finalidade do MDF-e é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte. O arquivo eletrônico do MDF-e contem as informações do veículo de carga, condutor, previsão de itinerário, valor e peso da carga e documentos fiscais.

“Já a finalidade da Manifestação do Destinatário, conforme descrito anteriormente, é o registro de eventos pelo destinatário sobre as notas fiscais eletrônicas.”

Para saber mais sobre o MDFe, sugiro a consulta do site de Manifesto Eletrônico onde se encontra toda a legislação e também uma página com respostas para as perguntas mais frequentes.

Funcionalidades liberadas com a Manifestação do Destinatário

Neste tópico detalharei as funcionalidades pela Manifestação do Destinatário conforme a Nota Técnica 2012.002.

Preste atenção, pois se entender bem estas funcionalidades e utilizá-las, você terá uma outra visão e nível de conformidade sobre todos os documentos emitidos contra a sua empresa.

Consulta de Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa.

Esta funcionalidade permite que as empresas consultem na SEFAZ todos as notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ das empresas nos últimos 45 dias.

Com isto é possível ter ciência da notas fiscais mesmo quando o parceiro comercial não enviar a mercadoria ou o documento fiscal.

Consulta de Eventos emitidos contra as Notas Fiscais.

Além da consulta de notas fiscais, também foi liberada a opção para consulta de todos eventos relacionadas as notas fiscais que as empresas estejam envolvidas no processo comercial.

Quando digo “eventos emitidos relacionados as Notas fiscais que empresas estejam envolvidas no processo comercial”, quero dizer que é possível consultar todos os eventos registrados por você e terceiros contra as notas fiscais de entrada e saída da sua empresa. Mas quais eventos? Por exemplo o Registro de Passagem Eletrônica em Postos Fiscais.

Consegue imaginar as possibilidades que recurso pode te dar?

Não? Mais a frente explicarei melhor como ele pode ajudar na escrituração, na rastreabilidade das mercadorias e na redução de custos operacionais.

Download de XML de NFe direto da SEFAZ

Foi disponibilizado um serviço (webservice) para realizar o download dos XML de NFe.  Com isto as empresas podem baixar os XMLs que não foram disponibilizados pelos emitentes.  Este download fica liberado pelo prazo de 30 dias da autorização de uso da NFe e somente após o registro de um dos seguintes eventos: Ciência da Operação ou Confirmação da Operação.

O download deve não deve utilizado de forma deliberada, pois existem ressalvas.

Veja neste artigo todos os cuidados para download dos arquivos de XML de NFe direto da SEFAZ.

Eventos da Manifestação do Destinatário

Como o proposito principal da manifestação é registro de eventos sobre as notas fiscais, na  Nota Técnica 2012.002 foram detalhados os eventos e as regras para suas utilizações.

Evento de “Confirmação da Operação”: Através deste evento o destinatário confirma a operação e o recebimento da mercadoria (para as operações com circulação de mercadoria).

Evento de “Desconhecimento da Operação”: Através deste evento o destinatário pode informar o seu desconhecimento de uma determinada operação que conste na relação emitidas contra o seu CNPJ.  Conforme já descrito, uma empresa pode ficar sabendo das operações destinadas a um determinado CNPJ consultando o “Serviço de Consulta da Relação de Documentos Destinados”.

Evento de “Operação não Realizada”: Através deste evento o destinatário poderá informar que  uma  operação comercial não foi realizada, não cabendo neste caso a emissão de uma Nota Fiscal de devolução.

Por exemplo: o destinatário poderá registrar este evento em casos de recusa de recebimento da mercadoria.

Evento de “Ciência da Operação”: Através deste evento o destinatário pode declarar ciência sobre uma determinada operação destinada ao seu CNPJ, mas não possui elementos suficientes para apresentar a sua manifestação conclusiva sobre a operação citada.

O evento é opcional e pode ser evitado, já que normalmente o destinatário da NF-e deve possuir o arquivo XML da NF-e enviado e/ou disponibilizado pelo emitente.

Este evento “Ciência da Operação” não configura a manifestação final do destinatário, portanto não cabe o registro deste evento após a manifestação final do destinatário.

Regras gerais sobre os eventos da Manifestação do Destinatário

O destinatário poderá enviar uma única mensagem de Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada, valendo apenas a última mensagem registrada.

Exemplo: o destinatário pode desconhecer uma operação que havia confirmado inicialmente ou confirmar uma operação que havia desconhecido inicialmente.

Se ocorrer a devolução total ou parcial das mercadorias, além do procedimento atual de geração da Nota Fiscal de devolução, também poderá ser comandado o evento da “Confirmação da Operação”.

Bloqueio do cancelamento da NFe pelo emitente

Aqui está uma das grandes vantagens da manifestação do destinatário.  Após registrar o evento de Confirmação da Operação sobre uma nota fiscal, a empresa emitente fica automaticamente impedida de cancelar a NF-e.

Se o destinatário registrar o evento de confirmação sobre todas as notas fiscais recebidas, ele poderá ter certeza que no seu livro fiscal haverá somente notas fiscais válidas e que não nunca serão canceladas pelo emitente.

Porque eu devo utilizar a Manifestação do Destinatário?

Agora vou detalhar estes benefícios e vantagens e mostrar as funcionalidades que permitem avanços no controle fiscal e logístico sobre notas fiscais e o transporte das mercadorias.

Você verá que a “Consulta das Notas Fiscais da SEFAZ” permite cruzar as informações da SEFAZ contra o Livro Fiscal e encontrar diversas não conformidades.  Além disto, a “Consulta dos Eventos na SEFAZ” permite identificar Cartas de Correção, Cancelamentos, Registros de Passagem de Mercadoria, etc.

Para facilitar o entendimento separei estes benefícios entre “Controle Fiscal” e “Controle Logístico”. Agora vamos direto ao ponto.

Benefícios no Controle Fiscal

Após obter a lista de notas fiscais na SEFAZ e cruzar com a relação de notas fiscais e arquivos XML em poder da sua empresa, você consegue obter as seguintes informações:

• Lista de Notas Fiscais não enviadas pelos parceiros comerciais (Ex.: Compra de Mercadoria, Devolução de Clientes, Subcontratação, etc.);
• Lista de Notas Fiscais que existem na SEFAZ e que não estão no seu Livro Fiscal;
• Lista de Notas Fiscais registradas no Livro Fiscal e que não existem na SEFAZ;
• Lista de Notas Fiscais pendentes de lançamento fiscal;
• Lista de Notas Fiscais sem arquivo XML na sua base de dados;
• Notas Fiscais existentes na SEFAZ e que você não tem XML;
• Lista de Notas Fiscais emitidas pelos parceiros cujo o objetivo é “Devolução com Nota Fiscal Própria”.

Buscando na SEFAZ os eventos registrados e cruzando com a relação de notas fiscais e arquivos XML em poder da sua empresa, você consegue obter os seguintes benefícios:

Benefícios sobre as Notas Fiscais de Entrada:

• Identificar automaticamente o cancelamento de notas fiscais;
• Identificar automaticamente cartas de correções;
• Identificar CTe não recebidos para as Notas Fiscais cujo o frete deve ser pago pelo destinatário conforme Incoterms no XML da NFe;
• Identificar prorrogação da suspensão do ICMS nas remessas recebidas para industrialização após decorridos 180 dias.

Para saber mais sobre os eventos de prorrogação do prazo consulte a Nota Técnica 2015.001 onde foram instituídos os eventos “Pedido de Prorrogação”, “Cancelamento de Pedido de Prorrogação” e “Evento do Fisco”.

Benefícios sobre as Notas Fiscais de Saída:

• Identificar CTE’s não recebidos para as Notas Fiscais cujo o frete deve ser pago pelo remetente conforme Incoterms no XML da NFe;
• Identificar eventos de manifestação do destinatário sobre as notas fiscais;
• Identificar Notas Fiscais que estão registradas no Livro Fiscal mas que foram rejeitadas pelo cliente via evento de “Operação Não realizada” ou “Operação Desconhecida”;
• Identificar Notas Fiscais que estão registradas no Livro Fiscal que foram rejeitadas pelos clientes, mas que ainda não tiveram a Nota Fiscal de Entrada;
• Identificar Notas Fiscais vinculadas a transportadora no XML da NFe, porém sem o registro do Evento de CTe na SEFAZ pelo próprio transportador;
• Identificar Notas Fiscais enviadas a SUFRAMA, mas que ainda estão sem o registro de Internalização.

O Download de XML de Nota Fiscal é outra função liberada junto com a Manifestação do Destinatário. Com isto recurso é possível buscar o XML das Notas Fiscais direto da SEFAZ para situações onde o parceiro comercial não enviar o documento.

O Registro dos Eventos na SEFAZ permite as empresas informar a posição exata sobre cada documento fiscal ao governo.  Com isto é possível obter os seguintes benefícios:

Benefícios sobre as Notas Fiscais de Entrada:

• Segurança jurídica no uso do crédito fiscal das Notas Fiscais, pois após o destinatário registrar a “Confirmação da Operação”, o emitente fica automaticamente impedido de cancelar a NF-e;
• Evitar a autuação fiscal sobre falta de registro de notas fiscais de entrada;
• Registro junto aos seus fornecedores confirmando o recebimento da mercadoria, o que constitui formalmente o vínculo comercial que resguarda juridicamente as faturas comerciais, sem a necessidade de assinatura no canhoto impresso no DANFE.

Se a empresa controlar as notas fiscais emitidas contra o CNPJ e se manifestar conforme sua posição comercial sobre cada nota fiscal não haverá motivo para infração devido falta de escrituração de documento fiscal.  Para isto funcionar, é preciso escriturar as notas fiscais e confirmar isto perante a SEFAZ. Além disto, é preciso registrar o evento “Operação Desconhecida” ou “Operação não realizada” para as notas fiscais que a empresa não está de acordo.

Benefícios sobre as Notas Fiscais de Saída:

• Prorrogar o prazo sobre os materiais enviados a terceiros com suspensão de ICMS por 180 dias. Para saber mais sobre como utilizar os eventos de prorrogação do prazo consulte a Nota Técnica 2015.001.

Você pode achar que estou misturando os assuntos com este item acima.  Entretanto, a partir do momento que você implementa o Sistema de Registro Eventos, você já tem a infraestrutura para implementar outros eventos. Com isto, é possível expandir a funcionalidade para os eventos de prorrogação.

Benefícios no Controle Logístico

Através das funções da Manifestação do Destinatário é possível monitorar o processo de recebimento e envio das mercadorias através de ocorrências registradas contra as notas fiscais pelos seus fornecedores, clientes, transportadora e o próprio governo.

Para facilitar o entendimento, estou dividindo os benefícios entre Fluxo de entrada e Fluxo de saídas de mercadorias.

Benefícios sobre o Fluxo de Saída Mercadorias

• Obter a lista de notas fiscais rejeitadas pelos clientes;
• Obter a lista de notas fiscais de devolução dos clientes pendentes de entrada;
• Obter a lista de notas fiscais de devolução pendentes de transporte (CTe ou MDFe);
• Obter a lista de notas fiscais recebidas (confirmadas) pelos clientes;
• Obter a lista de notas fiscais enviadas para SUFRAMA, mas estão pendentes de internalização;
• Obter a lista de notas fiscais e saída pendentes de emissão de CTe/MDFe pelas Transportadoras;
• Obter a lista de notas fiscais que a transportada ainda não enviou o CTe para cobrança;
• Obter KPIs sobre tempo entre emissão da Nota Fiscal e a Entrada na SUFRAMA;
• Obter KPIs sobre o tempo entre emissão da Nota da Fiscal e a Emissão do CTe pela transportadora;
• Obter KPIs sobre o tempo entre emissão da Nota Fiscal e o Recebimento da Mercadoria pelo Cliente;
• Reduzir o custo de gestão do canhoto físico da nota fiscal;
• Obter um fluxo sobre todos os eventos registradas sobre as Notas Fiscais emitidas.

Benefícios sobre o Fluxo de Entrada de Mercadorias

• Obter a Lista de Notas Fiscais não enviadas pelos parceiros comerciais (Ex.: Compra de Mercadoria, Devolução de Clientes, Subcontratação, etc.);
• Obter a lista de notas fiscais pendentes de entrada;
• Obter a lista de notas fiscais pendentes de coleta. Isto é, NFe em que o frete é pago pelo Destinatário, conforme XML, porém está sem registro de evento “CTe vinculado a NFe” na SEFAZ;
• Obter a lista de notas fiscais de devolução dos clientes pendentes de entrada;
• Obter a lista de notas fiscais de devolução pendentes de transporte(CTe). Isto, NFe em que o frete é pago pelo Destinatário conforme XML, porém está sem registro de evento “CTe vinculado a NFe” na SEFAZ;
• Identificar automaticamente o cancelamento de notas fiscais;
• Identificar automaticamente cartas de correções;
• Obter a lista de notas fiscais de entrada que a transportada ainda não enviou o CTe para cobrança;
• Obter KPIs sobre o tempo entre emissão da Nota da Fiscal e a Emissão do CTe pela transportadora;
• Obter KPIs sobre o tempo entre emissão da Nota Fiscal e o Recebimento da Mercadoria;
• Identificar prorrogação da suspensão do ICMS nas remessas recebidas para industrialização após decorridos 180 dias.

Importante: Todos benefícios listados acima podem ser obtidos cruzando a “Lista de Notas Fiscais da SEFAZ”,  os “Eventos registrados contras  Notas” e os “Arquivos XML” das NFe e os CTe.

Como implementar a Manifestação do Destinatário e suas funcionalidades.

O ideal é que estas funcionalidades façam parte do sistema de gestão da sua empresa.   Com isto, além de obter a relação de documentos diretos da SEFAZ você poderá cruzar com as informações do seu sistema e obter todos os benefícios descritos nos tópicos “Benefícios no Controle Fiscal” e “Benefícios no Controle Logístico”.

Para o mercado SAP estas funcionalidades são implementadas em softwares complementares para “Automação de Entradas de NFe” e “Emissores de Nota Fiscal Saída”.

Quando falamos sobre estas funcionalidades para a Gestão de Mercadorias e Fretes onde se tem o cruzamento de notas fiscais de entrada, notas fiscais de saída e conhecimentos de transporte e todo o monitoramento das mercadorias, são implementados softwares para auditoria, conciliação e gestão de fretes.

Para quem não tem sistema e orçamento para implementação a curto prazo, a SEFAZ fornece gratuitamente o aplicativo através de link.

Este software permite a busca na SEFAZ de todos as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ e também permite a consulta de todos os eventos registrados nas Notas Fiscais que sua empresa esteja envolvida no processo comercial.

Adicionalmente, o software também possibilidade o download de arquivo XML da NFe e a exportação deste arquivo para um diretório.

Espero ter ajudado. Se gostou do artigo peço que compartilhe com seus amigos.

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