Para você que consulta NFe diariamente ou quer saber como consultar todas as suas notas fiscais (NFe) recebidas pela sua empresa, neste artigo vamos mostrar quais são as possibilidades e como automatizar esse processo para reduzir o seu trabalho manual. Confira!
Como funciona o ambiente do Governo
O projeto da Nota Fiscal Eletrônica digitalizou todas as transações comerciais envolvendo mercadorias, bem como colocou sob poder do governo a vigilância perante os arquivos XML (versões digitais das notas) dos documentos.
Como resultado das necessidades dos contribuintes, o Governo disponibilizou serviços para consultar essas notas fiscais pelas partes interessadas, como o tomador, transportador, etc. Além disso, mecanismos foram criados para possibilitar automação de processos para empresas que têm que lidar com um volume alto de documentos.
Enfim, podemos resumir que é possível consultar todas as notas fiscais emitidas por terceiros contra o seu CNPJ de duas maneiras:
- Através do portal NFe
- Através de um software especializado na consulta e download de XMLs
Sobretudo, o portal NFe permite consultas manuais das notas (entrada ou saída), uma a uma, através da chave de acesso do documento e o certificado digital da empresa.
Por outro lado, o Ambiente Nacional (fornecido pelo Governo), permite que um software especializado conecte com a API da Receita Federal e consulte notas emitidas por terceiros contra o CNPJ.
Veja mais detalhes nos próximos tópicos.
Consulta NFe manual no Portal NFe
Se você possui a chave de acesso da nota fiscal em questão e o certificado digital do CNPJ, esta é a opção mais simples de consulta.
Na página de consulta do Portal NFe, basta digitar a chave de acesso da nota fiscal, resolver o Captcha e clicar em “Continuar”, para consultar sua nota.
Logo depois, será possível ver todas as informações da sua nota e baixar o arquivo XML ou PDF.
Veja que este processo é manual e repetitivo, por isso para volumes altos de documentos, pode não ser a melhor escolha. Assim, usar um software especializado é a melhor opção, veja no próximo tópico!
Consulta NFe via software especializado: Ambiente Nacional
Para resolver o problema de empresas que precisam consultar grandes volumes de notas e verificar seus status (aprovadas, canceladas, etc.), o Governo criou o Ambiente Nacional, um hub de serviços que possibilitam softwares conectarem via API e baixar as notas fiscais emitidas por terceiros contra a empresa.
Como funciona?
Basicamente, o Governo disponibiliza uma documentação nos Esquemas XML e nas Notas Técnicas, que orientam software houses no desenvolvimento de seus sistemas de consulta.
O Ambiente Nacional, porém, tem algumas regras bem específicas para permitir essas buscas em massa. Veja abaixo:
Regras de consulta no Ambiente Nacional
Este ponto é super importante para entender como funciona o Ambiente Nacional e como usá-lo.
1) Quais documentos podem ser consultados
O Ambiente Nacional irá entregar apenas as notas emitidas por terceiros contra o CNPJ ou CFPF. Ou seja:
- Notas de entrada ou compra;
- Notas a serem transportadas (no caso de transportadoras citadas na NFe);
- Eventos emitidos por terceiros contra suas notas recebidas ou emitidas.
Os “terceiros”, no caso, podem ser o próprio fornecedor, a transportadora, a SEFAZ ou o cliente. É importante lembrar que a SEFAZ não irá entregar XML do documento principal emitido pela empresa que consulta o Ambiente Nacional.
2) Utilização de certificado digital
É necessário utilizar um certificado digital válido eCPF ou eCNPJ para consultar no Ambiente Nacional. Não é estritamente necessário possuir as chaves de acesso das notas fiscais.
3) Periodização de consulta
O software pode consultar o Ambiente Nacional 1 vez a cada 1 hora.
4) Busca retroativa de documentos
Sobre o período de busca, o Ambiente Nacional irá te entregar suas notas seguindo as seguintes regras:
- Se for a primeira vez que este certificado digital está consultando notas através de um software especializado, o Ambiente Nacional não irá entregar notas retroativas. Apenas a partir da primeira consulta irá entregar as próximas notas que forem sido emitidas;
- Contudo, caso este certificado digital consultou notas através de um software especializado dentro dos últimos 60 dias, o Ambiente Nacional irá te entregar os XMLs das notas emitidas nos últimos 90 dias.
- Mesmo que o seu certificado digital já tenha consultado o Ambiente Nacional alguma vez, mas faz mais de 60 dias que não consulta, valerá a regra do ponto 1 dessa lista.
5) Etapas do download: como é feito
A consulta e o download do XML da nota acontece em três etapas:
- Consulta da chave de acesso
- Manifesto da ciência da emissão pelo tomador
- Liberação de download do XML pela SEFAZ
Nessa parte, é importante entender que a SEFAZ irá primeiro te entregar um “resumo da nota”, ou seja, a chave de acesso e mais algumas informações básicas. Então, para liberar o XML e o restante das informações, a SEFAZ solicita que o tomador da nota (ou seja, você que está consultando) registre o evento “Ciência da Emissão” na nota.
6) Prazo para ciência da emissão (efetivamente é o prazo para o download do XML)
O prazo para registrar o evento “Ciência da Emissão” na nota consultada é de até 10 dias após a data de autorização da nota na SEFAZ. Ou seja, você tem 10 dias para baixar o XML automaticamente via um sistema, ou terá que usar o Portal NFe.
Sistemas especializados, como o Fiscal.io Monitor, conseguem fazer o processo de consulta > ciência da emissão > download automaticamente, para que você não precise realizar o trabalho manual de manifestar e solicitar download de nota por nota.
Além disso, a Fiscal.io também possui um serviço de download em lote de notas, mesmo que esse período de 10 dias já tenha passado.
Software gratuito para consulta de NFe
Se você precisa consultar a lista de notas fiscais emitidas pelos seus fornecedores ou clientes (no caso de transportadoras), o Fiscal.io Monitor é um software com uma versão gratuita que faz exatamente isso.
O programa conecta com o Ambiente Nacional e baixa as notas seguindo as regras mencionadas no tópico anterior.
Na versão gratuita, o sistema realiza as consultas periódicas de uma em uma hora para trazer os “resumos” das notas, e então você pode selecionar uma lista de notas e solicitar o download manualmente. A partir da sua solicitação de download, o sistema registra a Ciência da Emissão e solicita o XML e PDF das notas para o Ambiente Nacional.
Além disso, o Fiscal.io Monitor também baixa XML e PDF dos Conhecimentos de Transporte eletrônico (CTe) dos últimos 90 dias. Também permite registrar o evento de Prestação em Serviço em Desacordo para CTe, aplicar etiquetas nos documentos, salvar em pastas, exportar para Excel, e muito mais!
Acesse o site da Fiscal.io e baixe a versão gratuita!
