Neste artigo vamos mostrar as melhores formas de baixar XML de nota fiscal eletrônica (NFe) gratuitamente!
Essencialmente, há duas formas de baixar NFe grátis:
- Via portais do Governo;
- Via softwares especializados gratuitos.
Iremos mostrar as opções possíveis neste artigo, suas vantagens e desvantagens, para você adaptar da melhor forma à sua realidade.
Como baixar XML via Portais do Governo
Junto do lançamento do projeto da Nota Fiscal eletrônica, lá em 2009, as esferas do Governo têm disponibilizado e mantido portais web para o contribuinte consultar suas notas fiscais. Cada portal têm suas particularidades e funcionalidades disponíveis para o contribuinte.
O Portal mais comum e mais completo é o Portal NFe, mantido pela esfera Federal do FISCO.
Vantagens e desvantagens de portais governamentais
De modo geral, portais web mantidos pelo Governo (em suas esferas) são vantajosos por serem os canais oficiais de consulta, pois fornecem informações completas sobre os documentos e por serem confiáveis quanto ao seu funcionamento.
Principais vantagens dos portais do governo
- Consultas trazem todas as informações de determinado documento (XML oficial + XML de todos os eventos);
- Consulta retroativa de documentos;
- Perenidade e manutenção do portal garantida pelo governo;
- Serviços adicionais ao contribuinte dependendo da região.
Por outro lado, a usabilidade não é das melhores, pois todas as consultas de documentos fiscais nestes portais são totalmente manuais (nota a nota), através da chave de acesso da nota. Por isso, essa característica impede automações, gera trabalho manual e não resolve o problema clássico de fornecedores que não enviam a nota fiscal por e-mail.
Principais desvantagens dos portais do governo:
- Consultas manuais nota a nota;
- Contribuinte precisa da chave de acesso;
- Não permite automações de download;
- Não permite o contribuinte descobrir notas emitidas contra sua empresa sem sua ciência (fornecedores que não enviam nota por e-mail).
Portal NFe: como consultar
Primeiramente, além de fornecer consulta de NFe para o contribuinte, este portal é o repositório oficial do projeto da Nota Fiscal eletrônica, contendo as atualizações na legislação, notas técnicas e esquemas XML.
Sempre que for consultar uma nota fiscal pelo Portal NFe, você precisa, essencialmente, da chave de acesso de 44 dígitos da nota.
Assim sendo, você consegue fazer uma “consulta resumo” e ver as informações mais básicas da nota, como no exemplo abaixo.
Para realizar uma “consulta completa”, ou seja, ver todo o histórico de eventos relacionados, baixar o XML e o PDF, é necessário autenticar a consulta com o certificado digital da sua empresa.
Esse estilo de busca, manual nota por nota, é o padrão comum entre os portais do Governo, em suas esferas.
Como baixar XML via software especializado gratuito
Além dos portais web governamentais, o Governo também disponibiliza e mantém um serviço Webservice para que empresas possam desenvolver softwares para consultar o banco de dados oficial completo do governo, usando o certificado digital da empresa como autenticador.
Chamamos esse esse “banco de dados” de Ambiente Nacional.
Uma rápida lembrança do processo de emissão de nota fiscal eletrônica:
Primeiramente, relembrar como esse processo funciona é importante para entender, de forma básica, como funciona o Ambiente Nacional.
Toda nota fiscal deve ser emitida através de um software. Todo software de emissão de notas tem uma conexão com o serviço de sua respectiva SEFAZ Estadual. Esse serviço da SEFAZ Estadual, por sua vez, tem uma conexão com o serviço Nacional.
Ou seja, toda nota emitida tem seu XML transmitido automaticamente para os órgãos do governo. É isso que possibilita esse “banco de dados completo” do governo Federal.
Do outro lado do processo, o Ambiente Nacional vai fornecer a possibilidade das empresas tomadoras dessas notas consultar as NFe emitidas contra elas, automaticamente e em lote, com ou sem a chave de acesso, através de um software especializado.
Vantagens e desvantagens de baixar NFe via software especializado
De maneira geral, o objetivo de usar o Ambiente Nacional através de um software especializado é automatizar o processo de obtenção do XML das NFe para as empresas tomadoras, reduzindo chance de erros e falta de documentos, assim garantindo mais conformidade fiscal.
Principais vantagens de um software especializado:
- Descoberta das chaves de acesso das NFe (independência do fornecedor);
- Download dos XMLs em lote, de hora em hora, das notas emitidas contra a empresa;
- Atualização automática do status das notas fiscais;
- Possibilidade de automação do processo de importação de notas nos Softwares de Gestão ERP ou contábil;
- Possibilidade de registro de Manifestação do Destinatário em lote.
Por outro lado, os softwares que conectam no Ambiente Nacional para baixar NFe têm que seguir as regras de consulta impostas pelo sistema do governo, portanto há algumas limitações quanto ao que se pode consultar, prazos, etc.
Principais desvantagens de um software especializado:
- Dificuldade para consultar notas retroativas;
- Consulta somente de documentos emitidos por terceiros;
- Consumo Indevido: Ambiente Nacional limita consultas aos seus serviços a somente 1 consulta por hora por certificado digital. Consultas em paralelo podem gerar erros.
O Fiscal.io Monitor é um software especializado gratuito para consulta e download de notas fiscais na SEFAZ. Acesse aqui e use grátis.
Consulta no Ambiente Nacional: o que é e como funciona
Como já abordamos no artigo Consulta NFe de entrada: o guia definitivo!, o webservice fornecido pelo Fisco tem suas peculiaridades, mas é graças à ele que as empresas conseguem automatizar seus processos de entrada de documentos, estoque, etc.
Definições gerais:
Basicamente, um software especializado irá se conectar com o Ambiente Nacional e requisitar documentos, e o AN (Ambiente Nacional) retornará “todos os XMLs emitidos por terceiros contra o CNPJ ou CPF consultado”.
De forma prática:
O que o Ambiente Nacional retorna a cada consulta?
- Documento principal das Notas de entrada ou compra;
- Notas a serem transportadas (no caso de transportadoras citadas no documento);
- Eventos emitidos por terceiros contra suas notas recebidas ou emitidas.
Enfim, os “terceiros”, no caso, podem ser o próprio fornecedor, a transportadora, a SEFAZ ou o cliente. Além disso, é importante lembrar que a SEFAZ não irá entregar XML do documento principal emitido pela empresa que consulta o Ambiente Nacional.
Para entender mais detalhes sobre a consulta no Ambiente Nacional, veja o artigo: Consulta NFe de entrada: o guia definitivo!
Possibilidades de automação e melhoria de processos
Depois de todas essas explicações, vamos dar um vislumbre de automação e melhoria de processos usando um software especializado para busca e download de documentos fiscais eletrônicos.
Mesmo com todas as regras impostas pelo Ambiente Nacional, ainda vale muito a pena usar esse meio para baixar documentos, afinal, consultar nota por nota no Portal NFe é impraticável…
Veja os processos mais comuns melhorados pelo Fiscal.io Monitor:
- Descoberta de documentos emitidos contra a empresa;
- Eliminação da dependência do fornecedor para receber o XML e PDF da nota;
- Possibilidade de recusa de notas emitidas indevidamente contra a empresa;
- Integração com o sistema ERP/gestão contábil para entrada automática de XML;
- Armazenamento de todos os documentos recebidos pela empresa no período, atendendo à legislação;
- Análise de dados integrando ferramentas de BI ao banco de dados.
Solução para download gratuito de notas: conheça o Fiscal.io Monitor
O Fiscal.io Monitor é um software pronto para automatizar processos com documentos fiscais eletrônicos.
Assim, a versão gratuita do sistema já conta com a busca e download ilimitado de NFe, CTe e MDFe! Além disso, o sistema é um hub completo, permitindo manifestação do destinatário, integração com outros sistemas e muito mais!
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