A conciliação fiscal é um dos pilares mais importantes para manter a conformidade tributária de uma empresa. Mais do que uma exigência legal, trata-se de uma medida de segurança que protege o negócio contra autuações, multas e riscos financeiros.
Mas na prática, como garantir que todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa estão devidamente escrituradas e coerentes com o que será entregue no SPED Fiscal?
Neste artigo, vamos explorar o conceito de conciliação fiscal, destacar por que ela é indispensável e apresentar 3 dicas práticas para conferir notas escrituradas, com foco em automatizar processos, reduzir erros e economizar tempo. A última dica considera, inclusive, a funcionalidade avançada do Fiscal.io Monitor, que facilita a auditoria fiscal de maneira inteligente e segura.
Se você atua nas áreas fiscal, contábil ou de tecnologia com foco em compliance tributário, este conteúdo é para você.
O que é conciliação fiscal?
A conciliação fiscal é o processo de cruzar informações fiscais e contábeis com o objetivo de garantir que os tributos declarados estão corretos e que todos os documentos fiscais foram devidamente registrados e escriturados. Ela envolve, por exemplo, verificar se as notas fiscais recebidas (NFe/NFSe/CTe) estão no sistema da empresa, foram lançadas corretamente e se batem com o que será declarado nos arquivos digitais exigidos pelo fisco.
Esse processo é essencial para empresas que emitem ou recebem grandes volumes de documentos fiscais eletrônicos. Além de assegurar a conformidade com a legislação, a conciliação ajuda a identificar divergências que podem gerar inconsistências nos arquivos do SPED Fiscal, como:
- Notas recebidas que não foram escrituradas;
- Escriturações com dados incorretos (valores, CFOP, CST, alíquotas);
- Informações em duplicidade ou faltantes.
Além disso, com a pressão crescente dos fiscos estaduais e federal por informações digitais precisas e consistentes, a conciliação fiscal deixou de ser uma tarefa eventual e passou a ser um processo contínuo, automatizado e estratégico.
Por que conferir notas escrituradas?
Toda empresa que deseja evitar riscos fiscais precisa se perguntar: todas as notas fiscais emitidas contra meu CNPJ estão escrituradas corretamente? Parece simples, mas a resposta exige controle rigoroso e ferramentas adequadas.
Erros na escrituração podem gerar autuações e multas, prejudicar o fechamento contábil e até impedir a recuperação de créditos tributários. Além disso, muitos desses erros só são identificados durante ou após uma fiscalização, quando já é tarde para corrigir.
Fazer essa verificação manualmente, nota por nota, é inviável para a maioria das empresas. Por isso, trouxemos três dicas práticas e realistas que vão te ajudar a revisar esse processo de forma mais segura e eficiente.
Dica 1: Comece pela chave de acesso da nota fiscal
A chave de acesso é a identidade única da nota fiscal eletrônica. Ela contém 44 dígitos que representam o CNPJ do emissor, a numeração da nota, o código do estado, o modelo do documento, entre outras informações.
Essa chave é o elemento de ligação entre a nota armazenada na SEFAZ e o que é lançado no seu sistema de escrituração. Quando falamos em conciliação fiscal, o ponto de partida deve sempre ser: a chave de acesso da nota está registrada no meu ERP ou no meu sistema de controle fiscal?
Portanto, ao estruturar a conciliação fiscal a partir da chave de acesso, você garante que está comparando registros oficiais (obtidos diretamente da SEFAZ) com os dados internos da sua empresa.
Como aplicar na prática:
- Tenha um sistema que capte e armazene os XMLs das notas emitidas contra seu CNPJ;
- Utilize a chave de acesso como critério de comparação com os dados do seu ERP;
- Crie alertas ou relatórios para identificar chaves que estão no XML, mas não no sistema.
Dessa forma, esse primeiro filtro já elimina grande parte dos erros de omissão e é essencial para qualquer processo mais robusto de auditoria fiscal.
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Dica 2: Não basta enviar o SPED. É preciso auditar o conteúdo
Muitas empresas se preocupam apenas com o envio correto dos arquivos do SPED Fiscal, mas deixam de lado a etapa mais crítica: a auditoria do conteúdo.
Isso porque, auditar o SPED significa verificar se as informações declaradas realmente correspondem à realidade dos documentos fiscais. Um SPED entregue no prazo não garante conformidade se estiver recheado de inconsistências.
Pontos de atenção durante a auditoria do SPED:
- Notas fiscais recebidas que não constam no arquivo;
- Informações lançadas com valores incorretos;
- CFOP incompatível com a operação;
- CST e alíquotas de ICMS, PIS e COFINS mal configurados;
- Documentos cancelados ou denegados que aparecem como válidos.
Assim, podemos não perceber esses erros quando fazemos a auditoria manualmente ou sem critérios objetivos. E é aqui que o cruzamento automatizado de dados se torna um diferencial competitivo para as empresas.
Dica 3: Automatize sua conciliação fiscal com ferramentas inteligentes
Se sua empresa precisa conferir dezenas, centenas ou milhares de documentos fiscais por mês, a automação da conciliação fiscal não é mais uma opção, é uma necessidade.
Dessa forma, ferramentas como o Fiscal.io Monitor oferecem funcionalidades específicas para conciliar notas escrituradas com os documentos disponíveis na base da SEFAZ, com inteligência e segurança.
Como funciona na prática?
A funcionalidade de conciliação fiscal avançada do Fiscal.io Monitor permite importar o SPED Fiscal da sua empresa e comparar os documentos escriturados com os arquivos XML capturados automaticamente da SEFAZ. Com isso, você visualiza facilmente:
- Notas que foram emitidas contra a empresa, mas não foram escrituradas;
- Documentos denegados que estão no SPED, mas não existem no banco da SEFAZ;
- Divergências de valores entre XML e SPED;
- Notas duplicadas no SPED;
- Lançamentos com códigos fiscais incorretos.
Tudo isso com alertas, relatórios e painéis de acompanhamento que tornam a análise muito mais clara e acionável.
Além disso, o Fiscal.io Monitor permite uma conciliação fiscal contínua, o que evita que você acumule inconsistências ao longo dos meses e facilita o fechamento fiscal de cada período.
Conclusão
A conciliação fiscal é uma etapa crítica do processo de compliance tributário. Ignorar essa tarefa pode abrir brechas perigosas para multas, inconsistências contábeis e perda de créditos fiscais importantes.
Além disso, começar pela chave de acesso, auditar o conteúdo do SPED e automatizar com uma ferramenta como o Fiscal.io Monitor são estratégias que reduzem significativamente os erros e aumentam a confiabilidade dos dados.
E aí? Quer evitar dores de cabeça no fechamento? Conheça mais sobre a conciliação fiscal avançada do Fiscal.io Monitor e veja como ela pode transformar a rotina da sua equipe.
