A Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal utilizado por muitas empresas em suas rotinas para realizar o controle da entrada e saída de mercadorias. Entretanto, se ela tiver erros de emissão ou algum problema relacionado à própria mercadoria, é possível fazer a Recusa da Nota Fiscal.
Neste artigo, vamos explicar tudo sobre o que é recusa da NFe, quando fazer e o que acontece se a sua nota fiscal for recusada.
O que é recusa da Nota Fiscal?
A recusa da Nota Fiscal é formalizada através do registro do evento ‘Operação Não Realizada’ ou ‘Desconhecimento da Operação’ em cima da nota fiscal de compra. Essa dinâmica faz parte da Manifestação do Destinatário. Ao utilizar esses eventos, informamos ao Fisco e aos envolvidos na operação que existe um erro ou irregularidade com a mercadoria ou documento fiscal.
Tem dúvidas sobre o que é um evento? Saiba tudo neste artigo: Tudo sobre Eventos de NFe
Ou seja, o destinatário da mercadoria, ao receber a nota, não permite que ela entre para o seu estoque porque identificou algum erro como:
- Inconsistências nos dados da NFe;
- Divergência entre os produtos descritos na nota e o que foram realmente entregues;
- Diferenças nas quantidades, preços e especificações do produto;
- Falta de conformidade nos valores acordados previamente;
- Não reconhecimento da emissão da NFe contra a sua empresa.
Qual o prazo para fazer a recusa?
Basicamente, em âmbito Federal, você pode realizar a recusa da nota fiscal dentro de um prazo de até 180 dias contatos a partir da data de autorização da nota fiscal.
Entretanto, existem algumas particularidades que mudam essa data, dependendo estabelecimento que a mercadoria está destinada, tipo de produto e, também, de estado para estado, de acordo com o Ajuste Sinief 7/05.
Também é válido lembrar que mesmo que você já tenha registrado Ciência da Emissão para a mesma NFe, ainda assim, é possível registrar a recusa. Isso porque o evento de ciência da emissão confirma apenas que você tem conhecimento de que aquela operação está destinada ao seu CNPJ, e não de que toda a entrega foi concluída.
Você também pode gostar de ler: Prazos para Manifestação do Destinatário da NFe
O que acontece quando o cliente recusa uma nota fiscal?
Quando um cliente recusa a nota fiscal eletrônica (NFe) que você emitiu, existem algumas etapas para que você possa identificar essa nota e corrigir a situação para garantir que tudo esteja em conformidade com as regras fiscais:
Identifique a Recusa
Você pode identificar uma nota recusada através de alguns ERPs ou de um software próprio de gestão de documentos fiscais. Assim, será possível identificar quais os motivos da recusa, que podem incluir erros nas informações das notas, produtos ou valores.
Registre a devolução das mercadorias e emita a NFe de devolução
Caso a recusa envolva uma devolução de mercadorias para a sua empresa, será necessário registrar as mercadorias novamente no seu estoque através de uma NFe de devolução, que vai formalizar essa operação evitando o pagamento de novos impostos.
Lembrando que, caso o seu cliente seja uma pessoa física, cabe à sua empresa, emissora da NFe original, emitir uma nota de devolução que acompanhará a mercadoria.
Entretanto, caso o cliente seja outra pessoa jurídica, a responsabilidade da emissão da nota fiscal eletrônica de devolução cabe a ela.
Corrija a NFe original
Com base nos motivos da recusa, faça a correção na nota fiscal, colocando as informações corretas do destinatário, produtos ou outra inconsistência apontada.
Qual a diferença entre Recusa e Devolução?
Na rotina fiscal, pode haver dúvidas sobre a diferença entre o processo de recusar uma nota fiscal e a emissão de uma nota fiscal de devolução. Você sabe quais as diferenças? Veja a seguir os pontos mais importantes:
Recusa da Nota Fiscal
- A recusa é um processo que o destinatário informa que a NFe contém erros ou inconsistências. Ou seja, que a operação não foi realizada adequadamente;
- A recusa é registrada pelo evento “Operação Não Realizada” ou “Desconhecimento da Operação” na “Manifestação do Destinatário“;
- A recusa não é sobre devolver um produto, mas sobre reportar que existe algo de errado com a NFe.
Nota Fiscal de Devolução
- A devolução acontece quando o destinatário devolve os produtos que recebeu. No caso de pessoas jurídicas, ele emite a nota de devolução para sinalizar que o item está sendo devolvido para a origem;
- A devolução pode envolver ajustes financeiros e a reposição de estoques.
Basicamente, a recusa é a correção de informações fiscais, enquanto a devolução lida com o retorno físico de produtos.
Como recusar uma Nota Fiscal?
Recusar nota fiscal na SEFAZ
Como falamos anteriormente, você pode realizar a recusa da NFe através da Manifestação do Destinatário, diretamente pelo site da Secretária da Fazenda do seu estado.
Ao acessar o portal, consulte a nota fiscal através da sua chave de acesso e selecione a opção de Manifestação do Destinatário.
Selecione a opção “Operação Não Realizada” ou “Desconhecimento da Operação” e adicione uma justificativa para essa recusa.
Recusa da nota fiscal por ERP ou software especializado
Neste caso, você pode fazer a recusa da NFe no próprio ERP utilizado pela empresa, procurando a opção de Manifestação do Destinatário. Entretanto, a maioria deles não possui essa opção.
Alguns softwares especializados no gerenciamento de documentos fiscais, como o Fiscal.io Monitor, também permitem registrar o evento de “Operação Não Realizada”, conforme imagem abaixo:
Além disso, você pode manifestar outros eventos através do Fiscal.io Monitor, como a Confirmação da Operação, Operação Desconhecida e Ciência da Operação. Também é possível fazer o registro desse evento em uma ou mais notas fiscais simultaneamente.
Posso reverter a recusa de uma Nota Fiscal?
Caso você tenha registrado indevidamente a recusa de uma NFe, é possível fazer a reversão do evento registrando outro evento como a “Confirmação da Operação”, por exemplo.
De acordo com a SEFAZ, você pode corrigir um evento registrando outro que substitua o anterior. Isto porque, o último evento registrado é o que confere o status atual para a nota fiscal.
⚠️ Mas, lembre-se: o único evento que isso não ocorre é o da ‘Confirmação da Operação’ que indica que toda a operação relativa aquela nota fiscal foi concluída.
Como verificar quais notas da minha empresa foram recusadas?
Existem duas formas de identificar quais notas fiscais da sua empresa foram recusadas. Veja a seguir as alternativas.
A primeira, é verificar manualmente através do Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Ao clicar em ‘Consultar NFe’, insira a chave de acesso da nota que deseja ter a informação.
Essa opção, apesar de parecer viável em pequenas situações, depende que você coloque nota fiscal por nota fiscal para conseguir encontrar se existe alguma que foi recusada. Porém, existe uma forma mais rápida e automática para conseguir essas informações sem todo esse trabalho manual.
A segunda alternativa, é utilizar um software especializado como o Fiscal.io Monitor que já comentamos anteriormente. Além de poder registrar a recusa da nota, você também pode identificar facilmente os eventos de ‘Operação Não Realizada’ que foram emitidos contra o seu CNPJ.
O Fiscal.io Monitor tem uma versão gratuita para facilitar o seu dia a dia! Experimente!
Caso queira ainda mais controle, a partir do plano Avançado, você também pode ter acesso a relatórios de todas as notas fiscais recusadas e notas de devolução emitidas, além do monitoramento preciso dos eventos das suas NFes de saída.
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