Você sabe o que é compliance fiscal e qual a sua importância para o sucesso do seu negócio? Veja neste artigo a importância da conformidade fiscal e dicas de como melhorar seus processos para garantir eficiência!
O que é compliance fiscal?
Compliance fiscal é o conjunto de normas, procedimentos e boas práticas que visam garantir o cumprimento das obrigações tributárias e fiscais de uma empresa. Além disso, prevê evitar multas, penalidades e problemas com o fisco!
Dessa forma, ele é essencial para a sua empresa por vários motivos, entre eles:
- Evita prejuízos financeiros decorrentes de multas, juros e correções monetárias por atraso ou erro no pagamento de impostos e taxas;
- Protege a reputação da empresa perante os clientes, fornecedores, parceiros e órgãos reguladores, demonstrando transparência, ética e responsabilidade social;
- Reduz riscos de autuações, fiscalizações e processos judiciais relacionados a questões tributárias e fiscais;
- Otimiza os processos internos da empresa, aumentando a eficiência, a produtividade e a qualidade dos serviços prestados;
- Garante a conformidade com as constantes mudanças na legislação tributária e fiscal, que são frequentes e complexas no Brasil.
No Brasil, esses processos são muito assistidos pela tecnologia, visto que desde 2008, os documentos fiscais e seus processos têm se tornado eletrônicos. Por isso, integrar tecnologia nos processos é essencial para garantir conformidade fiscal e tributária para sua empresa!
Melhores práticas de compliance fiscal
Para garantir o compliance fiscal no gerenciamento dos seus DF-e, é preciso seguir algumas boas práticas, tais como:
- Emitir os DF-e de acordo com as regras e os padrões definidos pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado e pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
- Validar os DF-e antes de enviá-los à SEFAZ, verificando se os dados estão corretos e se o documento possui o código de verificação e assinatura digital com certificado digital válido.
- Armazenar os DF-e em um local seguro e de fácil acesso, preferencialmente em um sistema na nuvem, que ofereça backup automático, criptografia e controle de acesso.
- Guardar os DF-e pelo prazo mínimo de 5 anos, conforme determina o Código Tributário Nacional (CTN), podendo ser solicitado pela fiscalização a qualquer momento.
- Disponibilizar os DF-e para consulta e download pelos destinatários e pelos órgãos competentes, através do Portal Nacional da NF-e ou do portal da SEFAZ estadual.
- Manifestar os DF-e recebidos de seus fornecedores, confirmando ou rejeitando a operação realizada, através do evento de Manifestação do Destinatário.
- Monitorar os DF-e emitidos e recebidos, acompanhando o status de autorização, cancelamento, inutilização e denegação dos documentos. – Integrar os DF-e com o seu sistema de gestão empresarial (ERP), facilitando a contabilização, a escrituração e a geração das obrigações acessórias.
Dessa forma, você pode garantir o compliance fiscal da sua empresa e aproveitar os benefícios de estar em conformidade com as leis. Lembre-se que o compliance fiscal não é um custo, mas um investimento que traz retorno em forma de economia, segurança e credibilidade para o seu negócio.
Como escolher um sistema de gestão de documentos fiscais eletrônicos?
Para facilitar o gerenciamento dos seus DF-e e garantir o compliance fiscal da sua empresa, é recomendável contar com um sistema especializado em gestão de documentos fiscais eletrônicos. Esse sistema deve oferecer as seguintes funcionalidades:
- Armazenamento seguro e inteligente dos DF-e na nuvem, com backup automático, criptografia e controle de acesso.
- Consulta e download dos DF-e emitidos e recebidos, com atualização em tempo real do status dos documentos.
- Manifestação dos DF-e recebidos, com confirmação ou rejeição da operação realizada.
- Integração com o seu ERP, facilitando a contabilização, a escrituração e a geração das obrigações acessórias.
- Relatórios gerenciais e analíticos dos DF-e, com filtros por período, tipo de documento, emitente, destinatário, valor, imposto, entre outros.
- Suporte técnico e jurídico especializado, com atualização constante das normas fiscais e tributárias.
Para isso, recomendamos o Fiscal.io Monitor, que é um sistema completo de gerenciamento de documentos fiscais e automações, que possui uma versão gratuita para testar e ver como é simples de ser utilizado! Baixe agora neste link.
Conclusão
Em suma, o gerenciamento dos documentos fiscais eletrônicos é uma atividade fundamental para as empresas que realizam operações tributáveis no Brasil.
Além de garantir o cumprimento das obrigações fiscais e evitar problemas com o Fisco, o gerenciamento dos DF-e também traz benefícios como a redução de custos, a otimização de processos, a melhoria da qualidade das informações e a tomada de decisões mais assertivas.
