Você sabe diferenciar a nota fiscal de entrada da nota de saída? Entender essas distinções é fundamental para que uma empresa possa cumprir as obrigações fiscais da maneira correta.
Isso porque, a emissão da nota fiscal é obrigatória e faz parte da rotina de qualquer pessoa jurídica. É através dela, que registramos o pagamento de impostos e a comprovação de que adquirimos aquela mercadoria de forma legal.
Ao mesmo tempo, a nota fiscal de entrada e saída, é uma das formas de registro de fluxo de caixa, planejamento financeiro e controle de estoque dentro de uma empresa.
Além disso, elas ajudam o Fisco a garantir o controle sob as operações comerciais de uma empresa, ajudando a prevenir a sonegação de impostos.
Por isso, no artigo de hoje, queremos te apresentar os dois tipos principais de notas fiscais: a de entrada e a de saída. Cada uma tem uma função específica e processos próprios.
Quer saber mais sobre essas diferenças? Continue a leitura!
O que é Nota Fiscal de Entrada?
A primeira nota que vamos te apresentar hoje é a Nota Fiscal de entrada. Basicamente, ela é uma nota de compra de mercadoria, emitida por um terceiro, como um fornecedor ou vendedor, contra o seu CNPJ.
Além da compra de itens, também emitem a nota fiscal de entrada em casos específicos como:
- Devolução: quando o cliente devolve o produto, ele referencia sua nota de venda na nota de devolução, que chega para você como se fosse uma nota de entrada/compra;
- Transporte: do ponto de vista de uma transportadora, além das notas de compra/insumos, também dizemos “nota de entrada” aquelas que ela recebe para emissão dos CTes;
- Exposição e leilões: quando o produto está exposto em algum lugar ou é adquirido em leilões;
- Importação: quando o produto passa por importação e o documento original não tem validade no Brasil. Nesse caso, a própria importadora realiza a emissão da NFe.
A empresa que realiza a compra, utiliza a nota fiscal de entrada para registrar (literalmente) a entrada dos itens no estoque e contabilidade.
Geralmente, essa transação ocorre em um esquema B2B, ou seja, de empresa para empresa. Com a nota fiscal recebida pela sua empresa, é possível importar o arquivo XML no ERP e realizar todo o controle fiscal e de estoque.
Deste modo, a nota fiscal de entrada permite que a sua empresa tenha um maior controle do estoque e registros contábeis, ajudando a manter a organização e facilitando a apuração de impostos.
O uso correto dessa nota permite que a empresa tenha conformidade fiscal, prevenindo multas e problemas com o Fisco. Além disso, também serve para a recuperação de créditos como o ICMS, PIS e COFINS, dependendo no regime tributário que sua empresa está enquadrada.
Como registrar uma Nota Fiscal de Entrada?
Vimos anteriormente que a nota fiscal de entrada não é emitida pela empresa que recebe a mercadoria, mas sim, pelo fornecedor ou vendedor, certo? Entretanto, ela deve ser registrada no sistema de gestão da empresa destinatária, ou seja, do comprador.
Portanto, para que seja possível fazer o registro no ERP da empresa, é necessário passar por alguns passos desde a compra do item. Vamos entender quais são?
1- Receba sua nota de entrada
Quando a empresa recebe um produto, também precisa ter a posse da nota fiscal emitida pelo fornecedor com todos os detalhes de transação, produtos, quantidades, impostos e valores. Geralmente, o arquivo XML e DANFE dessa nota é enviado por e-mail (vamos ver uma forma mais prática de receber essa nota mais para frente, ok?).
2- Confira os dados
Veja se todos os dados e informações apresentados na nota fiscal estão certos, como produtos adquiridos, preços unitários e alíquotas de impostos.
3- Manifeste a nota fiscal
Emitir um evento de manifestação do destinatário é declarar à Receita Federal que você recebeu a nota fiscal e está ciente da operação. Para isso, assim que as informações forem conferidas, o primeiro passo é dar a ciência da emissão na NFe, através de um software que consiga registrar esse evento eletrônico.
Vale ressaltar que esse evento não registra a realização da operação (mercadoria entregue), mas indica que você conhece o motivo da existência daquela nota e que realmente comprou o produto.
A manifestação também vale para aquelas NFes que você não reconhece. Ao registrar o evento ‘Desconhecimento da Operação’, você evita problemas relacionados a fraudes ou notas emitidas indevidamente contra a sua empresa.
4- Registre no ERP
O próximo passo é registrar essa nota no sistema de gestão empresarial (ERP) da sua empresa. É ele que vai facilitar a gestão de operações, bem como movimentações das mercadorias e serviços.
Lá você inclui o XML com todas as informações do fornecedor e produto para que o seu estoque seja atualizado com o novo recebimento.
Como consultar uma nota de entrada?
Na maior parte dos casos, as empresas precisam executar esse procedimento para verificar informações, apurar impostos, ou até mesmo. ter acesso a um XML que o fornecedor ainda não te enviou. Para isso, existem três formas para realizar a consulta de uma nota fiscal de entrada. Confira a seguir:
1- Portal NFe
Para realizar a consulta de uma nota fiscal de entrada pelo Portal NFe, você precisa ter em mãos a chave de acesso.
Ao acessar o Portal, clique em “Consultar NFe” e, em seguida, insira o código de 44 dígitos e conclua o captcha.
A partir daí, você vai encontrar um resumo da NFe. Porém, para baixar o XML, você precisa ter o certificado digital da empresa e realizar uma consulta completa da NFe.
2- Sistemas ERP
Alguns ERPs permitem que você realize a consulta da Nota Fiscal de Entrada já registradas no sistema. Nesse caso, recomendamos que você verifique o módulo de notas fiscais ou gestão de compra, para informar os detalhes como número da nota ou nome do fornecedor.
3- Softwares especializados
Além dos ERPs, existem softwares especializados como o Fiscal.io Monitor, que facilitam a busca e consulta de NFes diretamente da SEFAZ.
Em casos em que o fornecedor não envia a nota, esses sistemas permitem visualizar todas as notas de entrada emitidas contra o CNPJ da sua empresa, tornando o processo mais rápido e eficiente.
O Fiscal.io Monitor também é uma ótima opção se essa consulta envolver várias notas fiscais. Imagine ter que digitar chave de acesso por chave de acesso no Portal NFe?
Nesse software a consulta de NFes é realizada de hora em hora, e permite com que você visualize o resumo da nota, registre ciência da emissão em lote e baixe automaticamente os XMLs e PDFs das notas fiscais.
Para iniciar as consultas, basta baixar e instalar o Fiscal.io Monitor e fazer a configuração do certificado digital de uma ou mais empresas.
Baixe a versão gratuita e comece a gerenciar as suas notas de entrada com mais facilidade.
Você pode gostar também: Consulta NFe de entrada: o guia definitivo!
O que é Nota Fiscal de Saída?
Agora que já falamos sobre as notas de entrada, vamos focar nas notas de saída! Esse documento basicamente está relacionado as notas emitidas pela sua empresa. Ou seja, ela diz respeito a comprovação dos produtos vendidos e devidos pagamentos.
Através da emissão da nota de saída registramos:
- quando a empresa realiza vendas no geral (seja para uma pessoa física ou jurídica);
- quando o produto foi comercializado para revenda;
- quando precisamos ajustar alguma informação de uma nota emitida anteriormente (valores, produtos e impostos);
- quando a empresa exporta o produto;
- quando existe o transporte de mercadorias entre filiais;
- quando a empresa envia um produto para conserto.
Basicamente, todo produto que é vendido pela empresa precisa ter de uma nota fiscal de saída.
Na nota fiscal de saída temos o registro de todas as informações como emissor, destinatário, tomador do frete, transportadora, produtos, valores e impostos aplicáveis.
Ela comprova a legalidade de uma transação comercial e permite que a empresa pague os tributos ao Fisco, como ICMS, PIS, ISS e COFINS.
Além disso, assim como a nota de entrada, a NFe de saída também possibilita o controle de inventários, para evitar divergências do que consta no estoque físico em relação ao que está registrado.
Como emitir uma Nota Fiscal de Saída?
Geralmente, você pode emitir através de softwares especializados, alguns ERPs e diretamente dos portais governamentais estaduais. Para esse processo a sua empresa precisa ter o certificado digital para garantir a identidade e assegurar a validade das transações.
De forma geral, você precisa reunir todos os dados necessários antes da emissão como:
- Razão Social, CNPJ, endereço e outras informações de contato;
- Dados do cliente como CNPJ e contato;
- Dados da transportadora;
- Descrição dos produtos como quantidade, valores e impostos.
Assim que tiver os dados, acesse o sistema de emissão da sua escolha e preencha as informações que preparou. Verifique se tudo foi preenchido corretamente e se não apresenta erros de digitação.
A partir daqui ocorre um processo automático em que a NFe é enviada para a SEFAZ estadual. O órgão fiscaliza e retorna um evento de autorização da nota para garantir que tudo esteja dentro da legislação.
Com tudo certo, você já pode baixar o XML e PDF da sua nota fiscal e enviá-los ao seu cliente e transportadora (caso exista). Lembre-se que a versão impressa, a DANFE, deve ficar anexada ao produto durante o transporte.
Por último e mais importante: você deve guardar o arquivo eletrônico por pelo menos cinco anos, de acordo com os termos legais previstos no Código Tributário Nacional. Essa é uma das obrigações que garantirá que a sua empresa tenha segurança em casos de autuações ou recuperações judiciais.
Como consultar uma Nota de Saída?
Teoricamente a Receita Federal supõe que, como foi a sua empresa que emitiu a nota fiscal, você deve guardá-la. Consultar uma nota fiscal de saída posteriormente, pode não ser tão simples dependendo do cenário.
A primeira opção é verificar os sistemas que você utilizou para emitir a NFe, como ERP ou softwares especializados.
Agora, se você tiver perdido o XML da nota, é possível entrar no Portal NFe, inserir a chave de acesso, resolver o capctha e realizar a consulta.
Entretanto, essa pode não ser uma opção viável caso muitas notas de saída tenham que ser consultas, em casos como os que a empresa sofre uma autuação.
Como uma solução disponível, o Fiscal.io Monitor oferece o serviço de Download Especial. Ele robotiza o processo de consultar e baixar o XML diretamente da SEFAZ, através de uma via alternativa, com o valor de alguns centavos por nota.
Com a lista de chaves de acesso em mãos, o Fiscal.io Monitor faz todo o trabalho para você, exibindo automaticamente todos os XMLs e PDFs das notas fiscais diretamente na tela.
Quer baixar NFe em lote? Entre em contato com nossos especialistas.
Qual a diferença da Nota Fiscal de Entrada e Saída?
Se você chegou até aqui, temos certeza que já conseguiu pegar algumas das diferenças da Nota Fiscal de Entrada e Saída, certo? Mas para deixarmos ainda mais claro todos os pontos de divergência entre as duas, preparamos uma tabela para você. Veja a seguir:
| Aspecto | Nota Fiscal de Entrada | Nota Fiscal de Saída |
|---|---|---|
| Objetivo | Registra a entrada de mercadorias | Registra a saída de mercadorias |
| Função | Documenta compras e recebimento de bens | Documenta vendas e entrega de produtos |
| Emissor | Fornecedor | Empresa que está vendendo |
| Destinatário | Empresa que está recebendo os bens | Cliente que está adquirindo os bens |
| Informações | Dados do fornecedor, descrição dos produtos, impostos pagos na aquisição | Dados do cliente, descrição dos produtos, impostos cobrados na venda |
| Impacto Contábil e Fiscal | Aumenta o estoque, permite compensação de créditos de impostos | Reduz o estoque, gera obrigação de recolhimento de impostos |
